Kurs i bestillingssystemet Basware PM

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kurs i bestillingssystemet Basware PM Basware PM? Basware PM (Purchase Management) er UiB og Uni Researchs verktøy for å registrere og forhåndsgodkjenne alle bestillinger og mottak av varer og tjenester. Sikrer gode innkjøp basert på konkurranse Påse at forpliktelsene vi har gått inn på blir fulgt ved å benytte oss av inngåtte rammeavtaler Bidrar til god økonomistyring innenfor innkjøpsområdet Sikrer oss en kontroll og oversikt over avrop gjort hos avtaleleverandører, og andre leverandører Gir oss et unikt ordrenummer, et såkalt PM-nummer, slik at vi får en entydig kobling mellom faktura og bestilling Kort oppsummert: Følge regelverk og sikre dokumentasjon på alle avrop og enkeltbestillinger! 1

2 Hvem bruker Basware PM? Både UiB og Uni Research benytter Basware PM Alle brukere tildeles en rolle som enten: 1. Fagbestiller (kun UiB, med få unntak) 2. Bestiller 3. Anviser (godkjenner) 4. Systemadministrator Ethvert kjøp krever minimum to brukere; bestiller og anviser (BDM) Hvilke oppgaver håndteres i systemet? Bestilling av varer og tjenester (katalog, eksternkatalog eller fritekstbestilling) Kontering (forhåndskontering for å fortelle av hvem og hvordan en faktura skal betales) Godkjenning (alle kjøp forhåndsgodkjennes og kontrolleres av personer med budsjettdisponeringsmyndighet) Mottak (kontroll av at varer er mottatt og tjenester utført) Rapportering (oversikter over alle kjøp som er utført gjennom systemet) 2

3 En bestilling kort oppsummert: 1. Man oppretter bestillingen og forklarer behovet for leverandør 2. Man angir hvem som betaler og hvordan det som bestilles skal betales (kontering) 3. Man sender bestillingen til godkjenning og deretter sendes den videre til leverandør 4. Når tjenestene / varene man har bestilt er mottatt eller registreres dette i systemet (helt eller delvis mottak) 5. Når faktura kommer inn matches denne mot bestillingsnummeret fra ordren Hva skal vi bestille gjennom Basware PM? Alle varer og tjenester! Godkjente unntak er: Tjenestereiser Abonnement (som telefon) Serviceavtaler Kredittkortkjøp som ikke kan unngås og der refusjon er eneste utvei 3

4 Bestillingsmåter i PM tema for i dag: 3 typer bestillinger: Katalogkjøp Eksternkatalogkjøp Fritekstbestillinger Opprette bestilling - katalogbestilling 4

5 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 Opprette bestilling - Eksternkatalog 15

16 Eksternkatalogbestilling forts. Eksternkatalogbestilling forts. 16

17 Eksternkatalogbestilling forts. Eksternkatalogbestilling forts. 17

18 Opprette bestilling - Fritekstbestilling Dersom man ønsker å bestille en vare eller en tjeneste som ikke kan plukkes fra katalogene i Basware PM, må man opprette en såkalt fritekstbestilling. Fritekstbestillinger krever at man selv definerer hva man skal ha, i tillegg til at man selv må legge inn korrekt pris og konteringsinformasjon i bestillingen. Priser og informasjon kan innhentes ved hjelp av: aktuelle leverandørers nettsider innhenting av tilbud ved hjelp av e-post- eller telefonkorrespondanse med aktuelle leverandører Fritekstbestilling forts. 18

19 Fritekstbestilling forts. Fritekstbestilling forts. I motsetning til katalogkjøpene hvor de generelle dataene er lagt inn fra før, må man selv registrere disse når man oppretter fritekstbestilling. Et minimum av informasjon som da må legges inn er: Navn eller beskrivelse på det som skal kjøpes (produkt) Antall Mengdeenhet Nettopris Ønsket leveringsdato 19

20 Fritekstbestilling forts. Fritekstbestilling forts. 20

21 Fritekstbestilling forts. Fritekstbestilling forts. 21

22 Fritekstbestilling forts. Varemottak 22

23 Varemottak forts. Varemottak forts. 23

24 Varemottak forts. Rapporter i PM Gir oversikt over bestillinger en selv, andre eller hele enheten har gjort Presis bruk av søkekriterier gir mer presise resultater Gode søkekriterier er: Leverandør/ kontrakt Handling (bestilt, mottatt, delvis mottatt) Behandler (eier av bestilling om man ikke vil ha hele enheten) Gyldig (til og fra dato) Prosjekt 24

25 Rapporter forts. Rapportene kan lagres og gjenbrukes Rapportene kan også skrives ut til Excel Support Brukerhenvendelser bes sendt til «Bestilling til betaling» i Issuetracker ( Leverandøroppretting, brukeroppretting eller adressendringer bes sendt til «Regnskap» i Issuetracker 25