Reiseforskudd

Transkript

1 Prosessdokument - NTNU Reiseforskudd Formål: Utbetale reiseforskudd Spesielle bemerkninger: Med Reiseforskudd menes forskudd til forskertermin og øvrige reiser Prosesseier Prosessleder Dokumenteier Ingrid Eide (seksjonssjef seksjon for økonomitjenester) Gøril Wærum (prosessleder Janicke Pedersen og Elisabeth Åsmul Utstrand (gruppeledere variabel 1.0 Overordnet 1.1 Dokumentkontroll Dato for endring Endret av Godkjent av Kommentar Under utarbeidelse Gøril Wærum Gjennomgang og redigering

2 1.2 Roller i prosessen Nr. i rolleregister Rolle Beskrivelse 1 Dokumentsenter Avdeling for dokumentasjonforvaltning 2 (attestant variabel Seksjon for økonomitjenester 3 Leder (BDM) Leder med budsjettdisponeringsmyndighet ved fakultet/institutt/enhet. 4 (attestant Paga 2.0) Ligger under seksjon for økonomitjenester. Er en del av variabel lønn med spesielt ansvar for utbetaling av forskudd

3 (attestant Paga 2.0 Leder (BDM) (attestant variabel Dokumentsenter 2.0 Prosesskart Utbetale reiseforskudd 1. Fordeler søknad til OK-tjen Motta elektronisk søknad om reiseforskudd Avskrive søknad og gi ansatt beskjed I. Nei 2. Fordeler søknad til seg selv 3. Søknad OK? II. Ja 4. Søknad OK? I. Nei Avskrive søknad og gi ansatt beskjed II. Ja 5. Fordele søknad tilbake til OK-tjen 6. Registrer reiseforskudd til utbetaling Reiseforskudd registrert til utbetaling

4 3.0 Rutinebeskrivelse Reiseforskudd Kontroller: Attestant variabel lønn kontrollerer innholdet i søknaden. Leder (BDM) innvilger søknad Nr. Aktivitet Ansvarlig Beskrivelse Henvisning Start Motta elektronisk søknad om reiseforskudd Dokumentsenter Elektronisk søknad sendes inn av ansatt via Innsida /wiki/norsk/reiseforskudd 01 Fordeler søknad til OK-tjen Dokumentsenter Dokumentsenter legger på riktig saksnummer og fordeler søknad om reiseforskudd til felles innboks (ok-tjen) for variabel lønn i arkiv og saksbehandlingssystem (ephorte) 02 Fordeler søknad til seg selv Attestant variabel lønn fordeler søknader om reiseforskudd til seg selv for videre saksbehandling i ephorte Brukerveiledning (intern rutine) Lenke til aktuell veiledning 03 Søknad ok? Kontrollerer at det er valgt riktig søknadstype (reiseforskudd eller forskudd forskertermin).

5 Sjekk at beløp er ført opp. Ved forskertermin: sjekk at tildelingsbrev / oversikt kostnader er lagt ved. I. Søknad ikke ok; Avskrive søknaden og gi ansatt beskjed. II. Søknad ok; sende til godkjenning til Leder (BDM) på enhet. 04 Søknad ok? Leder (BDM) Leder (BDM) vurderer om forskudd skal betales ut eller ikke. I. Avviser forskuddet: Avskrive saken i ephorte og varsle ansatt om at forskudd ikke er innvilget Veiledninger ephorte: /wiki/norsk/ephorte#section- Ephorte-Brukerveiledninger II. Innvilge forskudd: Godkjenner søknaden i ephorte. Når søknaden godkjennes sendes den tilbake til Økonomiavdeling 05 Fordele søknad tilbake til OK-tjen Attestant variabel lønn ferdigstiller søknad og sender tilbake til felles innboks OK-tjen i arkiv- og saksbehandlingssystemet ephorte 06 Registrere forskudd til (attestant Paga 2.0) Attestant Paga 2.0 registrerer forskudd til utbetaling i lønnssystem i henhold til kjøreplan Brukerveiledning (intern rutine) (Lage veiledning)

6 utbetaling og avskrive søknaden. og avskriver søknaden i arkiv og saksbehandlingssystemet ephorte. Stopp Forskudd utbetalt