Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene?

Transkript

1 Hvordan har digitalisering av anskaffelser påvirket arbeidshverdagen hos Universitetet i Oslo og hvordan har vi tatt ut gevinstene?

2 esignatur Evaluering & tildeling System- og brukerstøtte e-handel efaktura Forvaltning og kontraktsoppfølging gir nye premisser Innkjøp er digitalisert ved UiO Gjennomføring KG-verktøy Strategisk/planlegging Operativt, forvaltning, Betaling Oppfølging forespørsel, gjennomføring dag- til dagkjøp Behov Behovsdekning Planlegging av anskaffelser Bestemme premissene

3 Hverdagen er endret Bedre styring og kontroll gjennom kontinuerlig utvikling av sikker styringsinformasjon Økt kapasitet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ved helelektronisk anskaffelsesprosess fra behov til behovsdekning Bedre sporbarhet ved at e-handel ved UiO skal videreutvikles og grunnfestes som premiss for alle anskaffelser Optimalisert gevinster i forhold til prosess og resultat Standardisert ytterligere mht prosesser, rutiner og maler Forenklet avropene mot inngåtte rammeavtaler gjennom økt bruk av e-handelsløsningen

4 Gevinster som er tatt ut Nedbemannet med 5 faste stillinger (100 %) som tilsvarer omlag 3,5 millioner kroner pr år i besparelser Økt kapasitet gir besparelser mht innleide konsulenter med om lag 4,5 millioner kr pr år i besparelser Økt servicegrad og kapasitet. Ingen ventetid for nye innkjøpssaker og mer fornøyde brukere Mer etterrettelige styringsdata for bedre økonomistyring All relevant dokumentasjon er sporbar og lett gjenfinnelig Redusert risiko gjennom bedre internkontroll Betydelig bedre oversikt over inngåtte forpliktelser

5 Innkjøp og virksomhetsstyring En definisjon: Virksomhetsstyring er å tilgjengeliggjøre styringsdata og informasjon som alle kan stole på for å forebygge, avdekke eller redusere konsekvensene av risiko, samt å styre mot de overordnede politiske føringer, mål, retningslinjer og budsjetter som virksomheten har å forholde seg til

6 Styring og kontroll Statens økonomireglement 5.3 Anskaffelser Generelt Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4 (systemstøtte i form av Bestillingsløsningen og KGV/KAS)

7 Systemstøtte for måloppnåelse Systemstøtten er innført for å nå konkrete mål: Etablert mål for innføring av ehandel Etablert mål for innføring av kontraktsadministrasjon Etablert mål for innføring av konkurransegjennomføring Etablert mål for: Besparelser Effektivisering Standardisering Brukertilfredshet Bedre internkontroll

8 Mål for ehandel Målet er å: Forhåndsgodkjenning av kjøp og sikre budsjettdekning Dokumentere løpende og oppnå bedre sporbarhet (revisjonsspor) Tilgjengeliggjøre avtaler og produkter slik at det oppnås best mulig nytte og effekt av rammeavtalene Oppnå bedre grunnlag for rammeavtaler i neste konkurranse via høy avtalelojalitet og godt statistikkgrunnlag Lagre input fra brukere kontinuerlig og bruke informasjonen til oppfølging Bedre detaljkunnskap om hva UiO kjøper Få gode avtaler og gode rutiner for å redusere UiOs totale ressursbruk innenfor innkjøp og fakturaområdet mht 66 % e-faktura og ca 45% automatch av faktura Mest mulig av bestillingene gjennom bestillingssystemet for å oppnå økt styring og kontroll som grunnlag for bedre virksomhetsstyring av 1,9 milliarder kroner av budsjettet. Høy andel bruk av systemet reduserer risiko ved at 80% av internkontrollen er innebygd i systemløsningen

9 Ordrerapport januar 2015

10 Mål for kontraktsforvaltning Målet er å: Etablere et sted hvor all informasjon om gjeldende og tidligere kontrakter registreres, oppbevares og kan presenteres brukerne Kunne systematisere og presentere nøkkelopplysninger for den totale kontraktsporteføljen Ivareta ulike brukergruppers behov for innsikt og søking i kontraktsporteføljen Gi muligheter for varsling f. eks. før utløp eller ved endringer Ta vare på forvaltningsinformasjon eksempelvis godkjenningsdokumentasjon, korrespondanse feil/ feilretting, møtereferater mm Understøtte dokumentasjon i forbindelse med avhending Understøtte enhetlig, systematisk og forutsigelig forvaltning og oppfølging av kontrakter og kontraktsporteføljer

11 Mål for Konkurransegjennomføring Målet er å: Understøtte og medvirke til enhetlig gjennomføring av alle LOA/FOA prosesser og aktiviteter Dokumentere, planlegge og generere metainformasjon Bidra til standardisering, rasjonalisering, profesjonalisering og forenkling av anskaffelsesvirksomheten Veilede brukere gjennom alle faser i innkjøpsprosessen ved å benytte beste etablerte praksis

12 Mål for Konkurransegjennomføring Målet er å: Generere protokoll og sikre nødvendig og foreskrevet dokumentasjon i forbindelse med gjennomførte anskaffelsesprosesser Forenkle kontrolloppgaver for revisjon/internrevisjon Standardisere maler og maldokumenter Forenkle dialog mellom kunde og leverandør

13 Mål for prosjektorganisering Innkjøpssjef UiB Innkjøpssjef NTNU Innkjøpssjef UiO Adm dir Amesto Felles styringsgruppe PL UiB PL NTNU PL UiO Konsulenter Amesto Felles arbeidsgruppe PD UiB PD NTNU PD UiO Effektiv ressursbruk i anskaffelsesprosessen, samt økt standardisering, bedre funksjonalitet og brukergrensesnitt gjennom felles prosjektorganisering og innkjøpssamarbeid

14 Mål for effektivisering Resultatindikator Per Mål for perioden Faktiske besparelser Reduserte utgifter til konsulenter for gjennomføring av anskaffelser Sum besparelser 17,85 mill kr (målt 7 rammeavtaler) 1,96 mill kr (Inventura AS) (4,9) 2,50 mill kr (NOSYKO AS) (7,5) 22,31 25 mill pr år = 100 millioner Antall konkurranser med miljøkrav 17 STK (totalt utlyst 99) - relevant og egnet Antall konkurranser med etiske krav 18 STK (totalt utlyst 99) - relevant og egnet Antall rammeavtaler 133 STK (SI) 59 (EA) Totalt 192 (298 pr des 2014) 300 Andel bruk av bestillingsløsningen 65% (73 % pr ) 85%

15 Mål for standardisering Standarder er kollektive goder som bidrar til systematisering både innenfor næringslivet og i samfunnet som helhet. De effektiviserer og forenkler Standardisering innebærer utarbeiding av krav og spesifikasjoner til varer, tjenester og prosesser. Målet er å oppnå praktiske og økonomiske fordeler

16 Andre mål Bedre brukertilfredshet Brukerundersøkelsen 2014 viser at brukerne er fornøyd med brukerinvolvering, kurs, service, kvalitet og tilgjengelighet. Målet er 80 % brukertilfredshet En moden innkjøpsfunksjon PWC s modenhetsanalyse 2013 viser at UiO scoret best av statlige innkjøpsfunksjoner Blant de beste innkjøpsmiljøene Blir kontaktet av andre innkjøpsfunksjoner for erfarings- og kunnskapsoverføring Rekruttere og beholde Til tross for at vi ikke er lønnsledende Økt kapasitet til tross for reduksjon av 5 faste årsverk Seksjon for innkjøp gjør 20 % flere anskaffelser og benytter ikke innleide konsulenter

17 Redusere tapte muligheter Ved IKKE å ta i bruk elektronisk systemstøtte kan man risikere bl. a. å tape muligheter til bedre internkontroll, økonomiske besparelser og evnen til å rekruttere og beholde de beste innkjøperne

18 Kvalitetsutvikling av innkjøp Fokus på gode relasjoner, revisjon, risiko og systemstøtte gir økt kvalitet Relasjonsutvikling Dialog over tid med UiOs enheter, leverandører og UiB, UiT, NTNU Revisjon Regelmessig revisjon av systemer, rutiner, prosedyrer og kontrakter og arbeidsmetodikk Risikostyring Vurdere konsekvenser og sannsynlighet for at uønskede hendelser oppstår og iverksette risikoreduserende tiltak Rapportering Evaluering, analyser, måling og styring gjennom definerte nøkkeltall

19 Styring og kontroll Verktøy IKT-systemstøtte måling og rapportering kontroll og læring KGV (Amesto) Bestillingsløsning (Basware) Fakturasystem (Basware) Integrasjon Sak/arkiv(ePhorte) Kontraktsadministrasjonssystem (Amesto)

20 Suksessfaktorer 1) Ønske om og vilje til økt styring og kontroll 2) Ledelsesforankring og fokus! «Fokus gir motivasjon» 3) Profesjonalisering og organisering 4) Et høyt servicenivå mot enheter og deres behov 5) Oppfølging mot enheter og deres ledere 6) God dialog mellom oppdragsgiver og leverandør 7) Felles anstrengelser for å synliggjøre nødvendigheten av systemstøtte i hele innkjøpsprosessen gjennom kontinuerlig oppfølging, opplæring og utvikling av sammenhengskompetanse

21