Roller og ansvar i anskaffelsesprosessen i NSB.

Transkript

1 Roller og ansvar i anskaffelsesprosessen i NSB. 1. Innledning I henhold til policy for NSB-konsernets anskaffelser skal alle anskaffelser gjennomføres med stor grad av profesjonalitet og effektivitet, blant annet i forhold til organisering og gjennomføring. 1.1 Styrende dokumenter for anskaffelser i NSB Policy for NSB-konsernets anskaffelser Fullmaktsdokument for anskaffelser i NSB konsernet Etiske retningslinjer for NSB-konsernet I tillegg gjelder skjema og sjekklister for gjennomføring av anskaffelsesprosessen i NSB-konsernet. 1.2 Hensikten med retningslinjene Disse retningslinjene definerer anskaffelsesprosessen i NSB med hovedaktiviteter og underliggende aktiviteter, og angir hvilke roller som skal være delaktig i gjennomføringen av anskaffelsene. Videre definerer retningslinjene hvordan ansvaret for ulike oppgaver i anskaffelsesprosessen skal fordeles på de ulike rollene. 1.3 Dokumentets gyldighetsområde Disse retningslinjene gjelder hele NSB-konsernet. Retningslinjene gjelder for alle anskaffelser over ,-. Retningslinjene gjelder også for alle interne anskaffelser. Hvis det i unntakstilfeller skulle være nødvendig med avvik fra disse retningslinjene må dette dokumenteres og begrunnes skriftlig. Avviket skal godkjennes og signeres av ansvarlig virksomhetsleder. For støtteenheter (Mantena, Trafikkservice og Arrive) og stabsenheter, skal avvik godkjennes av styreleder/konsernsjef. Godkjente avvik skal rapporteres til Innkjøpsdirektør Konsernstab. 2. Roller i anskaffelsesprosessen 2.1 Prinsipper Anskaffelsesprosessen gjennomføres tverrfaglig ved opprettelse av tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT), som sikrer at alle relevante faktorer og hensyn ivaretas i Side 1 av 8

2 anskaffelsesprosessen. Oppgaver som skal utføres i anskaffelsesprosessen er tildelt roller som skal besettes i gjennomføringen av den enkelte anskaffelse. Rollene skal som minimum ivaretas av to personer. Hver person kan ha tildelt en eller flere roller. Antall personer som deltar i anskaffelsesprosessen skaleres etter anskaffelsens størrelse og kompleksitet. Budsjettansvarlig skal navngi personer til hver enkelt rolle ved initiering/igangsetting samt påse at anskaffelsen tildeles nødvendig ressurser utover dette ved behov. Rollene budsjettansvarlig og innkjøpskoordinator kan ikke bekles av samme person. 2.2 Mindre anskaffelser For anskaffelser mellom ,- og 1 million gjelder prinsippet om dualisme, dvs at det alltid skal være minimum to personer som tar beslutning om inngåelse av kontrakt. 2.3 Anskaffelser over 1 million For anskaffelser over 1 million er det definert et sett med roller som skal fylles ved gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Rollene skal fylles av minimum to personer, men en person kan fylle en eller flere roller. Det er definert følgende roller: Roller Hvem Oppgaver i hovedtrekk: Budsjettansvarlig Innkjøpskoordinator I henhold til budsjettmyndighet i hvert virksomhetsområde Innkjøper, kontraktsansvarlig, produktgruppeansvarlig, prosjektleder eller lignende Initiere, godkjenne budsjettrammer og igangsetting av anskaffelsen. Vurdere behovet for styringsgruppe, prosjektleder og andre nødvendige ressurser. Gi mandat og utnevne deltagere til TAT. Godkjenne kontraktsstrategi og beslutte kontraktsinngåelse. Ansvarlig for uttak av effekter. Kontraktseier. Lede anskaffelsesprosessen og være kommersielt og anskaffelsesfaglig ansvarlig. Ivareta for eksempel kunngjøring, markedsanalyser, kommersielle betingelser, gjennomføring av evaluering og forhandling m.m. Ansvarlig for at anskaffelsen dokumenteres i Contiki. Side 2 av 8

3 Roller Hvem Oppgaver i hovedtrekk: Kontraktsforvalter Den som følger opp kontrakten mot leverandør og brukere etter kontraktsinngåelse. Aksept av leveranse. Løpende kontakt med brukere, innkjøpskoordinator og leverandør i kontraktsperioden. Sørge for at garantier og avtalte vilkår blir oppfylt. Legge til rette for uttak av effekter. Ansvarlig for dokumentasjon og oppdatering i Contiki etter kontraktstildeling Fagansvarlig Kvalitetssikrer Fagpersonell som er eksperter på gjeldende vare- og tjenesteområde. Budsjettansvarlig, konserninnkjøp, konsernadvokat eller eventuell annen juridisk kompetanse Ansvarlig for beskrivelser av leveransen slik som teknisk spesifikasjon, funksjonelle krav og kriterier, grensesnitt mot andre systemer, krav til drift- og vedlikehold m.m. Ansvarlig for at bruker/behovshaver og ulike fagmiljø (for eksempel fagforening, bedriftshelsetjeneste, HMS- og miljøansvarlige, m.fl.) blir involvert i anskaffelsen. Sikre at anskaffelsesprosessen følger interne retningslinjer, lover og regler, at den utføres profesjonelt og effektivt. Bidra eventuelt med støtte i anskaffelsesfaglige og/eller juridiske problemstillinger. Side 3 av 8

4 3. Anskaffelsesprosessen I henhold til Policy for NSB-konsernets anskaffelser skal anskaffelser gjennomføres basert på en felles anskaffelsesprosess. Anskaffelsesprosessen i NSB består av følgende hovedfaser, underfaser og hovedaktiviteter: Hovedfaser Underfaser Hovedaktiviteter Planlegging/analyse Initiering Opprette mandat. Gjennomføre lønnsomhetsvurderinger og/eller kjøpe/lage-vurderinger. Risikovurderinger. Opprette tverrfaglig team (TAT). Behov og marked Strategi og spesifikasjon Gjennomføre behovsverifikasjon og markedssøk. Definere baseline. Eventuell Request for Information (RFI) til markedet. Omforme behovsanalyser til spesifikasjon. Utarbeide kontraktsstrategi. Etablere evalueringsmodell. Konkurranse Konkurransegrunnlag Utarbeide øvrige deler av konkurransegrunnlaget. Kunngjøring. Gjennomføre eventuell prekvalifisering. Evaluering/forhandling Kontrakt Foreta tilbudsevaluering og gjennomføre forhandlinger. Utarbeide anskaffelsesprotokoll. Utforme endelig kontrakt som signeres av begge parter. Kontraktsoppfølging Oppfølging Implementere kontrakten i organisasjonen, dvs oppfølging av leverandør og leveranse, kommersiell oppfølging av kontrakt (garantistyring, fakturering, betalingsplaner, eventuelle dagbøter m.m.), måling og rapportering av effekter. Erfaringsoverføring Dokumentasjon av erfaringer med prosessen, leverandøren og leveransen. Side 4 av 8

5 4. Ansvar i anskaffelsesprosessen I det følgende beskrives den enkelte rolles ansvar i fasene i anskaffelsesprosessen. 4.1 Planlegging/analyse Faser Initiering Behov og marked Strategi og spesifikasjon Roller Budsjettansvarlig Vurdere lønnsomhet, risiko og kjøpe/lage Godkjenne mandat, budsjettrammer og igangsetting Sørge for at baseline/ nåværende kostnadsnivå blir definert Godkjenne kontraktsstrategi Utpeke personer til rollene og opprette TAT, eventuelt prosjektgruppe og styringsgruppe Eventuelt informere konserninnkjøp og egen innkjøpsansvarlig Innkjøpskoordinator Utforme mandat Gjennomføre markedsanalyser Gjennomføre eventuell RFI Utforme kontraktsstrategi Etablere evalueringsmodell Kontraktsforvalter Bistå med markedskunnskap Bistå i utarbeidelse av leveransebeskrivelse Fagansvarlig Sikre behovsverifisering og bistå med markedskunnskap Ansvarlig for leveransebeskrivelse (teknisk, funksjonell og andre spesielle hensyn) Kvalitetssikrer Kvalitetssikre mandat og andre formaliteter Bistå med markedskunnskap Kvalitetssikre kontraktsstrategi Side 5 av 8

6 4.2 Konkurranse Roller Faser Konkurransegrunnlag Evaluering/forhandling Kontrakt Budsjettansvarlig Godkjenne endelig konkurransegrunnlag Etablere forhandlingsteam Ansvar for beregning av tilbudenes økonomiske konsekvenser for NSB Signere kontrakt Godkjenne og signere anskaffelsesprotokoll Innkjøpskoordinator Ansvarlig for sammenstilling av konkurransegrunnlaget Ferdigstille evalueringsmodellen Kunngjøring i Doffin/TED Lede tilbudsevalueringen Gjennomføre eventuelle tilbydermøter Forestå eventuell avvisning av leverandører og tilbud Lede forhandlingene Utarbeide anskaffelsesprotokoll Ansvarlig for innstilling til valg av tilbud Sørge for signering av kontrakt i henhold til Fullmaktsdokument for anskaffelser i NSB-konsernet Ansvarlig for tildelingsbrev til deltagere i konkurransen Mottak og behandling av eventuelle klager Sluttføre anskaffelsesprotokoll Kunngjøre kontrakt i Doffin/TED Kontraktsforvalter Innspill til konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Kontaktperson for oppfølging av kontrakten Fagansvarlig Godkjenne endelig leveransebeskrivelse Ansvarlig for evaluering av tilbudenes leveransebeskrivelse Kvalitetssikrer Kvalitetssikre endelig konkurransegrunnlag Kvalitetssikre tilbudsevalueringen Kvalitetssikre kontrakt Side 6 av 8

7 4.3 Kontraktsoppfølging Faser Oppfølging Erfaringsoverføring Roller Budsjettansvarlig Innkjøpskoordinator Kontraktsforvalter Fagansvarlig Kvalitetssikrer Godkjenne tilleggs- og endringsordrer Ansvarlig for å rapportere effekter av anskaffelsen inkl bergning av livssykluskostnader Bistå kontraktsforvalter i oppfølging av kontraktens kommersielle vilkår Behandle eventuelle klager Implementere kontrakten i linjen Aksept av leveranse i henhold til kontrakt (kvalitet, kvantitet, tid og sted) Forestå garantistyring, reklamasjon og registrering/oppfølging av leveranseavvik Legge til rette for uttak av effekter og måling Utforme tilleggs- og endringsordrer i henhold til kontraktens bestemmelser Undersøke leveransen og godkjenne og/eller melde eventuelle avvik til kontraktsforvalter Bistå kontraktsforvalter ved oppfølging av eventuelle leveranseavvik, reklamasjon m.m. Bistå innkjøpskoordinator ved konflikt/tvist og eventuelle klager Samle opp og dokumentere erfaringer fra anskaffelsesprosessen Samle opp og dokumentere erfaringer med leveransen og leverandøren Melde erfaringer med leveransen og bruk av denne til kontraktsforvalter 5. Revisjonshistorikk Dato Beskrivelse av endringen som er foretatt fra forrige versjon Ny utgivelse 6. Godkjennelse Utarbeidet av: Gjennomgått av: Godkjent av: Linda Rønneberg Kjell Haukeli og Dag Einar Enger Nordby Side 7 av 8

8 7. Dokumentinformasjon Dokumenttype: Ledelsesdokument Utgiver: NSB Konsern, Økonomi Tema: Administrasjon, Anskaffelser og innkjøp, Økonomi Side 8 av 8