Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 11. mars 2009, kl Sted: Hovedbygget, aud H2. - Attestanter fastlønn - Sentral lønnstjeneste

Transkript

1 1 Velkommen til nettverksmøte i lønnsprosessen 11. mars 2009, kl Sted: Hovedbygget, aud H2 - Attestanter fastlønn - Sentral lønnstjeneste

2 2 Agenda : Pagaweb-ansatteregistrering erfaringer fra piloten SVT, - og plan for videre utrulling til ansatte Lønnsprosessen Bevisstgjøring av brukerstøtterollen Feriebestemmelser Feriebrev Innspill fra nettverket Paga-web: - registreringsinfo/-detaljer Eventuelt

3 3 Eventuelt diverse saker: PAGAweb - Registreringsdetaljer ELKOM-beskatning og registreringsprosedyrer Utdanningskode Oppfølgingsliste for manglende kode. Økonomiportalen oppdatering i gang for Lønn/Reise Diverse info til nettverket Kurstilbud våren-09: Arbeid i utlandet Utlendinger i Norge Lønn-Innføring Regnskapsposteringer lønn (april/mai-09) Neste nettverksmøte , sted?

4 4 Innspill fra nettverket: Nettverksmøter evaluering/rammer: Tid til pause hvis møtet varer lengre enn 1 time Man bør snakke HØY og TYDELIG i store fora Egne nettverksmøter for VLR og FL foretrekkes Nettverksmøter bør settes opp max 3 timer, med unntak av faglig opplæring Agenda sendes ut i god tid før møtene Alle MÅ bli bedre til å melde aktuelle saker

5 5 Status Lønnsprosessen Desentral registrering i PAGAweb Alle enheter er på desentral registrering Runder med videreopplæring våren 2009 Ansatte får tilgang til PAGAweb i løpet av våren 2009 SVT-fakultetet er pilot og ansatte får opplæring i løpet av mars Erfaringer så langt Vi lager en plan for opplæring Møter med innføringslederne før påske Informasjonsfolder norsk/engelsk Informasjonsmøter pr. fakultet

6 6 Bevisstgjøring av rollene Brukerstøtterollen Fra registrerer til brukerstøtte Skape gode opplevelser for brukerne Trygghet for attestantene i møte med brukerne Kurs i service for alle attestantene

7 7 Feriebrev Nettverksmøte fastlønn v/ Jan Aage Mortensen

8 8 Feriebrev Generell beregning av ferie 2. Opptjening av ferie 3. Hvem får feriebrev 4. Hvordan beregnes trekk for ferie 5. Utbetaling juni negativ ferielønn

9 9 1. Generell beregning av ferie Juni er ferieberegningsmåned i staten, alle beregninger baserer seg på l.tr og st.andel i juni mot opptjening foregående år Full ferieberegning for alle med stoppdato, eller går inn eller ut av permisjon i juni. NYTT AV ÅRET: alle som fyller 60 år i 2009 får 6 uker ferie, tidligere år var regelen de som er 60 år eller fyller 60 år innen i ferieåret. Alle har KRAV på ferie i 25 arbeidsdager (30 dager for ansatte over 60 år)

10 10 2. Opptjening av ferie Opptjeningsperiode Opptjening 2,08 dag pr. måned fra tiltredelse, 2,5 dag pr. måned for ansatte over 60 år. Feriepenger: Grunnlaget x 12%, over 60 år: Grunnlaget x 14,3% inntil 6 G, videre 12% Personer som har overført feriegrunnlag og feriedager fra sin forrige statlige arbeidsgiver, ordinær behandling.

11 11 3. Hvem får feriebrev Personer som begynte etter Gjelder alle, med stillingsandel over 20 %, personer med en mindre stillingsandel antar vi avvikler sin ferie samtidig med at ferie avvikles i den ordinære stillingen, automatisk behandling i PAGA Negativ ferielønn Personer hvor feriepenger er opptjent i en lavere stillingsandel enn den vedkommende har pr Foreløpig beregning, egentlig 06.09, derfor usikkerhet. Opptjente feriepenger, dekker ikke opptjente feriedager

12 12 4. Hvordan beregnes trekk for ferie Ordinær: Brutto mnd.lønn x 60 : 52 (5 uker) Over 60 år: brutto mnd.lønn x 72 : 52 (6 uker) Ikke full opptjening: Brutto mnd.lønn x 60(72): 52 x ant.opptjenings.mndr / 12 Forklaring av 60/52. Året regnes i uker dvs 52, Ferien er 5 uker som må ganges opp med fellesnevner 12, da vi utbetaler månedslønn.

13 13 4. Hvordan beregnes trekk for ferie (forts) Negativt ferielønnstillegg: Personer som har opptjent feriegrunnlag i 2008 eller deler av 2008 i en lavere stillingsandel enn de har i juni Dvs. feriepengene (12%,14,3%) dekker ikke verdien av full ferie. Disse får velge om de vil bli trukket, eller om de vil ta ferie så lenge som feriepengene dekker. Trekket vil foregå til august lønn. Opptjente feriedager beregnes da slik: Feriep. opptj. 08/ dagsats T-A tabell netto=dager

14 14 5. Utbetaling juni - negativ ferielønn Personer som har svart på feriebrev basert på marslønn, trekkes på junilønn basert på opplysninger om antall dager på marsgrunnlag. Personer som kommer ut på juni lønn med negativ ferielønn, tilskrives og trekkes på augustlønn, gjelder også personer som ikke svarte på brev i mars. Ikke svar, medfører trekk av full ferie, 25(30) dgr.

15 15 Trekk av ferie uten lønn registrering i Pagaweb Ferieavvikling uten lønn Trekk i lønn meldes på Pagaweb-skjema Søknad om permisjon. Oppgi i merknadsfeltet Antall - Feriedager, trekk i lønn

16 16 PAGAweb Påloggingsprosedyre: Påloggingstid er utvidet til 2 timer. Anbefaler å bruke skjermsparer, for eks 10 min. Ha som god vane å Logg-ut av PAGA når den ikke er ibruk. Svar Ja for å lukke Internet Explorer.

17 17 PAGAweb - registreringsdetaljer Velg endring på riktig arbeidsforhold på personen hvis flere! Personer på måndeslønn må alltid være registrert med Ansattforhold F eller M. Dette for at de skal få tilgang til Innsida. Nyansettelse og lønnsendringer eldre enn 6 mnd kan ikke registreres i PAGAweb. Disse må sendes sentral Lønnstjeneste for registrering. Endring og avslutning av Kontofordeling må sendes sentral Lønnstjeneste for registrering. Permisjoner med lønn (dvs. uten lønnsmessige konsekvenser) velges Til arkiv og skal ikke Til sentral Lønn

18 18 PAGA-web - ELKOM registrering av forskuddstrekk ELKOM-tjenester med skriftlige avtaler registreres som fast forskuddstrekk ved lønnsutbetaling månedlig. Oppstart fra og med Endelig avregning av skattetrekkgrunnlaget blir foretatt som tidligere på november-lønn. Rutine for ELKOM-avtaler: - registrering, oppfølging og kontroll: Utførende: Att. Fastlønn - Tilgang/Endring/Avgang av fast forskuddstrekk registreres i henhold til inngått avtale og antall abonnement. 1 ab kr. 333,- 2 (eller flere) ab kr 500,- Pagaweb: a) Ny avtale registrering: Skjema Andre meldinger og oppgi antall abonnement i feltet Utfyllende opplysninger b) Endring og Avgang i eksisterende avtale: Skjema Endring av arbeidsforhold felt-fane Faste tillegg og trekk kan brukes KUN ved endring i gjeldende avtale. - Se registreringsprosedyre c) Skjema Faste-tillegg/-trekk (-ikke ibruk pr i dag) Utførende: Att. Variabel lønn og reiseregninger (evt. ELKOM-kontakten) - Kontroll og oppfølging av betalt godtgjørelse og endelig avregning for beskatning.

19 19 ELKOM registrering av forskuddstrekk ved endringer i avtaler PAGAweb: Utførende: Att. Fastlønn Endring- eller Slutt på avtale: 1. Avslutt gjeldende-dato. 2. Endring i gjeldende avtale: Registrer dato Fremtidig + verdi

20 20 Utdanningskode: Det er de regulativlønte (månedslønte) som må ha utdanningskode. Utdanningskoden må registreres både på midlertidige og fast ansatte, om det er deltid eller heltid. Rapporteringsansvar til Statens sentrale tjenestemannsregister (SST) krever at utdanningskoden er oppgitt på alle.

21 21 Utdanningskode Registreringsrutine i Pagaweb: Pagaweb har ingen felt med betegnelse Utdanningskode. Utdanningskoden registreres slik i Paga-skjemaene: Nyansettelse skal Utdanningskoden registreres i feltet UTDANNING under Personopplysningene. Endringer av arbeidsforhold registreres Utdanningskoden i feltet ANDRE OPPLYSNINGER.

22 22 Utdanningskode Rutine for oppfølging av mangler Steg 1 Utførende: Lønnstjenesten - Oversiktsliste over personer som mangler utdanningskode sendes ut til enhetene. Steg 2 Utførende: Att. Fastlønn - Skriv ut tilsendt listen og fyll ut koden manuelt. - Sendes Lønntjenesten for sentral registrering (Paga2.0)

23 23 Økonomiportalen Lønnsprosessen Om Lønnsprosessen Nettverksmøter Møtereferat fra 2007 dato + Foiler Faglig tema Nettverksoversikt Oppdatert pr Rutinebeskrivelse Lønnsprosessen (ikke oppdatert)

24 24 Diverse info til nettverket: Etablere interne rutiner for oppdatering til - nettverksdeltakelsen i lønnsprosessen Nettverksoversikt, se - BDM- og Attestant- fullmakter, Fullmaktsoversikt, se - endring/avgang i PAGA-tilgangsrettigheter (ihht. roller mv) Oversikt systemadm. v/lønnstjenesten. FORSKUDDSBILAG Sett på kostnadsstedsnr. på Forskuddsbilag lønn/-reise i Merknader - eller Attestant -feltet. Avtale om Dekning av besøksreise til hjemmet (- i Norge/- i utlandet) innrapporteringsplikten må vurderes Tips Bør skattekortet justeres? Fall i renten kan gi skattesmell for arbeidstakere.

25 25 Ønske om å jobb? Lønnstjenesten trenger 1 2 konsulenter Har du ønske ---, -- eller vet du om noen?

26 26 Ferieavvikling ved NTNU Nettverksmøte Fastlønn Jens Petter Nygård Personalavdelingen

27 27 Reglene for ferieavvikling - Ferieloven, sist endret med virkning fra Avtale om Avtalefestet ferie, HTA kap 6, SPH pkt Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn, SPH pkt PM Sentral særavtale om ferie / Feriepengegrunnlaget for avtalefestet ferie - PM Endringer i bestemmelser om ferie - Departementets kommentarer til Ferieloven, SPH pkt (oppdatert kun i elektronisk versjon av SPH)

28 28 Hovedtrekk ferieordningen Statstjenestemenn har rett til feriefritid på 30 virkedager (25 arbeidsdager med 5 dagers uke) De som fyller 60 år i kalenderåret har rett til ekstraferiefritid på 6 virkedager (5 arbeidsdager med 5 dagers uke) Gjelder faste og midlertidige ansatte, og uansett tilsettingsforholdets varighet og stillingsandel Rett til feriefritid gjelder uavhengig av om det er opptjent feriepenger Arbeidstaker plikter ikke å ta ut mer ferie enn det er opptjent feriepenger til Arbeidsgiver har plikt til å påse at ferien avvikles

29 29 Tiden for ferie Arbeidsgiver skal drøfte tidspunkt for ferie med den enkelte arbeidstaker. Ved uenighet kan arbeidsgiver bestemme når ferien skal avvikles. 3 uker av ferien skal da være i perioden Arbeidstaker kan kreve at restferien skal kunne tas ut samlet. Arbeidstaker skal varsles om ferietiden senest 2 mnd før ferien. Ekstraferien for de som har fylt 60 tas ut når den enkelte selv ønsker. Arbeidsgiver skal ha 2 uker varsel. Deles ferien skal det ikke gis flere fridager enn vedkommende har arbeidsdager i løpet av en uke. Når ferien er fastsatt anses ferien for avviklet i det fastsatte tidsrommet, selv om arbeidstakeren faktisk har møtt frem på arbeidsstedet og utført arbeid i den fastsatte ferietiden.

30 30 Beregning av feriefritid En feriedag er en feriedag uavhengig av stillingsandel For deltidsansatte/skiftansatte som har fri på enkelte arbeidsdager regnes fridager i ferieperioden som feriedager. Deles ferien/restferien skal antall dager reduseres tilsvarende stillingsandelen. En tilsatt som har 80% stilling og arbeider 4 dagers uke, skal ha feriefritid inklusive avtalefestet ferie tilsvarende 30 virkedager (25 arbeidsdager med 5 dagers uke). Fridagen (eks. onsdag) som faller i ferien, skal gå til fradrag i feriekvoten. Dersom en slik arbeidstaker tar fri i 4 uker gjenstår det derfor 4 vanlige arbeidsdager som feriefritid. For deltidsansatte med redusert stilling og som jobber hver dag blir antall feriedager det samme som en med full stilling.

31 31 Forskuttering av ferie Det kan forskutteres inntil 12 virkedager (10 arbeidsdager) Avtalefestet ferie kan ikke forskutteres Det kan ikke avtales avvikling av forskuddsferie ut over feriefritid som det er opptjent feriepenger til på det tidspunkt forskuddsferie avvikles.

32 32 Overføring av ferie - nye regler som gjelder for overføring til 2010 Det kan overføres inntil 12 virkedager (10 arbeidsdager) + 4 arbeidsdager avtalefestet ferie Ferie som i strid med lovens bestemmelser ikke er avviklet ved ferieårets utløp skal overføres til det påfølgende ferieår. Det er ikke lenger mulig å få ikke avviklet ferie utbetalt. Dette gjelder også avtalefestet ferie. Dersom manglende ferieavvikling skyldes sykdom eller foreldrepermisjon kan inntil 12 virkedager (10 arbeidsdager) + 4 arbeidsdager avtalefestet ferie overføres. Resten av feriefritiden strykes, og ikke-avviklet ferie utbetales. Er det avtalt overføring av ferie på generelt grunnlag, og sykdom oppstår i ettertid, så kan det overføres ytterligere 12 virkedager (10 arbeidsdager)