Vilkår som må være oppfylt for å kunne fradragsføre mva:

Transkript

1 Norges teknisknaturvitenskapelige Innføring av merverdiavgift på persontransport og konsekvenser for enheter på NTNU som er berørt av merverdiavgiften Generelt I 2004 ble det innført merverdiavgift på tjenester som gjelder persontransport. Fra er satsen 8 %. Med virkning fra innføres det også 8 % merverdiavgift for overnatting i hotell, motell, pensjonat, campingplass, turisthytte mv. Dette innebærer at NTNU i enkelte tilfeller kan fradragsføre 8 % mva på kostnader til drosje, tog, buss, fly, overnatting m.m. Det meste av NTNU s virksomhet faller utenfor merverdiavgiftsområdet. Enkelte deler av aktiviteten, f.eks eksternfinansierte forskningsprosjekter (prosjekter i 3xxserien), er imidlertid innenfor avgiftsområdet. Dette innebærer at NTNU får refundert inngående mva på kostnader som kan henføres til den avgiftspliktige delen av virksomheten. I praksis vil nok de aller fleste persontransportkostnadene på NTNU gjelde aktiviteter som ligger utenfor mvaområdet, med den konsekvens at NTNU ikke får refundert merverdiavgiften. Det er imidlertid viktig å ha rutiner og systemer for å fange opp de tilfeller hvor NTNU har rett til fradrag, da dette reelt sett medfører at de aktuelle kostnadene reduseres med 8 %. Vilkår som må være oppfylt for å kunne fradragsføre mva: 1. Kostnadene må gjelde en aktivitet / et prosjekt som ligger innenfor merverdiavgiftsloven, og dette må framgå av kontering med tilhørende avgiftskode / mvamerke på reiseregninger. 2. Det må foreligge salgsdokument/kvittering som dokumenterer at kostnadene inneholder merverdiavgift. Dersom det på en reiseregning føres opp reiseutlegg uten å legge ved kvittering, vil man ikke kunne fradragsføre merverdiavgiften. 3. I tillegg må salgsdokument/kvittering tilfredsstille formelle krav som framgår av mvaloven med forskrifter. Dette innebærer at følgende må framgå av salgsdokument/kvittering: a. Navn, adresse og organisasjonsnummer til den næringsdrivende som leverer varen eller yter tjenesten. b. Navn og adresse til den som mottar varen eller tjenesten c. En klar beskrivelse av varen eller tjenesten. d. Kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet.

2 Norges teknisknaturvitenskapelige e. Vederlaget for varen eller tjenesten f. Stedet der varen er levert eller tjenesten ytet. 4. For rutegående lokaltrafikk (buss, trikk, ferge m.m) er det inntil videre gitt forenklinger i forhold til det som er nevnt ovenfor, ved at det ikke er nødvendig at navn og adresse på den som mottar tjenesten framgår av salgsdokumentet 5. Forenklingen gjelder IKKE for drosjeregninger. For at en drosjekvittering skal tilfredsstille kravene, må dermed navn og adresse på kunden (dvs den som har reist) framgå. 6. Forenklingen gjelder heller IKKE for flyreiser. Ofte mangler enkelte av opplysningene som er angitt i pkt 3 ovenfor spesielt iforbindelse med bestilling av reiser på internett. Det er derfor viktig at all tilgjengelig tilleggsinformasjon i form av bekreftelse på bestillinger, billetter, eventuell faktura fra reisebyrå vedlegges reiseregning eller utgiftsrefusjonsbilag slik at alle pålagte opplysninger i pkt 3 ovenfor framkommer. 7. Forenklingen gjelder heller IKKE for overnatting. Ofte mangler enkelte av opplysningene som er angitt i pkt 3 ovenfor spesielt iforbindelse med bestilling av overnatting på internett. Det er derfor viktig at all tilgjengelig tilleggsinformasjon i form av bekreftelse på bestillinger, eventuell faktura fra reisebyrå/hotell vedlegges reiseregning eller utgiftsrefusjonsbilag slik at alle pålagte opplysninger i pkt 3 ovenfor framkommer. Praktiske rutiner for å håndtere merverdiavgiften på kostnader i forbindelse med persontransport og I forbindelse med innføring av disse nye reglene er det opprettet to nye konti/arter i regnskapet som skal benyttes for kostnader vedrørende persontransport med fradragsrett for inngående mva. Dette er: o 7113 Reiseutgifter med fradrag for mva, faglig formål o 7123 Reiseutgifter med fradrag for mva, administrative formål Det er også opprettet nye avgiftskoder i regnskapssystemet som må benyttes ved fradragsføring av 8 % mva. Disse er: o Kode 13 Museumsbutikken o Kode 33 Eksternt finansierte prosjekter innenfor avgiftsområdet o Kode 43 Telesentralen Attestasjons/anvisningsansvarlig har ansvaret for å vurdere hvorvidt kostnadene gjelder aktiviteter som gir fradragsrett for merverdiavgift, og kontere kostnadene i

3 Norges teknisknaturvitenskapelige henhold det som framgår av dette notat. Kostnader vedrørende persontransport kommer inn i regnskapet til NTNU på en av følgende måter 1. Reiseregninger fra ansatte. 2. Inngående faktura (f.eks fra et reisebyrå, hotell etc) 3. Utgiftsrefusjonsbilag (dvs at ansatte får refundert utlegget direkte fra regnskapssystemet) 1. Reiseregninger Veiledning for utfylling av reiseregning med merverdiavgift på persontransport og, se nedenfor. Den ansatte må sørge for å ta vare på tilstrekkelig dokumentasjon (kvitteringer), og legge dette ved reiseregningen. Formål for reisen må framgå Alle utlegg til persontransport og med 8 % mva må spesifiseres på reiseregningens side 2 og summeres for seg. Kvitteringene skal være mvaspesifisert. Se også detaljkrav ovenfor Sum utlegg som overføres til side 1 på reiseregninga må splittes på følgende o Sum utlegg med 8 % mva dette må merkes Mva o Sum andre utlegg 2. Inngående fakturaer Når NTNU mottar inngående faktura på persontransportkostnader og (f.eks fra et reisebyrå) konteres, attesteres og anvises fakturaen på vanlig måte med angivelse av korrekt avgiftskode for 8 % mva (ref ovenfor) 3. Utgiftsrefusjonsbilag Den ansatte må sørge for å ta vare på tilstrekkelig dokumentasjon (kvitteringer), og legge dette ved bilaget (ref detaljkrav ovenfor) Bilaget må konteres, attesteres og anvises på vanlig måte med angivelse av korrekt avgiftskode for 8 % mva (ref ovenfor) Hvor blir det av merverdiavgiften? Kostnader som anvises og legitimeres i samsvar med det som er angitt ovenfor, blir automatisk med i NTNU s avgiftsoppgjør. Dette betyr at f.eks et utlegg til drosje på kr 108, som gjelder et avgiftspliktig prosjekt og hvor krav til dokumentasjon er oppfylt, bare vil framstå med en kostnad på kr 100, i regnskapet.

4 Norges teknisknaturvitenskapelige Ansvar for korrekt håndtering av merverdiavgift Det framgår av Delinstruks for merverdiavgiftsområdet at den enkelte enhet er ansvarlig for at merverdiavgiften håndteres i samsvar med gjeldende regelverk. Dette innebærer ansvar for å informere egen avdeling om ovennevnte bestemmelser samt ansvar for at kontering og dokumentasjon skjer i samsvar med det som er beskrevet ovenfor. Spørsmål? Ta kontakt med om du har spørsmål til noe av det som er tatt opp her. Veiledning for utfylling av reiseregning med merverdiavgift på persontransport og : Kontering art,splittes BELØP DB CR KONTO K.STED PROSJEKT ANALYSE "MVA" bruker art7113/ Beløp uten "mva" bruker art 7122/7xxx NB Anvist utbetaling vil ved postering i regnskapet fremstå med nettobeløp, dvs. fradragsberettiget MVA er fratrukket maskinelt.

5 Norges teknisknaturvitenskapelige Påse at det på vedlagte kvitteringer fremgår mva.