Kontraktsstrategi for BA-anskaffelser. Magne Hareide Seniorrådgiver DIFI 4. april 2018

Transkript

1 Kontraktsstrategi for BA-anskaffelser Magne Hareide Seniorrådgiver DIFI 4. april 2018

2 kontraktsstrategi Hvorfor? Hva? Når? Hvem?

3 Hvorfor? Undersøkelser viser at få kommuner har helhetlige og tverrfaglige innkjøpsrutiner for bygg Vi vil tilby et verktøy for å endre dette

4 Hjelp til å få til Strategiske veivalg Et beslutningsunderlag som lages tidlig i prosessen Hvorfor? Hvordan fordele oppgaver, ansvar og usikkerhet Viktige vurdering og mål for å få en best mulig anskaffelsesprosess Riktige vurderinger på riktig tidspunkt Bedre konkurranse tilpasset markedet

5 Hva? En Mal for kontraktsstrategi med tilhørende veileder for ulike anskaffelser i et bygg- eller anleggsprosjekt

6 Mal kontraktsstrategi med tilhørende veileder Hva? 1. Mandat 2. Prosjektets økonomi og organisering 3. Planlagt gjennomføring (tidsplan og ressurser mm.) 4. Vurdering av markedet og tiltak for dialog med markedet 5. Kontraktene (gjennomføringsmodeller, kontraktskrav, vederlagsmodeller mm.) 6. Konkurranse og anskaffelsen (anskaffelsesmetode, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier mm.) 7. Risikoanalyse 8. Implementering (kontraktsoppfølging, målbare indikatorer og evaluering mm.)

7

8

9 Når? Når det er besluttet å anskaffe!

10 Vi anbefaler et tverrfaglig arbeid, for eksempel: Hvem? Prosjektleder leder med støtte fra: Prosjekteier Tekniske rådgivere Juridisk rådgiver Miljørådgiver SHA-rådgiver Bruker Drift

11 Kapittel 1 Mandat

12 Mandatet Bakgrunn Vise til grunnlagsdokumentasjonen for prosjektet/ anskaffelsen Formålet Det behovet som anskaffelsen skal dekke og krav til f.eks. ytre miljø, SHA, universell utforming, og Drifts- & livssykluskostnader

13 Spesielt om miljø Lov og forskrift pålegger oppdragsgivere å innrette virksomhet og anskaffelser til beste for miljø og klima. kontraktsstrategien skal vise hvordan miljøet ivaretas med mål og virkemidler Bruk DIFIs miljøkriterieveiviser! Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-NC-SA

14

15 Kapittel 2 Kartlegging av anskaffelsen

16 Hva skal du anskaffe? Roseløkka skole Skole og idrettshall (en kontrakt eller flere?) Inventar SD-anlegg Adkomst skole Vurdér om det skal brukes eksisterende rammeavtaler Vurdér om tjenester og/eller andre behov kan samordnes med parallelle prosjekter Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-NC-SA

17 Litt om delkontrakter FOA 19-4 (2) Oppdragsgiver må begrunne om anskaffelse ikke deler opp anskaffelse i flere kontrakter Tiltak for å få med SMB Viktig og vanskelig side mot konkurranselovgivningens forbud mot ulovlig prissamarbeid Markedsdialogen kan og bør avklare hvor store og hvilke kontrakter markedet kan løse, se situasjon for Nye Veier AS Dagens næringsliv

18 Hva trenger jeg for å få til det? Usikkerhetsanalyse Grunnundersøkelse Prosjektering Entreprise Prosjektleder Byggeleder Uavhengig kontroll for prosjektering og utførelse SHA-rådgiver Kvalitetsrådgiver Kontraktsrådgiver

19 Kapittel 3 Økonomi og organisering

20 Kostnadsbilde Foreløpig prosjektkostnad Entreprisekostnad Oppgis i kunngjøring viktig varsel til leverandørene Interne kostnader Intern oppfølging Innleie av eksterne rådgivere som PL, BL, miljø, SHA, jus Finansiering Mva. Andre generelle kostnader Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-SA

21 Organisering av anskaffelsen Hvilke personer skal være inkludert? Hvilke oppgaver har personer og hvem bestemmer ved behovskollisjoner? Ansvaret for at anskaffelsen gjennomføres etter kontraktsstrategien er tillagt prosjektleder Navn Funksjon/rolle i anskaffelsen Aktivitet Prosjektleder Prosjekteier Kvalitetssikrer Anskaffelsesfaglig/ Juridisk rådgiver Evalueringskomité Brukere Fyll inn ved behov Fyll inn ved behov Å lede prosjektet fra planleggingsfase til ferdig bygg. Alle anskaffelser. Lede eierstyringsgruppen og ta beslutninger i tråd i milepælsplan Kvalitetssikre leveranser på vegne av prosjektleder. Bidra ved planlegging og gjennomføring av anskaffelser og ved tildeling av kontrakt. Juridisk vurdering av konkurranse- og kontraktsdokumenter Velge det beste tilbudet iht. kvalfikasjonskrav og tildelingskriterier. Gi innspill på behov i tidligfase. Fyll inn ved behov Fyll inn ved behov

22 Milepælsplan Tidsplan Etablert anskaffelseorganisasjon Mandat for gjennomføringsstrategi Markedsdialog for innspill til gjennomføringsstrategi Kvalitetssikring av valgt gjennomføringsstrategi. Skal det være OPS, totalentreprise, BVP? Godkjenning av valgt strategi Utsendelse invitasjon dialogkonferanse/intervju markedaktører Dialogkonferanse Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Kvalitetssikring og godkjenning av konkurransegrunnlag Kunngjøring Frist forespørsel om deltakelse Behandling av forespørsel om deltakelse Innstilling om utvelgelse av leverandører som skal inviteres til å inngi tilbud (prekvalifisering) Godkjenning av innstilling om prekvalifisering Utsendelse av invitasjon til å inngi tilbud Tilbudskonferanse/-befaring Tilbudsfrist Vurdering Forhandlinger Evaluering av tilbud og innstilling til valg av entreprenør Godkjenning av innstilling Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode tildeling Kontrakt inngås Oppstart av kontrakt Tidspunkt Tentative tidspunkter husk ting kan fort endres underveis Viktig at alle involverte vet når de skal levere slik at de kan sette av nødvendige ressurser Prosjektleder er ansvarlig for å kalle inn til møter og gi annen informasjon om tidsforløpet til riktig tid

23 Kapittel 4 Vurdering av markedet

24 Markedsvurdering Redegjøre for hvilke tiltak som skal gjennomføres for å vurdere markedet Gi overordnet vurdering av hvordan markedet har respondert på eksempelvis: Mål og krav (miljø, LCC, SHA mm) Tildelingskriterier Gjennomføringsmodeller, Vederlagsmodeller, Anskaffelsens størrelse og markedet kapasitet Forespeilet levering tidspunkt for oppstart av arbeidene byggetid

25 Kapittel 5 Risikovurdering

26 MÅ IGANGSETTES TIDLIG! NABO- FORHOLD? REGULERING AV OMRÅDET? TEKNISK INFRA- STRUKTR? EGEN KOMPETANSE? TID, KOST, KVALITET? TID TIL Å GJØRE ANSKAF- FELSEN? SPESIELLE AMBISJONER I PROSJEKTET? SÆRLIGE KRAV TIL MILJØ? Risiko Sannsynlighet (lav/middels/høy) Konsekvens (lav/middels/høy) Tiltak

27 Risikostyring Utgangspunktet er målene for anskaffelsen. Deretter: Identifisere risiko Vurdere og prioritere Etablere tiltak Følge opp Risikovurdering er en gjentagende prosess gjennom hele anskaffelsen og kontraktsperioden Identifisere Følge opp Vurdere og prioritere Etablere tiltak

28 Kapittel 6 Kontraktene

29 Valg av entreprisesmodell

30

31 Kontraktstyper og betingelser Alminnelige kontraktsvilkår: NS 8405/6/7 NS 8401/2/3 for rådgivere NTK..? Ambisjoner inn i kontrakten Lønns- og arbeidsvilkår Lærlingordning Antall ledd i kontraktskjeden Universell utforming Miljøkrav Andre? Unntak fra standardene? Vederlagsmodeller

32 Kapittel 7 Konkurransen og anskaffelsen

33 Konkurranse og anskaffelsen Valgt anskaffelsesprosedyre Valgt entreprisemodell Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Behovsbeskrivelser LIKE- BEHANDLING HET FORUT- BEREGNELIG- ETTER- PRØVBARHET FORHOLDS- MESSIGHET Kontrakter

34 kontraktsstrategien skal angi Valgt anskaffelsesprosedyre Husk at bruk av konkurranse med forhandling krever hjemmel og begrunnelse i kontraktsstrategien og anskaffelsesprotokollen Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Velges miljø, ta stilling til vektingen. Velges lavere enn 30 %, gi en begrunnelse Dette bildet av Ukjent forfatter er lisensiert under CC BY-NC-SA

35 Kapittel 8-11 Implementering, kontraktsoppfølging, endring strategi mv.

36 Noen viktige punkter Hvordan skal prosjektet/ kontrakten bemannes under utførelsen av prosjektarbeidene? Rutiner for kontraktsoppfølging og hvem har mandat til å foreta endringer (spesielt viktig i samspill) Endringsrutiner Hva er plan B? Hvem har myndighet til å endre kontraktsstrategien?

37 Målbare indikatorer Faktisk / forventet framdrift Forbrukt tid i uker frem til i dag (basert på oppdaterte framdriftsrapporter eller aller helst rett fra systemet) over/under forventet (planlagt) tidsbruk fram til i dag (fra tidsplan) Tidsbruk Forbrukte timer frem til i dag (basert på oppdaterte ressursrapporter eller aller helst rett fra systemets timelister) over/under forventet (planlagt) timebruk fram til i dag (fra ressursplan, bemanningsplan) Over eller under budsjett Forbruk i kroner frem til i dag (basert på oppdaterte økonomiske rapporter eller aller helst rett fra systemet) over/under forventet (planlagt) kostnad per i dag (budsjett, periodisert akkumulert) Antall endringsmeldinger Miljøambisjon (energi og klimaklasse) Etc

38