Inngå og registrere arbeidsavtale timelønte

Transkript

1 Prosessdokument - NTNU Inngå og registrere timelønte Formål: Sikre at r for ansatte blir inngått i henhold til gjeldende retningslinjer, og registrert korrekt i både lønnssystemet og timeføringssystemet. Spesielle bemerkninger: Denne prosessen omhandler inngåelse av nye og endrede r for ansatte med arbeidsplan, som selv registrerer timer i timeføringssystemet MinTid. Henvendelser fra brukere relatert til bruk av systemet skal sendes til servicesenteret. Prosesseier Ingrid Eide (seksjonssjef seksjon for økonomitjenester) Prosessleder Gøril Wærum (prosessleder Dokumenteier Janicke Pedersen og Elisabeth Utstrand Åsmul (gruppeledere variabel 1.0 Overordnet 1.1 Dokumentkontroll Dato for endring Endret av Godkjent av Kommentar 20. okt 17 Gøril Wærum Gruppeledere Legg på lenker når de er klar

2 1.2 Roller i prosessen Rolle Ansvarlig ved fakultet/institutt/enhet Leder (BDM) Økonomiavdelingen Beskrivelse Ansvarlig fra aktuelt fakultet, institutt eller enhet. Leder med budsjettdisponeringsmyndighet ved fakultet/institutt/enhet. Dette kan også være en person som har fått delegert BDMfullmakt, men ikke nødvendigvis er leder. Ligger under seksjon for økonomitjenester.

3 Økonomiavdelingen Leder (BDM) Ansvarlig ved fakultet/institutt/ enhet Ansatt 2.0 Prosesskart Arbeidsavtale Inngåelse av 1a.Inngå 2. Lagre og sende Nytt/endret arbeidsforhold foreligger 1b. Anvise 3. Fordele til attestant 4. Registrere arbeidsforhold i lønnssystem 5. Påføre arbeidsplan i timeføringssystem Arbeidsavtale inngått og registrert i systemer

4 3.0 Rutinebeskrivelse Inngå og registrere Kontroller: Arbeidsavtale anvises av leder (BDM) før registrering i lønnssystem Nr. Aktivitet Ansvarlig Beskrivelse Henvisning Start Nytt/endret arbeidsforhold foreligger Prosessen starter når det oppstår behov for å opprette en ny for en ansatt, eller at eksisterende må endres. 01a Inngå Ansvarlig ved fakultet/institutt/enhet Skal opprette i Ephorte, og sørge for å inngå med den ansatte. Har ansvar for at n er komplett og inneholder korrekt informasjon om arbeidsforholdet. Skal også sørge for at avtalen anvises av leder (BDM), samt signeres av den ansatte. Link til 01b Anvise Leder (BDM) Skal anvise n. 02 Lagre og sende Ansvarlig ved fakultet/institutt/enhet Skal lagre avtalen i Ephorte, og sende avtalen til innboks for Brukerveiledninger ephorte

5 variabel lønn (ok-tjen) i Ephorte. 03 Fordele til attestant Økonomiavdelingen Skal sjekke felles innboks for variabel lønn (ok-tjen) i Ephorte og fordele n til seg selv for videre arbeid. Egen rutine 04 Registrere arbeidsforhold i lønnssystem Økonomiavdelingen Skal registrere arbeidsforholdet i lønnssystemet i henhold til informasjon i. Før arbeidsforholdet registreres, må det sjekkes om arbeidstaker allerede er registrert. Rutine for registering av timelønte Dersom arbeidstakeren allerede er registrert i lønnssystemet, kommer dette opp når det legges inn navn eller personnummer. Vedkommende står da som aktiv eller inaktiv. Sjekk personopplysninger i systemet mot det som står i kontrakten og gjør nødvendige oppdateringer. Legg til nytt arbeidsforhold i henhold til opplysningene i kontrakten. Dersom arbeidstaker ikke er registrert med et tidligere arbeidsforhold registreres arbeidstakeren og det opprettes det et nytt arbeidsforhold.

6 05 Påføre arbeidsplan i timeføringssystem Økonomiavdelingen Skal legge på ansattes arbeidsplan i timeføringssystem i henhold til opplysninger oppgitt i n. Veiledning legge på arbeidsplan i Min Tid Grunnet synkronisering mellom lønnssystem og timeføringssystem, kan det gå litt tid fra ansatt i er registrert i lønnssystem til arbeidsforholdet er tilgjengelig i timeføringssystem. Stopp Arbeidsavtale inngått og registrert i systemer Nytt/endret arbeidsforhold er opprettet og det er klart for at ansatte kan aktivere bruker og begynner å registrere timer. Veiledning aktivere bruker Veiledning registrere timer i Min Tid