Hvordan ha oversikt og kontroll uten papir?

Transkript

1 Hvordan ha oversikt og kontroll uten papir? Elektronisk oppbevaring av bilag for e-skjema, reiser og utgiftsrefusjoner Tove Tung Kundeforum 2014

2 Elektroniske løsninger i selvbetjeningsportalen Mangler den siste brikken som vil gjøre praktisk bruk av tjenestene mer effektiv?

3 Oppbevaring av bilag Fysiske arkiv bestående av hyllemeter med bilag og kvitteringer tar mye plass!

4 Arkivering Fysiske arkiv må administreres for å unngå kaos det tar mye tid!

5 Elektronisk arkivering Dersom regelverket tillater elektronisk arkivering, bør vi vel unngå oppbevaring av papir?

6 Nytt regelverk fra Skattebetalingsforskriften er endret! første og tredje ledd er endret Ikke lenger nødvendig for ansatte å levere papirbilag - dersom bilag er lagret elektronisk!

7 Når kan vi kaste bilag? Bilag som i hht regelverket er skannet og lastet opp i e-skjema, eller reise- og utgiftsrefusjoner kan kastes, men

8 Krav før bilag kastes DFØ må ha kjørt sikkerhetskopi som gjøres hver natt! Det skannede bilaget må være godt lesbart elektronisk!

9 Gode rutiner må på plass Dersom det elektroniske bilaget ikke fyller dokumentasjonskravene i skattebetalingsforskriften, må utbetalingen behandles som trekk- og avgiftspliktig! Den ansatte bør derfor oppbevare originalbilaget i papir inntil beløpet er mottatt! Side 9

10 Hvem kan laste opp bilag? Både ansatte og godkjenner 1 kan skanne og laste opp bilag

11 Hvor kan ansatte laste opp bilag? E-skjema Eget felt for opplasting av vedlegg i e-skjema hvor underbilag kreves Reise- og utgiftsrefusjoner Generelle data velg Lagre utkast og last deretter opp skannet pdf-dokument

12 Når skal godkjenner 1 skanne og laste opp bilag? Kontrollør/ godkjenner 1 kan skanne og laste opp bilag, dersom den ansatte ikke har mulighet til dette

13 Hvordan skal godkjenner 1 laste opp bilag? Godkjenner skal laste opp bilag via «EmployeeTrip» for at bilaget skal lagres riktig i lønnssystemet Godkjenner skal ikke laste opp bilag via «Administrer vedlegg» - da vil bilaget kun følge arbeidsflyten, som i gitte tilfeller kan bli slettet

14 Opplasting kan spores E-skjema opplastede bilag kan ses i e-skjema er også synlige for leder/godkjenner 2 Reise- og utgiftsrefusjoner opplastede bilag kan ses via EmployeeTrip er også synlige for leder/godkjenner 2

15 Finne opplastede bilag i lønnssystemet E-skjema Rapport med transaksjonskode YWF_VIS_SKJEMA Vis elektroniske skjema Reise og utgiftsrefusjoner Rapport med transaksjonskode S_AHR_ reiseoversikt Her kan lønnsmedarbeider se alle e-skjema og bilag som er lastet opp Her kan lønnsmedarbeider se alle reise- og utgiftsrefusjoner og bilag som er lastet opp

16 Gevinster Godkjenningsprosessen går raskere Ingen forsinkelser på grunn av bilag i internpost Mindre arbeid for kontrollør/godkjenner 1 Enklere å kontrollere når alt er tilgjengelig elektronisk Ingen papirarkiv å ajourholde Leder/godkjenner 2 vil kunne se bilagene før de godkjennes Leder med tilgang til Leder selvbetjening kan se reise og utgiftsrefusjoner med bilag i rapport «Reisekvitteringer uten rammedata»

17 Tør du endre rutinene? Lagre kun elektronisk og følg regelverket for hva som skal oppbevares!

18 Stol på elektroniske tjenester Elektronisk oppbevaring av bilag for e-skjema og reiseog utgiftsrefusjoner er godt nok!

19 Stol på elektronisk godkjenning Elektronisk kontroll og godkjenning av leder i selvbetjeningsportalen er godt nok dersom riktig leder er satt opp som godkjenner!

20 Full utnyttelse av funksjonaliteten Elektronisk oppbevaring av bilag gir økt orden og sikkerhet Den siste brikken faller på plass!

21 Takk for oppmerksomheten