ARBEIDSBESKRIVELSE. Vilkår for levering av regnskapstjenester. Hurum Eiendomsselskap KF

Transkript

1 ARBEIDSBESKRIVELSE Vilkår for levering av regnskapstjenester

2 1. GENERELT Dette dokumentet gir en beskrivelse av de krav som stilles til Leverandøren av lønns- og regnskapstjenester (Leverandøren) til Hurum Eiendomsselskap KF (Oppdragsgiver). Beskrivelsen er inndelt på følgende måte: A. Først listes krav som Oppdragsgiver vurderer som absolutte (pkt. 2.1) B. Dernest krav som Oppdragsgiver prioriterer (pkt. 2.2), men som Leverandøren ikke diskvalifiserer seg ved å svare Nei på enkelte. Oppdragsgiver vil ha tilbakemelding på om Leverandøren er i stand til å levere disse (JA svar) eller ikke (NEI svar). En samlet vurdering vil bli gjort som bl.a. vil omfatte av sin leveranse i tillegg til andre krav som fremgår av avtalen C. Tilslutt en del krav som er ønskelige å få svar på om Leverandør kan tilby (pkt. 2.3) For øvrig skal avtalen omfatte alle aktiviteter som naturlig tilhører leveransen, og skal anses som inkludert i Leverandørens arbeidsomfang, selv om dette ikke fremkommer av dette vedlegges kravpunkter eller i andre deler av avtalen. 2. BESKRIVELSE AV ARBEIDET 2.1 ABSOLUTTE KRAV Krav nr. Beskrivelse Lønn Leverandør har ansvar for at korrekt lønn blir utbetalt til rett tid, og at frister for rapportering og betaling til myndighetene blir overholdt. Leverandør skal foreta: Oppdragsgivers lønnsutbetaling med eventuelle reiseregninger / refusjoner fast den 12. i måneden eller nærmeste forutgående virkedag hvis den 12. er en helgedag. Utover dette skal lønn og refusjoner beregnes og utbetales ved behov Feriepenger utbetales i juni som standard Beregning og utbetaling av lønn iht. tariff, skattelov, trygdelov og ferielov Ajourhold av AA-registret Ajourhold av pensjonsordning Avstemming og oppfølging av refusjoner Avstemming og rapportering av AGA og skattetrekk Avstemming og rapportering av fagforeningstrekk, påleggstrekk etc. Utarbeidelse av lønn- og trekkoppgaver og sende lønnsslipp på lønnsutbetalingsdagen og årsoppgave innen fristen til ansatte og styre Leverandøren har satt av beløp til dekning av skattetrekk på egen skattetrekkskonto.

3 2.1.2 Bokføring, avstemming og rapportering Leverandør skal være a jour med regnskapet hver måned Leverandør skal foreta periodeavslutning hver måned, herunder hente / etterspørre nødvendig informasjon om avsetninger, avskrivninger og periodiseringer hos Oppdragsgiver Leverandør skal registrere bilag Leverandør skal foreta avstemming av balanse- og resultatkonti inklusive bankavstemming Leverandør skal sikre tallmessig konsistens i regnskapsrapporter Leverandør skal rapportere tertialregnskap og utarbeide noter og gjøre disse tilgjengelig i samarbeid med revisor Leverandør skal annenhver måned foreta avstemming, rapportering og betaling av mva til myndighetene iht. fastsatte frister Leverandør skal sikre at all rapportering til Oppdragsgiver og den eksterne rapporteringen skjer til rett og avtalt tid. Gjelder også KOSTRA rapportering årlig Leverandøren skal utføre det samme i forhold til løpende prosjektregnskap Årsoppgjør og ligningspapirer Leverandør skal ha ansvar for at frister i forhold til ligningsmyndigheter og Brønnøysundregistrene blir overholdt Leverandør skal foreta årsavslutning av regnskapet med kontantstrøm innen 01.april Det skal avtales en gjennomføringsplan for hvert årsoppgjør Leverandør skal gjennomføre årsoppgjør i samarbeid med revisor og Kunde Leverandør skal utarbeide og sende inn ligningspapirer Leverandør skal sikre at oppdragsgiver og revisor er med i utarbeidelsen av ligningspapirer. Senest to uker før Leverandørens innleveringsfrist skal Leverandøren varsle oppdragsgiver og revisor for å avtale møte for gjennomgang av ligningspapirene Leverandør skal legge til rette for at revisjon blir gjennomført, og stille regnskapsmateriale og annen relevant informasjon til disposisjon for revisor Leverandør skal sende årsoppgjør til Brønnøysund Leverandør skal bidra til interimrevisjon Arkivering

4 Leverandør skal ha ansvar for å arkivere bilag og lister i papirversjon iht. regnskapsloven Generelt Feil skal rettes raskt. Dette kan være feil som Leverandør selv oppdager eller det blir påpekt av Oppdragsgiver. Feil som relaterer til en frist som er overskredet skal rettes umiddelbart Leverandør skal sikre at situasjoner med sykdom, ferier og personellavgang hos Leverandør oppleves som sømløst for oppdragsgiver. 2.2 PRIORITERTE KRAV / BEHOV Nei=oppfyller ikke krav Behandling av inngående fakturaer Da tiden som avsettes til attestering skal være en uke, vil Leverandøren kunne garantere at det i tillegg til denne uken effektivt ikke vil ta mer enn en arbeidsuke fra mottak av norske og utenlandske inngående fakturaer til disse er distribuert v.h.a. elektronisk fakturabehandling, attestert, godkjent og betalt? Oppdragsgiver vil være postmottak og selv skanne bilag, vil Leverandøren tilby et system hvor identifikasjon påføres bilaget ved mottak hos oppdragsgiver og som vil danne felles referanse for oppdragsgiver og Leverandør gjennom hele bilagsbehandlingen? Leverandør vil foreslå kontering og foreta utsendelse av faktura for attestasjon og godkjenning? Kan oppdragsgiver endre og utvide dimensjonene / kontering av faktura foreslått av Leverandøren i systemet? Leverandøren vil utarbeide elektronisk remitteringsfiler til bank for betaling av fakturaer.

5 Nei=oppfyller ikke krav Med fakturaer i dette kapitlet skal forstås leverandørfakturaer Fakturering Leverandør vil foreta produksjon og utsendelse av fakturaer på bakgrunn av grunnlag fra oppdtragsgiver en gang pr. måned? Leverandør vil holde Oppdragsgiver oppdatert med kopi av alle fakturaer idet de sendes? Leverandør vil følge opp kundereskontro? Leverandør vil utføre nødvendig purring og inkasso to ganger pr. måned, og renteoppfølging/-nota hvert kvartal? Leverandør vil sikre at Oppdragsgiver er med i forhold til hvilken kunde som vil bli fulgt opp ved for sen betaling og på hvilken måte? Hvis ja, hvordan? Leverandør vil bidra med prosesser for elektronisk fakturering? Med fakturaer i dette kapitlet skal forstås kundefakturaer og rentenotaer Bokføring, avstemming og rapportering Vil ajourførte rapporter kunne hentes ut av systemet på kort varsel? Har Leverandør erfaring med materiellkartotek / anleggsregister og avskrivning av driftsmidler? Vil Leverandør lage regnskapsrapporter? Vil Leverandør registrere periodisert budsjett på bakgrunn av grunnlag fra oppdragsgiver en gang pr. år?

6 Nei=oppfyller ikke krav Vil Leverandør kunne sikre at månedsavslutning er ferdig og regnskapsrapporter oversendt Oppdragsgiver senest fem arbeidsdager inn i påfølgende måned? Hvis ikke, når da? Vil Leverandør varsle Oppdragsgiver så snart regnskapsrapportene er klare? Leverandør rapporterer økonomirapport for aktuell periode til hvert styremøte Arkivering Oppdragsgiver vil bli kontaktet av Leverandør når denne vurderer å makulere noe? Leverandøren vil oversende tidligere års bilag og lister i papirversjon iht. regnskapsloven (som ikke er omfattet av pkt ) til oppdragsgiver innen 2 måneder etter påbegynt nytt år? Generelt Hvor stor andel av arbeidet vil bli utført i Leverandørens lokaler? Hvor stor andel av arbeidet vil bli utført i Oppdragsgivers lokaler i oppstartsperioden? Oppdragsgiver deltar i store prosjekter samt opptar lån til innkjøp og investering Har Leverandøren alt nødvendig verktøy (system og programvare) for å utføre alle tjenester beskrevet i dette dokumentet? Hvilke verktøy har Leverandør? Er funksjonaliteten til Leverandørens verktøy beskrevet i tilbudet? % %

7 Nei=oppfyller ikke krav Er det begrensninger i sikkerhet / opptid når det gjelder Leverandørens verktøy? Hvis ja, hvilke? Vil Leverandøren sette krav til Oppdragsgiver for å sikre rettidig og riktig leveranse av sine lønn- og regnskapstjenester? Hvis ja, hvilke? Oppdragsgiver vil til enhver tid ha mottatt fra Leverandør en ajourført liste over kontakt-/ fagpersoner hos Leverandør tilknyttet oppdraget? Inneholder CV-ene til to eller flere av viktigste kontakt-/ fagpersoner hos Leverandør tilknyttet oppdraget opplysninger om utdannelse og erfaring fra kommunal eller statlig virksomhet? Oppdragsgiver vil ha en egen hovedkontakt hos Leverandør? 2.3 ØNSKELIG Nei=oppfyller ikke krav Vil arbeid kunne bli utført i oppdragsgivers lokaler? Vil Leverandøren kunne gi synspunkter og melde eventuelle avvik og konsekvens når det gjelder Oppdragsgivers økonomiske utvikling utover produksjon av lønns- og regnskapstjenester? Hvis ja, hvordan? Vil Leverandør gi kommentarer til

8 Nei=oppfyller ikke krav regnskapsrapporter? Vil leverandør kunne bistå med spesialtilpasset rapportering, budsjettering, langtidsplanlegging og bistand til virksomhetsstyring? Vil alle ansatte hos Oppdragsgiver få tilgjengeliggjort data fra Leverandørens system til bruk i egne rapporter? Hvis ja, hvordan?