Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen. 13. okt. 2008, kl Sted: Sintef aud. Breidablikk. - Attestanter fastlønn - Sentral lønnstjeneste

Transkript

1 1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 13. okt. 2008, kl Sted: Sintef aud. Breidablikk - Attestanter fastlønn - Sentral lønnstjeneste

2 2 1 ÅR!! Nettverket i lønnsprosessen - Nettverksbussen PAGA lønnskjøring oktoberlønn PAGA-web innføringen over halvveis

3 3 Agenda : Status for innføring av Paga-web Lønnsprosessen utvikling og organisering Innspill til/fra nettverket Paga-web: - viktige registreringsdetaljer Utdanningskoder veiledning (FL) Feilutbetalt lønn - Rutiner for oppfølging Status jfr. tidligere referatsaker Økonomihåndboka - status

4 4 Status innføring av Paga-web Desentral registrering i PAGAweb Enheter som kobles på i løpet av høsten: Attestanter IVT til oktober-lønn, samt VM var.lønn og reise DMF til november-lønn, samt Var.lønn og reise IME, AB-fak, BIBsys utsettes til januar Ansatte får tilgang til PAGAweb - nov 2008? Feide må være på plass, evt. alternativ midlertidig løsning vil bli vurdert. SVT-fakultetet er pilot Øvrige ansatte slippes på etter hvert. (Øk.-avd og Pers.avd. okt) Elektronisk lønnsslipp når alle ansatte er på Paga-web Registrering av reiseregning, overtidsliste etc vil den ansatte føre direkte i PAGAweb

5 5 Lønnsprosessen organisering av opplæringen Hvordan anvendes opplæringen som er gitt? Hvordan organisere opplæringen fremover både faglig og - Paga? Til nytilsatte, - vikariat Oppfriskning og ajourhold Behov for en kontaktperson i att.rollen fra hver enhet: Faglig og Paga-web (Fastlønnsattestant? + att. Var.lønn/reise) SPK-rapportering (oppnevnt allerede)

6 6 Innspill fra nettverket (fak/avd): Ingen til møtet

7 7 Innspill fra Lønnstjenesten: - Trekk avviklet ferie må følges opp av enhetene: - har begynt etter som ikke har full opptjent ferie - Seniorpolitiske tiltak: Utbetaling av dager som ikke er avviklet i løpet av året kan tidligst utbetales til februar lønn. - Arbeidsgiversandel av pensjonspremie (SPK) øker til 12.28% i 2009 (2008: 10.41%) - Lønnsforskudd Utbetaling av lønn til utenlandske medarbeidere i påvente av personnr.: - sjekk(er), - alternativt til utenlandsk bankkonto

8 8 Innspill fra Lønnstjenesten: - Arkiveringsrutiner fastlønn (eksempel grunnlag for endringer som skjer via mail, - telefon og lign. direkte til sentral lønn?) Lokale lønnsoppgjøret, registrering og etterbetaling foretas ved sentral Lønnstjeneste til hovedlønn desember. ELKOM-tjenester avtale om tjenestetelefon (inngår i månedlig forskuddstrekkgrunnlag fra jan-09) Overgang til pensjon: - Beregnes alltid fra den 1. i måneden, slik at lønnsutbetalingen går til utgangen av måneden før.

9 9 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL): Bruk MERKNADS -feltet på blankettene aktivt. Dette for å sikre riktig lønnsbehandling. Det må gis enkel og klar melding om hva registreringen gjelder. Etabler en Forfallsbok ved enhetene for å unngå feilutbetaling. Overholde fastsatte lønnsregistreringsfrister i Paga-web. Endring i Personnr/D-nr for utenlandske medarbeidere skal meldes til sentral Lønnstjeneste. ( Må ikke registreres i Paga-web!)

10 10 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL): Lønnssimulering: - Lønnstrinn mangler ved simulering i fremtidig lønnskjøring - Lønnstrinn vises når lønn er kjørt Personer som slutter - /begynner ved annen fakultet/avdeling: - Sluttmelding leveres uten feriepengeoppgjør, samt opplysning om ny oppstart bør fremgå hvis dette er kjent.

11 11 PAGA-web Registreringsdetaljer (FL): Permisjon utover foreldrepermisjon: - Husk å registrere stillingsprosent og tilstedeprosent ut i fra opprinnelig stillingsandel/-prosent - Husk også å registrere riktig årsakskode. - Bruk Permisjonsskjema Utdanningskode for Stud.ass og Læringsass. : - Bruk kode 259 hvis ikke annen er oppgitt.

12 12 PAGA-web: - Endring i arbeidsforhold Se Opplæringshefte (side 14 )

13 13 Status tidligere referatsaker: Referat : (sak 34/2008) Registrering og ajourhold av Utdanningskode - Rutine for vedlikehold av Utdanningskode for ansatte Hvordan anvendes standard Utdanningskoder

14 14 Utdanningskoder Når en ansatt legges inn i PagaWeb første gang, registreres den høyeste utdanning vedkommende har, i form av en utdanningskode som finnes i nedtrekksmeny i skjemaet Nyansettelse. Nedtrekksmenyen som ligger i PagaWeb skal være identisk med utdanningskodene som kommer fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Oversikten over gjeldende utdanningskoder finnes på lenke: Utdanningskoder.pdf Oversikten finnes også på Innsida under lenken: Om du ønsker, kan du sette inn navn, tittel på foredraget, o.l. her.

15 15 Utdanningskoder forts. Dersom man ikke finner akkurat den eksakte graden/utdanningen i kodeoversikten, skal man bruke den generelle koden som ligger på samme nivå som aktuelle utdanning. f eks. dersom man har en person med en mastergrad som ikke nevnes spesifikt i oversikten, brukes kode 199 Annen utdanning på universitets- og høgskolenivå, høyere grad. dersom personen har en bachelor som ikke nevnes spesifikt i oversikten, brukes kode 299 Annen utdanning på universitets- og høgskolenivå, lavere grad Alle hovedkapitlene har en generell kode.

16 16 Utdanningskoder forts. Dersom en ansatt dokumenterer utdanning (med vitnemål) som medfører at utdanningskode skal endres, skal fastlønnsattestant endre kode i PagaWeb. Dette gjøres ved å bruke skjemaet Andre meldinger og der redegjøre for hvilken ny utdanningskode den ansatte skal ha. Skjemaet sendes via PagaWeb til godkjenning hos leder som videre sender dette til sentral lønnstjeneste som endrer koden i Paga. Fram til alle godkjennere er på plass, må det gå en papirmelding til sentral lønn på endring av utdanningskode. Kopi av det nye vitnemålet arkiveres i personalmappe.

17 17 Utdanningskoder forts. Det finnes noen koder på utdanning, høyere grad som det kan være lurt å kjenne til. Kode Utdanning Kan gjelde følgende grader: 106 Farmasøytisk embetseksamen cand.pharm 109 Embeds- /magistergradseksamen i humanistisk og estetiske fag dr. art, mag.art., cand.philol. 113 Embeds- /magistergradseksamen i informatikk/databehandling cand.real., cand.scient. 124 Embeds-/ magistergradseksamen i pedagogikk cand.phaed 127 Embeds-/ magistergradseksamen i psykologi cand.psykol Embeds-/ magistergradseksamen i statsvitenskapelige fag Embeds-/ magistergradseksamen i sosiologi cand.polit. 133 Sosialøkonomisk embetseksamen cand.socion

18 18 Status tidligere referatsaker: Referat (Sak 33/2008) Oppsummering av spørsmål: - ( ikke -Paga-web-brukere) Hvilke arkiveringsrutiner for Paga-web? - Hvordan innhenter fakultetene personal-og lønnsopplysninger fra instituttene? Hvordan registrere delvis/foreløpig registrering, dvs i påvente av fullstendige opplysninger? Kan det registreres nasjonalitet? Kan man ta ut rapport for oppfølging av for eksempel Sluttdato? Kan attestanten registrere lønnsopplysninger på seg selv? Hvordan registrere permisjonstype? Hvordan registrere forlengelser? Hvordan registrere slutt/ permisjoner -? Når starter sykefraværsregistreringen?

19 19 Status tidligere referatsaker: Referat : (Sak 33/2008) Oppsummering av spørsmål - (Paga-web-brukere): I opplæringshefte PAGA-web finner du løsninger på flere av spørsmålene! Går ikke å slette Lønntrinnalternativ ved endring til direkte innplassering. Svar: - avklares fortsatt. Nytilsettinger som er lagt inn i Paga-web vises ikke hos medarbeider i sentral Lønnstjeneste. Svar: Denne er nå løst. Hospitering ønskelig med 1 dag hos sentral Lønnstj.? Svar: (ta kontakt med Inger for nærmere avtale!)

20 20 Feilutbetalt lønn og negativ netto - Saksbehandlingsprosedyrer: 1) Bruk ALLTID reell dato. Dette gjelder alle forhold, eksempel - sluttdato, permisjon u/lønn, feilregistreringer (personnr, bankkonto mv.) som har medført feilutbetaling. 2) Ta kontakt med Lønnstjenesten straks forholdet er kjent for å avklare riktig registrering av lønnsberegning, lønnspostering og lønnshistorikk. 3) Muntlig varsel kan bidra til at personen får kjennskap til feilutbetalingen. 4) Avklar årsak, og vurder tilbakebetalingsordning. 5) Tilbakebetalingskrav sendes skriftlig med fakturagrunnlag. 6) Tilbakebetalingsordning, dvs. avdrag skal avtales skriftlig, både for ansatte og ikkeansatte. 7) Dersom det foreligger dokumentert grunnlag for at NTNU skal dekke feilutbetalingen, kreves særskilt saksbehandlingsprosedyre. 8) Avskrivning av tap skal utføres etter 3 år, - egne bestemmelser her. 9) Det sendes 2 purringer, - deretter vurderes inkassovarsel. 10) Krav som ikke kan inndrives blir utgiftsført, samtidig vil personen få innrapportert kravet til lønns- og trekkoppgave det året beslutningen om avskrivning blir tatt. Mer utfyllende veiledning gis ved kontakt til Lønnstjenesten v/gerd Strømsvik (98069)

21 21 Økonomihåndboka i arbeid