HAR DU EFFEKTIV BRUK AV DINE RESSURSER?

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "HAR DU EFFEKTIV BRUK AV DINE RESSURSER?"

Ludvik Eriksen
5 år siden
Visninger:

1 HAR DU EFFEKTIV BRUK AV DINE RESSURSER? Bedre økonomisk styring med tidregistrering og oppfølging med prosjektstyring 18. oktober 2018

2 I dag skal vi snakke om Hvordan dere kan skaffe dere kunnskap om ressursbruk på forhåndsbestemte områder Hvordan dere kan strukturere data i regnskapet Hvordan bruk av digitale verktøy gir dere økonomisk informasjon om ressurskostnader og andre kostnader

Staten er mangfoldig Leveranser Oppgaver Eksempler Infrastruktur Offentlig tjenesteyting Økonomiske ordninger Utbygging/investering, forvaltning, drift og vedlikehold Løpende tjenester/funksjoner.

3 Staten er mangfoldig Leveranser Oppgaver Eksempler Infrastruktur Offentlig tjenesteyting Økonomiske ordninger Utbygging/investering, forvaltning, drift og vedlikehold Løpende tjenester/funksjoner. Aktivitetsnivå viktig. Kan være (delvis) brukerfinansiert. Saksbehandling, ofte tilskudd eller andre goder/rettigheter. Regelbasert. Vegvesenet, Statsbygg, Jernbaneverket Politi, Rikskonsertene, Universitets- og høyskolesektoren, Helseforetakene, Statens kartverk NAV, UDI, Skatteetaten, Statens Landbruksforvaltning, Helfo, Husbanken, Lånekassen Tilsyn, rådgivning Forskning Beredskap Tilsyn/rådgiving, ofte ledd i myndighetsutøvelse, følge opp lovverk. Grunnforskning, anvendt forskning, evalueringer, grunnlag for politikkutvikling Beredskap, faste oppgaver, «evne» viktig Arbeidstilsynet, Petroleumstilsynet, Finanstilsynet, Konkurransetilsynet, Helsetilsynet, KLIF, Mattilsynet UH-sektoren, Helseforetakene, FFI, SIFO, UIS, STAMI, NILF Forsvaret, Hovedredningssentralene, politi, Havarikommisjonen

4 Lønnsandel av utgifter Kilde:

Reglement for økonomistyring i staten 4 Grunnleggende styringsprinsipper Alle virksomheter skal: a) Fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av

5 Reglement for økonomistyring i staten 4 Grunnleggende styringsprinsipper Alle virksomheter skal: a) Fastsette mål og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet b) Sikre at fastsatte mål og resultatkrav oppnås, ressursbruken er effektiv og at virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler, herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk adferd. c) Sikre tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag

6 Dette gjør vi våre primære tjenester Godkjenning Utvikle regelverk Kommunikasjon Digitalisere Rådgivning Tilsyn Våre tjenester Administrasjon

7 Dette gjør jeg Godkjenne instruktør Registrere dokument Saksbehandle Godkjenning Tilsyn Rådgivning Rådgivning beredskap Innhente kunnskap Veilede Utarbeide rapporter Tilsyn simulator Prosjekt ny nettside Inspeksjon Saksbehandling Teste

8 Standard økonomimodell (konteringsstreng) Dim0 Dim1 Dim2 Dim3 Dim4 Dim5 Dim6 Dim7 Konto Koststed Prosjekt Dim3 Finansiering Arbeidsordre Anlegg Aktivitet Saksnr Ansattnr Tilskudd Dim5 Dim6 Dim7

9 Strukturere data Konteringsbegrep Timeføring Konteringsbegrep Kostnadsføre Kostnadsføre Prosjekt (oppgave) Aktivitet Godkjenne instruktør Registrere dokument Godkjenne forsyning Saksbehandle Godkjenne simulator Utstede dokument Kundeinformasjon Koststed Intern/ekstern oppgave Faktura

10 Rapporteringsbegrep Konteringsbegrep Konteringsbegrep Timeføring Kostnadsføre Kostnadsføre Produkt og tjeneste Underprodukt Prosjekt (oppgave) Aktivitet Sertifisering Godkjenne instruktør Registrere dokument Godkjenning Godkjenne forsyning Saksbehandle Sikkerhet Godkjenne simulator Utstede dokument Kundeinformasjon Koststed Intern/ekstern oppgave Faktura

Forutsetninger Prosjekt og aktivitet er konteringsbegrep for kostnader og timer i alle systemer Konteringsbegrepene opprettes/vedlikeholdes ett sted i

11 Forutsetninger Prosjekt og aktivitet er konteringsbegrep for kostnader og timer i alle systemer Konteringsbegrepene opprettes/vedlikeholdes ett sted i regnskapssystemet UBW (Agresso) Tydelig og enkel struktur av data hva trenger ledelsen av informasjon? Ansatte registrerer tid på prosjekt (oppgave) og aktivitet

12 Regnskapssystemet UBW (Agresso) Andre plasser Timer og reisekostnader kontert på prosjekt (oppgave) i DFØ app. Timer fra ansatte påføres egen timekostnadsrate Prosjekt (oppgaver) opprettes/ endres for timeføring og kostnadsføring i UBW (Agresso) sitt prosjektregister

Prosjektbudsjett i timer og kostnader på ansattnivå Fakturere timer og andre kostnader

ansatte påføres egen timekostnadsrate Timer og reisekostnader kontert på prosjekt

Prosjektregnskap med timer, timekostnad, andre kostnader og budsjett i UBW (Agresso)

13 Prosjektbudsjett i timer og kostnader på ansattnivå Fakturere timer og andre kostnader til kunde Bilagsføring - andre kostnader kontert på prosjekt (oppgave) Timer fra ansatte påføres egen timekostnadsrate Timer og reisekostnader kontert på prosjekt (oppgave) i DFØ app. Prosjektregnskap med timer, timekostnad, andre kostnader og budsjett i UBW (Agresso) Prosjekt (oppgaver) opprettes/ endres for timeføring og kostnadsføring i UBW (Agresso) sitt prosjektregister Innkjøp kontert på prosjekt (oppgave) i fakturasystem

14 Prosjektregister i UBW (Agresso)

15 Registrere tid på prosjekt og aktivitet Det er to måter å registrere tid på prosjekt/aktivitet i DFØ app. og Selvbetjeningsportalen på nett: Registrere arbeidstid og prosjekt/aktivitet på klokkeslett Registrere arbeidstid for seg og fordele prosjekt timer på egen prosjektkode uten klokkeslett

16 Registrering via kalender i mobil app

17 Registrering via stempling i mobil app

18 Ny funksjonalitet i APP en

19 Ny funksjonalitet i APP en

20 Rapporter i Selvbetjeningsportal for ansatte Den ansatte får tilgang til registrerte timer med prosjekt i Selvbetjeningsportal for forrige og inneværende måned

21 Rapporter for fagbruker i SAP cats_da/ YHR_AKT_REG

22 Faktura kontert i Basware på prosjekt Godkjenne instruktør Registrere dokument

23 Prosjektregnskap i UBW (Agresso) kontoklasse 3-8 Timer og timekostnad Prosjektregnskap Virksomhetsregnskap Timekostnad i kontoklasse 9 Prosjektstyring Regnskapet Rapportering Prosjektbudsjett

24 Hva kan du bruke informasjonen til? Hvor mye tid bruker man på oppgavene og hva koster det? Hvilke avdelinger utfører oppgavene? Historisk trend og beslutningsgrunnlag

25 Hva koster tjenestene hos Direktoratet for godt tilsyn?

26 Hvor er arbeidet utført?

27 Hvem har utført arbeidet?

28 Prosjektbudsjett

29 Timerapport med budsjett og kapasitet

30 Noen råd Skaffe kunnskap Ledelsens behov for informasjon Behov for økonomisk oppfølging Konteringsstreng Hva skal det konteres på? Så enkelt og tydelig som mulig Bør være «enkelt» for ansatte å føre på timer, reiser og faktura for å få realisme i datagrunnlaget

Like dokumenter

Produktark. Tidstyring Økonomisk prosjektstyring med fakturering

Produktark. Tidstyring Økonomisk prosjektstyring med fakturering Produktark Tidstyring Økonomisk prosjektstyring med fakturering Hva er Tidstyring? Hvor bruker vi tiden? Tidstyring gir informasjon om hva virksomheten bruker av tid på bestemte områder Hvor bruker vi