TILSKUDD-/STIPEND i arbeidsforhold

Transkript

1 TILSKUDD-/STIPEND i arbeidsforhold Nettverksmøte Var.lønn og Reiseregninger 5. mars 2009 (red ) v/ Inger H Talberg

2 Gjelder utbetaling til ansatte som gjelder: - Forskningstermin/-tilskudd, forskningsstipend - Faglige tilskudd, reisestipend Se Statens reiseregulativ, se 1 pkt 2, dep.kommentarer: Særavtalen gjelder ikke stipendreiser Avklaring om behandlingen og utbetalingskravene vedrørende tilskudd/stipend i arbeidsforhold, må være tatt senest på tildelingstidspunktet og meddelt mottaker.

3 - NTNUs retningslinjer - Utbetaling - rutinebeskrivelse NTNUs retningslinjer vedrørende støtte til utenlandsopphold under forskertermin, se Rutinestøtte for kontroll, godkjenning og Utbetaling av tilskudd/stipend Sentrale bestemmelser: - Skatteplikten hjemlet i skattelovens 5-1, 1. legg - Trekkreglene hjemlet i skattebetalingslovens forskrift av nr 1766,

4 - Krav til utbetaling og - oppgjør Utbetalings- og oppgjørskravene må gjøres kjent for mottaker (den ansatte) senest på tildelingstidspunktet. Krav til utbetalingen: - Arbeidstaker dokumenterer bruken av tilskuddet, - anbefaler å bruke utarbeidet oppgjørsskjema - Trekk- og skatteplikten bortfaller KUN når tilskuddet har gått til å dekke nødvendige reelle merutgifter. Dokumentasjonskravet for trekk-/skattefri utbetaling er arbeidstakers ansvar.

5 - trekkplikt for arbeidsgiver / (- skattepliktig med fradragsmulighet ved ligningen) Hovedregel: Stipend i arbeidsforhold er skattepliktig inntekt når: Nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd, at det er naturlig å se stipendiet som en fordel vunnet ved arbeid. Stipend utbetales som personlig understøttelse. Trekkpliktig stipend innrapporteres i lønns- og trekkoppgavens kode 161A. (Tilskudd som går til dekning av bolig, se Fri bolig)

6 - Betingelser for trekkfritak Stipend skal dekke reelle merutgifter som er nødvendig av hensyn til jobben (formålet med tilskuddet/stipend) Beløpet skal kun dekke reelle merutgifter som påløper ved utøvelsen av formålet for stipend, for eksempel reise, opphold og lign. jobbrelaterte utgifter. Arbeidsgiver ikke har grunn til å tro at beløpet gir arbeidsvederlag / overskudd. Arbeidstaker utarbeider en endelig oppgave med nødvendig dokumentasjon som viser hva utgiftene virkelig har beløpt seg til etter at oppholdet er avsluttet. Trekkfri stipend innrapporteres i lønns- og trekkoppgavens kode 818.

7 - Attestasjon og utbetaling Grunnlaget: Tildelingsbrev /-betingelser for tilskudd/stipend mv. (Utarbeides ved bevilgende enhet) Ved forskuddsutbetaling skal bilaget vedlegges kostnadsoverslag, evt. tildelingsbrev som dokumentasjon. Arbeidstakers endelig oppgave med nødvendig dokumentasjon av utgiftene. Oppgjørsskjema finner du her Nødvendig dokumentasjon av reelle merkostnader (reise, opphold, og lign. jobbrelaterte utgifter). Kvitteringer og evt. annen bekreftelse som spesifiserer merkostnadene. Forskuddsbeløpet skal påføres oppgjørsbilaget.

8 - Arbeidstakers dokumentasjon og spesifikasjon Vilkår for arbeidsgivers vurdering om trekkfritak ved utbetaling, er at arbeidstakers dokumentasjon ikke gir grunn til å tro at tilskuddet/stipendet gir overskudd /-ingen form for arbeidsvederlag som dekker private formål. Uten tilstrekkelig spesifikasjon og bekreftelse vil beløpet bli trekkpliktig. Arbeidsgivers vurdering er uavhengig av om skattyter gis fradragsrett ved ligningen.

9 - Attestasjon og utbetaling Kontroll og vurdering av trekkplikt: Betingelser ved tildelingen gir rammen for vurdering og kontroll. Forskuddsutbetaling kontrolleres med hensyn til beløpets størrelse. Kostnadsoverslaget gir grunnlag for attestantens vurdering av trekkfritak og overskudd (trekkpliktig) del. Arbeidstaker skal levere endelig regnskapsoppsett med nødvendig dokumentasjon etter avsluttet opphold. Endelig oppgjør kontrolleres og vurderes i henhold til arbeidstakerens dokumentasjon av de reelle merutgiftene. Hvis betingelser for trekkfritak er oppfylt, vil stipendet bli trekkfritt, helt eller delvis. - Hvis ikke tilstrekkelig dokumentasjon er utbetalingen trekkpliktig. Forskuddsutbetalt beløp skal påføres oppgjørsbilaget og gir fradrag ved endelig oppgjør.

10 - Eksempel på vurderingsalternativ under utenlands-opphold 1) Arbeidstaker har ingen forsørgerbyrde. 2) Arbeidstaker har forsørgerbyrde (familie/husstand) både i Norge og i utlandet under oppholdet. 3) Arbeidstaker har med hele familien/husstanden til utlandet.

11 - Vurdering av merkostnader ved utenlandsopphold Vurdering av merkostnader vedrørende: - Kost og reise foretas ut fra de ulike alternativene. - Bolig. Tilskudd til bokostnader anbefales utbetalt trekkpliktig slik at personen selv kan ta opp fradrag ved ligningen. (Innrapportering se Fri bolig). Alternativt foretas vurdering ut fra arbeidstakers dokumentasjon og spesifikasjon av reelle merkostnader, dvs. bokostnader påløpt under utenlandsoppholdet, sammenlignet med de bokostnader som arbeidstaker normalt har i Norge. - Skole, barnehage, mv foretas ut fra sammenlignede utgifter som arbeidstaker normalt ville hatt i Norge. - Utstyr, innbo, og lignende foretas ut fra formålet og begrunnelse. - Andre utgifter (språkkurs, arbeidsreiser mv) som understøtter tilskuddets formål. - Hvis tilskuddet går med til dekning av private-/personlige understøttelse, vil dette alltid være trekkpliktig.