Konsekvenser ved endring av anskaffelsesprosedyrer

Transkript

1 Advisory Konsekvenser ved endring av anskaffelsesprosedyrer Direktør Gunnar Wessel Thomassen NHOanskaffelseskonferanse 20 May 2015

2 Agenda 1. Oppdragsbeskrivelse 2. Resultater fra undersøkelsen 3. Viktige kostnadsdrivere i anskaffelsesprosessen 4. Anskaffelsesprosessen 5. Konklusjon og anbefalinger

3 Konsekvenser ved endring av anskaffelsesprosedyrer Oppdragsbeskrivelse Vurdere og foreta beregninger av fremtidige kostnader knyttet til Forenklingsutvalgets nye forslag til tilbudskonkurranse Kostnadsdrivere knyttet til Forenklingsutvalgets forslag Vurdere muligheten av å isolere kostnadselementer som er regelverksdrevet Om rapporten Ved hjelp av scenariobeskrivelser sammenliknes ressursbruken og de ulike kostnadselementene mellom forhandlet prosedyre og åpen anbudskonkurranse Det ligger ikke i oppdraget å beregne eventuelle positive effekter eller gevinster av kommersielt forbedrede avtaler, færre klager og mindre frustrasjon som følge av innføring av forhandlet prosedyre. 3

4 Innføring av tilbudskonkurranse vil medføre en årlig samfunnsmessig merkostnad på hhv minimum 17% og 27% for oppdragsgivere og tilbydere Kostnad for oppdragsgiver ved åpen og forhandlet prosedyre +44% +17% Åpen prosedyre, 3 leverandører 1 forhandling, 3 leverandører 1 forhandling, 5 leverandører Totalkostnad per prosedyretype/år Økt kostnad ift billigste alternativ % økning i kostnad ift billigste alternativ 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kostnad for leverandør ved åpen og forhandlet prosedyre +68% +27% Åpen prosedyre, 3 leverandører 1 forhandling, 3 leverandører 1 forhandling, 5 leverandører Totalkostnad per prosedyretype/år Økt kostnad ift billigste alternativ % økning i kostnad ift billigste alternativ 80% 60% 40% 20% 0% 4

5 Stimulering av konkurranse med forhandlinger medfører økt ressursbruk for både oppdragsgiver og tilbydere Totalkostnad oppdragsgiver og leverandører ved ulike alternativer % +21% +22% +25% +30% +33% +36% +55% +67% 80% 70% 60% 50% 40% 30% % % - Åpen prosedyre, 3 leverandører ÅP: 3 lev.(50%); FP, 1 forhandling 3 lev.(25%), 5 lev (25%) 1 forhandling, 3 leverandører Åpen prosedyre, 5 leverandører ÅP: 3 lev.(50%); FP, 2 forhandlinger: 3 lev.(25%), 5 lev (25%) ÅP: 5 lev.(50%); FP, 1 forhandling: 3 lev.(25%), 5 lev (25%) 2 forhandlinger, 3 leverandører ÅP: 5 lev.(50%); FP, 2 forhandlinger: 3 lev.(25%), 5 lev (25%) BASEKOSTNAD FORSKJELL FRA BILLIGSTE ALT. %-vis forskjell fra billigste 1 forhandling, 2 5 leverandører forhandlinger, 5 leverandører 0% 5

6 Den viktigste kostnadsdriveren i de ulike prosedyrene er tidsanvendelsen i anskaffelsesprosessen Dimensjonerende faktorer Antall tilbydere Kostnadsdriver for oppdragsgiver knyttet til tidsbruk ved behandling av tilbud Kostnadsdriver for alle tilbyder totalt ved summen av tidsbruk for alle tilbydere For forhandlet prosedyre vil tilbyder få en direkte økt kostnad i tidsbruk på gjennomføring av forhandlinger, mens oppdragsgiver må tilfredsstille likebehandlingsprinsippet og avsette like mye tid til hver tilbyder som betyr dess flere leverandører, jo lengre tidsbruk Antall forhandlinger Gjennomføringstiden på forhandlingene, herunder antall forhandlinger som kreves I beregningene følger at forhandlet prosedyre krever 3 dager mer for oppdragsgiver pr anskaffelse sammenlignet med åpen anbudskonkurranse Tilbyderne må regne med økt ressursbruk ved å delta I tilbudspresentasjoner og forhandlinger med ca 7 dager for tre inviterte tilbydere (forutsatt 1 tilbudspresentasjon) Lønnsnivå i Norge Sammenlignet med andre europeiske land er det norske lønnsnivået ca 11% høyere enn land nr 2 på listen (Luxemburg) Følger en utvikling fra industrien skulle dette innebære at reduksjon av manuelt arbeid og satsing på automatisering av arbeidsprosesser ble sterkere fokusert i konkurransegjennomføringsprosessen Den foreslåtte innføringen av forhandlinger gjennomføres i dag hovedsakelig som en manuell prosess og vil ikke bidra til reduksjon av kostnadsnivået * Basert på justerte tall fra Eurostats for 2011 som er benyttet i «Public Procurement in Europe, Cost and Effectiveness", fra, London Economics, Ecorys 6

7 Prosedyrene er gode nok utfordringene ligger ikke i selve gjennomføringen av anskaffelsen Den helhetlige anskaffelsesprosess 3 faser Behovsdefinering og planlegging Konkurranse og avtaleinngåelse Bestilling, leveranse- og kontraktsoppfølging Våre årlige modenhetsanalyser i perioden 2010 til 2013 identifiserer følgende fire hovedutfordringer knyttet til anskaffelsesprosessen og fokuset på verdiskapning. 1. Fragmentert tilnærming til innkjøpsarbeidet ingen rød tråd fra behov til betaling 2. Begrenset fokus på planlegging av innkjøpene og styring av risiko 3. Utnytter ikke elektroniske verktøy og standardisert malverk 4. Mangler systematisk kompetanseoppbygging 7

8 Konklusjon og anbefalinger De foreslåtte endringer i LOA/FOA vil føre til økt tidsbruk og en kostnadsøkning for både oppdragsgivere og tilbydere Det vil være en mer kostnadseffektiv løsning å velge åpen anbudskonkurranse som førstevalg av prosedyre. Skap forutberegnelighet hos tilbydere ved å videreutvikle kompetansen med enkle retningslinjer for tidlig dialog med markedet for å sikre gode kravspesifikasjoner. Intensiver oppfølging av «den gode kontrakt» slik at både oppdragsgiver og tilbyder evner å realisere den forventede verdiskapning. Fremtiden er bruk av elektroniske prosesser dette vil redusere tidsbruk både hos oppdragsgiver og tilbydere. 8