Referat tilbudskonferanse

Transkript

1 ANSKAFFELSE AV IT-UTSTYR Referat tilbudskonferanse Anskaffelse av IT-utstyr Dato: 11. februar 2014 Sted/adresse: Park Inn by Radisson, Gardermoen Tidspunkt: Kl. 09:00 10:15 Deltagere: Leverandører Bjørn Breivik Silje Jakola-Fjeld Hanna Udnæs Hoel 1 Velkommen 2 Bakgrunn for anskaffelsen Etablere rammeavtaler som sikrer helseforetakene tilgang til IKTutstyr. Styringsgruppen består av deltakere fra alle de regionale helseforetakene. Hvert deltilbud har en produktgruppe med teknikere og fagpersonell, ca. 5-7 personer i hver gruppe. Spørsmål: Er Norsk Helsenett med i denne konkurransen? Svar: Ja se vedlegg kunder/tiltredelser. På grunn av forsinkelser i Doffin er tilbudsfristen endret til 7.mars 2014 kl. 12:00.

2 3 Informasjon om konkurransedokumenter Gjennomgang av konkurransedetaljer og konkurransedokument. Se vedlagt presentasjon for mer informasjon. Forpliktelseserklæring Forpliktelseserklæring kan benyttes på to kvalifikasjonskrav, tilbyders økonomiske og finansielle stilling og tilbyders erfaring. Dette må legges ved en forpliktelseserklæring per foretak man ønsker å støtte seg på for å oppfylle kravene. I tillegg til forpliktelseserklæring må dokumentasjon fra samarbeidspartner legges med. Kravspesifikasjon O-krav er obligatoriske krav. Krysses det Nei på O-krav vil dette føre til avvisning. Hvite felt skal fylles ut. Prisutfyllingsskjema Hvite felt skal fylles ut. Kommunikasjon/endringer Spørsmål: Er det avtaleperiode på 4 år? Hva skjer etter 2 år? Svar: Avtaleperioden er på 2 år, med mulighet for prolongering i 2 år. Det vil bli gjennomført minikonkurranser i deltilbudene, se den enkelte rammeavtale for mer informasjon. Dette gjelder ikke for deltilbudet IT-tilbehør. Spørsmål: Må det lastes opp HMS erklæring for hvert enkelt deltilbud, eller holder det å laste opp en gang? Svar: Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav skal lastet opp under arkfanen Kvalifikasjonskrav i Mercell. Det holder å laste opp disse dokumentene en gang. Dokumentasjon til det konkrete deltilbudet må lastes opp under hvert enkelte deltilbud, herunder også kvalifikasjonskravet Erfaring. Spørsmål: Vektlegges erfaring får man noen poeng? Svar: Man får ikke poeng på kvalifikasjonskrav. Det er kun bestått/ikke bestått. Spørsmål: Hvilken forpliktelser har helseforetakene? Svar: Helseforetakene skal benytte seg av avtalen REFERAT TILBUDSKONFERANSE // 2

3 Spørsmål: IT-tilbehør HSØ har egen avtale, hvordan spiller dette inn? Svar: HSØ kan tiltre avtalen etter hvert. Se vedlegg kunder/tiltredelse for informasjon. Spørsmål: Deltilbud nettverk/lagring - Hvordan fungerer minikonkurranser på disse områder? Svar: Det vil bli gjennomført minikonkurranser for hvert avrop. Se rammeavtaler og minikonkurransegrunnlag Nettverk/lagring for mer informasjon. Spørsmål: Hvorfor er det ikke satt priskriterier i hovedkonkurranse for nettverk/lagring? Svar: Da det ikke er produkter på hovedavtalen er det ikke satt pris som tildelingskriterium. I minikonkurransene vil pris være et tildelingskriterium. Spørsmål: Lagring vil kontrakt på dette delområde være knyttet opp mot varelinjene nevnt i kravspesifikasjonen? Svar: Hvis man blir tildelt kontrakt på lagring er ikke den knyttet opp til den enkelte varelinje i kravspesifikasjonens arkfane «Produktoversikt». Man vil få tildelt kontrakt på hele delområdet også vil det bli opplyst i hver minikonkurranse hva som skal anskaffes. Dersom man kan levere det som etterspørres kan man delta i minikonkurransen. Spørsmål: Deltilbud nettverk - det oppgitte produsentutvalget, er det absolutt? O-krav NE 1-2 er absolutt. Spørsmål: Et deltilbud har kun O-krav. Er dette riktig? Hvorfor er dette gjort? Svar: Ja, dette er riktig. Produktgruppen mener man har sikret gode nok produkter gjennom O-kravene. Spørsmål: Sier avtalen noe om valuta? Hvordan preger dette avtaleperioden på to år? Svar: Avtalene har ingen klausul for regulering av valuta. Leverandør vil ved fastsettelse av sin tilbudspris i minikonkurransene også kunne ta høyde for valutaendringer. REFERAT TILBUDSKONFERANSE // 3

4 Spørsmål: Hvor har man tatt hensyn til konvergerte løsninger? Svar: Regionene har ikke landet på en felles løsning for konvergerte løsninger. Informasjonsskriv vedr. konvergerte løsninger vil bli lagt ut i Mercell. Spørsmål: Vil konvergerte løsninger blitt tatt inn under minikonkurranser på nettverk eller lagring? Svar: Nei. Spørsmål: Kan man kjøre minikonkurranse om hvem som skal være leverandør det neste året, uten at konkret avrop er spesifisert? Svar: Nei Spørsmål: Hvilken kjøpsavtale vil ligge til grunn? Svar: Den lille kjøpsavtalen til Difi vil hovedsakelig ligge til grunn i minikonkurranser på nettverk/lagring dette vil fremkomme i det enkelte minikonkurransegrunnlag. Spørsmål: deltilbud nettverk de fire som er spesifisert: Er det bestilling av eksisterende utstyr på nytt, eller kommer det noe nytt? Svar: Se rammeavtale på nettverk pkt 2.2 for informasjon om avrop på avtalen. Spørsmål: Detilbud nettverk/lagring: Hvorfor står det ikke «eller tilsvarende» bak produsentene? Svar: Referansen «eller tilsvarende» peker til det andre alternativet i FoA 17-3 (10), altså i de tilfeller hvor «en tilstrekkelig presis og forståelig beskrivelse av kontraktens gjenstand i henhold til fjerde eller femte ledd ikke er mulig». I vårt tilfelle er det bestemmelsens første alternativ som er aktuelt, altså at «kontraktens gjenstand berettiger» det. Spørsmål: Ref. krav 1.3 i deltilbud nettverk: Hva blir evaluert under tildelingskriteriet produktsortiment på nettverk? REFERAT TILBUDSKONFERANSE // 4

5 Svar: Det vil bli gitt uttelling for mest mulig bredde i sortimentet med følgende presiseringer: Tilbydere som tilbyr produkter fra flere ulike produsenter vil score bedre enn tilbydere som kun oppfyller O-krav NE 1-2. Produkter fra produsenter nevnt i arkfane «produktoversikt» vil telle mer enn produkter fra produsenter som ikke er nevnt der. I tillegg vil bredden i produktutvalget bli tillagt vekt slik at tilbydere som har et større produktutvalg per produsent vil score bedre enn de som har et mindre produktutvalg per produsent. Spørsmål: Er det anledning til å inngi tilbud pr. region? Svar: Nei 4 Mercell KGV All kommunikasjon skal sendes via Mercell KGV. Oppdragsgiver oppfordrer tilbydere til å gjøre seg godt kjent med systemet. Ta kontakt med support@mercell.com ved spørsmål til systemet. 5 Videre fremdrift Ny tilbudsfrist 7. mars 2014 kl. 12:00. Tildeling vil skje ultimo april. Frist for å stille spørsmål vil også bli endret. Oppdatert informasjon vil bli lagt ut på mercell.no Merk! Vareprøver for klienter og tilbehør skal leveres innen tilbudsfrist til oppgitt adresse i konkurransegrunnlaget. Tilbydere oppfordres til å sende spørsmål i konkurranseperioden. Slutt REFERAT TILBUDSKONFERANSE // 5