Salg av eksterne kurs nye rutiner.

Transkript

1 Salg av eksterne kurs nye rutiner. Salg av eksterne kurs har i alle år vært en viktig og vesentlig del av Kom og Dans. Dessverre har vi sett at dette har blitt nedprioritert gjennom flere år nå, og vi ønsker å endre dette. Vi setter derfor igjen fokus på salg av eksterne kurs, og har gjort noen endringer i både prismodeller og hvordan kursene meldes. På grunn av endrede krav i regnskapsloven, hvor det har kommet krav om at alle leverandører må sende godkjente fakturaer til sine kunder, har vi også måttet endre på våre rutiner i forhold til de gamle kursskjemaene. Det er derfor laget et nytt elektronisk skjema som alle dere som selger kurs må fylle ut. Dette skjemaet er laget som et «pdf» dokument, med felter for elektronisk utfylling. ( se nærmere beskrivelse under) I tillegg til nye prismodeller for ulike typer kurskunder, er det også gjort endringer på satsene for instruktørgodtgjørelse. Skjemaets innhold og beskrivelse av rutinen for utfylling følger vedlagt, men vi gjentar de viktigste elementene: Kursskjemaet skal ALLTID fylles ut når en avtale gjøres Skjemaet sendes som e-postvedlegg til kunden, og betraktes som en bekreftelse på avtalen. Kopi av e-posten sendes også regnskapskontoret på Hamar hamar@komogdans.no og til instruktøren som skal holde kurset. Det er avgjørende at kundens navn og adresse er korrekt utfylt. Skjemaet har noen røde felter som MÅ fylles ut. Etter avholdt kurs, fullfører instruktøren registreringen med å føre på antall deltakere, regner ut endelig pris og fyller ut reiseregning. Begge deler sendes elektronisk til hamar@komogdans.no o Instruktør mottar IKKE godtgjørelse før skjemaet er returnert til regnskapskontoret. Regnskapskontoret på Hamar sender faktura til kunden basert på opplysningene som er registrert. Forfall på fakturaen er normalt 14 dager etter avholdt kurs. Vedlagt dette dokumentet finner du en enkel veiledning for hvordan du fyller ut skjemaet, og i tillegg har vi laget en liten beskrivelse av gangen i selve kurshandteringen. Vi håper på et aktivt og godt år med salg av masse kurs og mange nye kurskunder til Kom og Dans. For Kom og Dans Tore S. Sørensen Tlf.: E-post: tore.sorensen@komogdans.no

2 Saksgang ved formidling av eksterne kurs. Generelt. For å kunne bruke dette nye skjemaet, er det avgjørende at du har installert siste versjon av Adobe Reader XI (ver ) på maskinen. Dette er et gratisprogram som normalt finnes på alle pc er. Har du det ikke kan det lastes ned fra (Velg «Last ned» og «Adobe Reader») Dersom du bruker Mac eller Ipad skal det fungere på samme måte, men krever at du laster ned Adobe Reader. Vedlagte skjema, «eksternt kursskjema.pdf», bør du lagre på et eget dokumentområde på pc n, da dette er en tom mal som kan / skal brukes om og om igjen. For hver avtale som gjøres, lagres skjemaet med for eksempel kundens navn slik at det blir lett å finne igjen. Rutine / rekkefølge. 1. Forespørsel kommer, og avtale er gjort med instruktør: a. Kursansvarlig / selger fyller ut skjemapunktene fra 1 10 b. Husk å lagre skjemaet med unikt navn.. (fil lagre som) 2. Skjemaet sendes til kunden som e-postvedlegg. a. Trykk på konvolutten i menyen til Adobe Reader 3. Fyll ut i punkt annet (opplysninger etter avholdt kurs) hvorvidt instruktøren skal ha utbetalt reisegodtgjørelse i tillegg til ord. godtgjørelse, eller om det er inkludert. a. Vær nøye med å gjøre korrekt arbeidsavtale med instruktøren 4. Send skjemaet som e-postvedlegg til instruktøren og til regnskapskontoret. hamar@komogdans.no (se prosedyre over) 5. Gi beskjed til instruktøren om å skrive ut en papirkopi av skjemaet som bringes til kursstedet. 6. Instruktøren avholder kurset, og fullfører deretter skjemaet med antall deltakere og regner ut endelig kurspris. 7. Instruktøren får kvittering av arrangør på at kurset er avholdt, og at antall deltakere og pris er i henhold til avtale. 8. Instruktøren sender skjemaet (elektronisk) og reiseregning til regnskapskontoret hamar@komogdans.no 9. Faktura sendes kunden basert på de opplysninger som står i skjemaet. (Forfall på fakturaen er 14 dager etter avholdt kurs.) 10. Godtgjørelse blir beregnet og utbetalt til instruktøren ca. 30. i inneværende mnd. a. Frist for innsendelse er 20. i inneværende mnd. dersom det skal utbetales den 30.

3 Beskrivelse av innhold i kursskjema Eksterne kurs. 1. Avtalenummer. a. Gi avtalen et nummer hvor du starter med instruktørnummeret + 1 og oppover. i. For eksempel: instruktørnr , , osv 2. Avtaledato. a. Datoen avtalen blir gjort. (obligatorisk felt) 3. Selger / kurskontakt. a. Navn kurskontakt. (obligatorisk felt) b. Telefonnummer. 4. Kunden / Arrangør: a. Korrekt navn (obligatorisk felt) b. Korrekt adresse (obligatorisk felt) c. Korrekt postnummer og poststed (obligatorisk felt) d. Kontaktperson i. Telefon ii. E-post 5. Kundegruppe. a. Bedrift, skole, forening, privat osv 6. Kurstype. a. Grunnkurs swing, Linedance, Salsa, Bugg osv (KoD s ulike kurstyper) 7. Varighet. a. Fra dato til dato b. Antall ganger á?? timer.. = Totalt ant. timer (obligatorisk felt) 8. Kurssted. a. Bør være lett å forstå for instruktøren, så vær nøye. Skriv gjerne gateadressen. 9. Prismodell. a. Kryss av for avtalte prismodell. b. Før inn tilleggsopplysningene for modelltype. c. Reisekostnader. i. Kryss av om de er inkludert i prisen (til kunden) ii. Eller om de skal dekkes i tillegg.. Enten km.sats eller fast beløp som spesifiseres i «Annet». 10. Annet. a. Bruk dette feltet til å skrive dersom instruktøren må ha med musikkanlegg.. (husk evt. leiepris) og andre relevante opplysninger som avtales med kunden. 11. Instruktør. a. Navn (obligatorisk felt) b. Bosted c. Telefon d. E-post 12. Opplysninger som fylles ut etter avholdt kurs. a. Antall deltakere b. Avtalt kurspris i henhold til ant. deltakere NB! Påføres av instruktøren i samarbeid med arrangør. c. Få en kvittering av arrangør når dere er enige i antall og pris. d. Annet. i. Her noteres om instruktøren skal ha kjøregodtgjørelse / reisekostnader dekket i tillegg til ordinær godtgjørelse for kurset.

4 Reiseregning Kom og Dans. Kom og Dans er som alle bedrifter og organisasjoner som utbetaler reisegodtgjørelse, pliktig å gjøre dette i henhold til gjeldende regler. Reglene for utbetaling av reisegodtgjørelse kan virke ganske kompliserte for de som har mye reiser, mens det i normale tilfelle kun er snakk om dekning av kjøring til og fra et kurssted. Diett og nattillegg er mer omfattende, og krever full dokumentasjon både på reisemåte, reisetid og overnattingsmåte.. Den som ønsker å lese mer om dette, kan finne utfyllende informasjon på hjemmesidene til regjeringen. Beskrivelse av skjemaet. Skjemaet for reiseregning brukes av instruktører, spillere og andre som har deltatt på spesielle arrangement hvor det på forhånd er avtalt at de skal ha dekket deler eller hele reisekostnaden eller de kan føre reisekostnader som fradrag på instruktørgrunnlaget. Skjema brukes også som tilleggsskjema for instruktører som har avholdt eksterne kurs hvor det er avtalt at det skal kunne påføre reisekostnader. Skjemaet skal benyttes dersom det er avtalt en eller annen form for dekning av reisekostnader. Selve skjemaet består av 4 deler: 1. Instruktørens navn og adresse 2. Beskrivelse av reisen a. Type overnatting b. Navn på overnattingssted og adresse c. Dato d. Antall km e. Hvor reisen har gått f. Hva formålet med reisen er. g. Klokkeslett start slutt h. Diett antall dag i. Diett antall natt 3. Generell informasjon om Statens satser for km. godtgjørelse og dietter. 4. Oppsummering som fylles ut av regnskapskontoret. Følgende punkter MÅ fylles ut: 1. Eget navn, adresse og poststed 2. Type overnatting. 3. Navn og adresse på overnattingssted. a. Dersom du krever reisedekning for overnatting og diett i tilknytning til dette, MÅ disse to feltene (2 og 3) fylles ut. 4. Dato for reisen. a. Foregår reisen flere ganger, fylles en linje ut for hver dag. 5. Antall kilometer kjørt. a. Her gjelder som over, en linje pr. dag dersom reisen foregår flere ganger. 6. Tjenestekjøring til. a. Hvor går reisen. Eksakt adresse. 7. Formål med reisen. a. Kurs, spilling, opplæring, temahelg, Fløienrock, osv.

5 Dersom du er borte fra hjemmet mer enn 5 timer (reisetid + kurstid) skal du i tillegg fylle ut: 1. Klokkeslett fra. a. Når du reiste hjemmefra. 2. Klokkeslett til. a. Når du er hjemme igjen. 3. Diett antall a. Dag = 1 dersom du har vært borte fra hjemmet mer enn 5 timer. b. Natt = 1 dersom du har vært borte fra hjemmet mer enn 12 timer og overnattet borte. i. Husk at feltene «Overnattingstype» og «Overnattingsteds navn og adresse» over må fylles ut i disse tilfellene. c. Sjekk for øvrig mer om reise og diett på regjerings sider om dette (link over) Generelt: Hver reise krever egen reiseregning. Det vil si hvert eksterne kurs du avholder, hvert oppdrag du reiser på, MÅ ha sitt eget skjema. Eksterne kurs kan gjerne være med oppmøte flere ganger, men er kun et oppdrag.. Derfor må hver reise føres på egne linjer i skjemaet. Regnskapskontoret vil kontrollere og summere skjemaet. Lønn og reisegodtgjørelse vil bli utbetalt sist i den mnd. vi mottar skjemaene. NB! Frist for innsendelse er den 20. i den mnd. du ønsker å få det utbetalt. Til sist en liten oppfordring til alle våre instruktører: - Husk at du selv er ansvarlig for at den godtgjørelsen du får er i henhold til dine forventninger og krav. Sørg derfor for at avtalen du inngår er innenfor de rammer du selv setter for å ta på deg et oppdrag.