Diagramnavn: Anskaffelsesprosess Motta leveranse Besluttet anskaffelse Motta faktura. Diagramnummer: 1.0.0

Transkript

1 1.0.0 Hovedprosess Anskaffelsesprosess Profesjonell planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser skal sikre DSB effektiv ressursbruk og god Besluttet anskaffelse Motta Motta faktura Overordnet diagram for korrekt anskaffelsesprosess i henhold til vedtatte rutiner, etablert praksis og gjeldende rett. Behov oppstår Behov dekket Behov oppstår Behov dekket Vedtatt anskaffelsesstrategi Tilhørende lover og forskifter Økonomireglement for staten inkludert rutiner for fakturering og budsjettmyndighet Bestilling sendt Faktura betalt 1 av 7

2 1.1.0 Bestilling bestilling Beslutning om anskaffelse Sikre effektiv ressursbruk og god Diagram for utarbeidelse av bestilling. Nei Delvis Har vi en kontrakt? Ja Beslutning om anskaffelse Bestilling sendt Bestillingsseddel DSB kontraktsvilkår DSB fakturabestemmelser Inngå kontrakt Ha minikonkurranse bestilling (basert på kontrakt) Konkurransegjennomførings verktøy (KGV) E-handelsløsning sadministrasjonsverktøy () inngått Bestilling sendt 2 av 7

3 1.1.1 Inngå kontrakt Inngå kontrakt Behov for kontrakt Kunngjøre ihht. prosedyre Profesjonell planlegging og gjennomføring av anskaffelser skal sikre effektiv ressursbruk og god kravspesifikasjon Svare på spørsmål Forhandlinger Motta tilbud Diagram for inngåelse av kontrakt etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser Forhandlingsprotokoll Evaluere tilbud Behov for kontrakt Velge prosedyre Tilbudsevaluering inngått Mal for konkurransegrunnlag Mal for kravspesifikasjon Mal for kontrakt Doffin/ TED KGV konkurransedokumenter ihht. prosedyre Kunngjøring Oppdatert kunngjøring Anskaffelsesrapport/ -protokoll Håndtere klager Endelig tildeling Rangering tilbud Tildele kontrakt sregister Signert kontrakt Signere kontrakt inngått 3 av 7

4 1.1.2 Ha minikonkurranse Ha minikonkurranse Behovsbeskriv else Svare på spørsmål Gjennomføre minikonkurranse på en måte som sikrer effektiv ressursbruk og god kravspesifikasjon Invitere ihht. avtale Diagram for gjennomføring av minikonkurranse basert på kontrakt (rammeavtale) Motta tilbud Behovsbeskrivelse inngått Minikonkurransedokumenter (rammeavtale) konkurransedokumenter ihht. avtale Forhandlinger Evaluere tilbud sregister Signert kontrakt KGV Rangering tilbud Signere kontrakt Minikonkurranseverktøy Håndtere innsigelser Tildele kontrakt inngått 4 av 7

5 1.2.0 Motta Motta Motta Profesjonell oppfølging av anskaffelser skal sikre effektiv ressursbruk og god Diagram for mottak av og avvikshåndtering. Leveranse mottatt Kontrollere n Korrigert Leveranse godkjent Følgeseddel Logre (materiellregister) Leveranse = bestilling? Nei E-handelsløsning Tjeneste- eller materiellregister (Leveranseregister) Ja Følgeseddel Leveranseregister 5 av 7

6 Profesjonell oppfølging skal sikre god Diagram for avvikshåndtering. Dokumentere avviket Leveranseavvik Leveranse korrigert Avviksbeskrivelse Nedfelles i avvikslogg () Avvikslogg Melde avvik (ihht kontraktens bestemmelser) E-handelsløsning Leveranseregister Avtale korrigert Korrigert 6 av 7

7 1.3.0.Motta faktura Motta faktura Mottak faktura E-/ Papirfaktura?.ehf Leverandør korrigerer Profesjonell oppfølging av n skal sikre effektiv ressursbruk og god Diagram for mottak og betaling av faktura Mottak DSB Papir Feil/avvik/annet Faktura mottatt Etterkontroll ØKO Faktura betalt Mottak DFØ Bokføring Regnskap (Agresso) Faktura (Contempus) Basware (ehandel) Alusta Contempus Godkjenner Utbetaling (Norges Bank) Leveranseregister Førkontroll ØKO Kontroll attestant Faktura betalt 7 av 7