Refusjon av utlegg ikke-ansatt

Transkript

1 Prosessdokument - NTNU Refusjon av utlegg ikke-ansatt Formål: Sikre at ikke-ansatte får refusjon for de utlegg de har krav på fra NTNU, i henhold til gjeldende retningslinjer og regelverk. Spesielle bemerkninger: Prosessen gjelder kun for refusjon av de utlegg som omfattes av skjemaet «Refusjon av utlegg». Med ikke-ansatt menes her at vedkommende ikke er registrert i lønnssystemet. Det kan f.eks. være oppdragstakere eller studentorganisasjoner som har fått innvilget midler i budsjettet. Prosesseier Prosessleder Dokumenteier Ingrid Eide (seksjonssjef seksjon for økonomitjenester) Gøril Wærum (prosessleder lønn) Janicke Pedersen og Elisabeth Utstrand Åsmul (gruppeledere variabel lønn) 1.0 Overordnet 1.1 Dokumentkontroll Dato for endring Endret av Godkjent av Kommentar Gøril Wærum 1.2 Roller i prosessen

2 Rolle Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Økonomiavdelingen (leverandørgruppa) Bestiller Leder (BDM) Beskrivelse Ansvarlig fra aktuelt fakultet, institutt eller enhet. Ligger under bestilling-til-betaling (btb) i seksjon for økonomitjenester. Bestiller for aktuelle fakultet/institutt/enhet. Leder med budsjettdisponeringsmyndighet ved fakultet/institutt/enhet. Dette kan også være en person som har fått delegert BDM-fullmakt, men ikke nødvendigvis er leder.

3 Bestiller Økonomiavdelingen (Leverandørgruppa) Ansvarlig fakultet/ institutt/enhet 2.0 Prosesskart Leder (BDM) Ikke-ansatt Refusjonsskjema 1. Sørge for utfylt skjema 2. Sende skjema til fakturasystem Ikke-ansatt behov for refusjon av utlegg II. Grunnlagsdata ok I. Feil i grunnlagsdata 3a. Registrere ny leverandør/ innhente manglende informasjon 7. Ok for overføring? II. Fullmakt ikke ok I. Fullmakt ok 8a. Overføre til regnskap Utlegg klart til bokføring I. Sende til overføring 3b.Kontrollere og attestere 8b. Foreta nødvendige endringer II. Returnere til leverandørgruppa II. Returnere til leder (BDM) I. Returnere til bestiller 6. Returnere til leverandørgruppa/ bestiller I. Nei II. Ja Sende til overføring 4. Godkjenne utbetaling 5. Er utbetalingen ok?

4 3.0 Rutinebeskrivelse Refusjon av utlegg ikke-ansatt Kontroller: Bestiller kontrollerer og attesterer skjema Leder (BDM) kontrollerer hvor vidt bruk av midlene skal godkjennes Automatisk kontroll av om fullmakter er i orden Nr. Aktivitet Ansvarlig Beskrivelse Henvisning Start Ikke-ansatt behov for refusjon av utlegg Prosessen starter ved at en ikke-ansatt har behov for refusjon av utlegg. 01 Sørge for utfylt skjema Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Skal sørge for at den ikkeansatte har fylt ut all nødvendig informasjon, at kvitteringer er lagt ved, og påføre følgende kontering: - K-sted - Prosjekt og/eller analyse Refusjonsskjema for utlegg 02 Sende skjema til fakturasystem Ansvarlig fakultet/institutt/enhet Skal sende skjema til fakturasystem for videre behandling. Her sendes skjema til India, og det kan komme tilbake i systemet til leverandørgruppa eller bestillere avhengig av om

5 det er feil i grunnlagsdata eller ikke. I. Feil i grunnlagsdata: Leverandørgruppa mottar skjemaet. II. Grunnlagsdata ok: Bestiller mottar skjemaet. 03a Registrere ny leverandør/innhente manglende informasjon Økonomiavdelingen (leverandørgruppa) Det kan være ulike feil i grunnlagsdata som gjør at skjemaet kommer til leverandørgruppen. Det kan f.eks. være: - At den ikke-ansatte ikke er registrert som leverandør - Feil k-sted, navn, adresse, kontonummer, etc. Leverandørgruppa skal registrere den ikke-ansatte som leverandør eller innhente de manglende opplysningene. Kontaktinformasjon til den ikke-ansatte skal stå på refusjonsskjemaet. 03b Kontrollere og attestere Bestiller Skal kontrollere skjema. Dette omfatter følgende kontroller: - At skjema er fullstendig utfylt - At korrekte vedlegg er lagt ved - At det er korrekt beløp Skal også kontrollere og påføre endelig kontering:

6 - K-sted - Prosjekt og/eller analyse - Art I forbindelse med denne kontrollen er det mulig å sende en elektronisk forespørsel til de med tilgang i fakturasystemet om det er behov for å dobbeltsjekke noe. Avtalen skal attesteres og sendes videre til godkjenning. 04 Godkjenne utbetaling Leder (BDM) Skal godkjenne bruk av midlene. 05 Er utbetalingen ok? Leder (BDM) I. Nei: Returnere til leverandørgruppa eller bestiller. II. Ja: Sende til overføring. 06 Returnere til leverandørgruppa/bestiller Leder (BDM) Returneres til enten leverandørgruppa eller bestiller avhengig av hva som er årsaken til at utlegget ikke er godkjent av leder. I. Returnere til bestiller: Returneres til bestiller dersom det er feil i kontering eller bilaget ikke skal utbetales. II. Returnere til leverandørgruppa: I enkelte tilfelles returneres den til leverandørgruppa.

7 07 Ok for overføring? Økonomiavdelingen (leverandørgruppa) Det skjer en automatisk kontroll av om fullmaktene er i orden, eller ikke. I. Fullmakt ok: Dersom fullmaktene er ok sendes det til bokføring. II. Fullmakt ikke ok: Dersom noen som har anvist ikke har den fullmakten de skulle hatt, skal bilaget sendes tilbake til bestiller. 08a Overfør til regnskap Økonomiavdelingen (leverandørgruppa) Skal overføre til regnskap for bokføring og utbetaling. 08b Foreta nødvendige endringer Bestiller Skal foreta nødvendige endringer i opplysninger ved å innhente korrekt informasjon. Dersom endringene kun er korrigeringer av f.eks. mva. eller frakt endres det, og sender til overføring. Dersom endringene innebærer endring på konteringssegmentet; prosjekt, analyse eller varen/tjenesten, sendes den tilbake til leder (BDM). Etter at de nødvendige endringene er foretatt skal bilaget altså enten: I. Sendes til overføring II. Sendes til leder (BDM)

8 Stopp Refusjon av utlegg klart til bokføring Etter at bilaget er klart til bokføring blir det liggende i regnskapssystemet frem til forfallsdato.