Sosial dumping og offentlige anskaffelser

Transkript

1 Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Konserninnkjøp Sosial dumping og offentlige anskaffelser Nasjonal fagkonferanse i offentlig revisjon 29. oktober 2014, Gunnar Wedde Avdelingsdirektør konserninnkjøp

2 Oslo kommune Desentralisert innkjøpsorganisasjon Volum på anskaffelser: 17 mrd per år 450 konkurranser over nasjonal terskelverdi

3 Konserninnkjøp Oslo kommunes kompetansesenter innen anskaffelser En avdeling i Utviklings- og kompetanseetaten 24 medarbeidere med omfattende kompetanse og erfaring innen offentlige anskaffelser Ansvarsområder: Konsernovergripende rammeavtaler Juridisk og anskaffelsesfaglig rådgivning Kompetanseheving Strategiske utviklingstiltak 4

4

5 Konsernovergripende rammeavtaler - samkjøpsavtaler 61 avtaleområder 120 leverandører 1,7 mrd i omsetning 1500 leveringssteder, 2000 bestillere fakturaer Kriterier: Kostnadsgevinster, lavere prosesskostnader og sikre god oppfølging av risikoutsatte områder 6

6 Anskaffelsesprosessen 7

7 Kontraktsoppfølging - Anskaffelsesstrategien «Oslo kommunes anskaffelser skal være innovative, økonomisk effektive og skape tillit til Oslo kommune som innkjøper» Delmål 1: «Oslo kommunes anskaffelser skal være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollmekanismer.» Delmål 4: «Oslo kommunes anskaffelsesprosesser skal omfatte god og effektiv kontraktsoppfølging» 8

8 Strategien og økonomireglementet (delmål 4) Virksomhetene skal på grunnlag av risikovurderinger av inngåtte kontrakter, sette inn tiltak som sikrer effektiv kontraktsoppfølging. (Økonomireglementet) ( ) system for oppfølging av kontrakter som minimum inkluderer periodiske risikovurderinger ( ) 9

9 Økonomireglementet - kontraktsoppfølging «Virksomhetene skal under planleggingen av alle anskaffelser vurdere hvordan anskaffelsene best lar seg gjennomføre og følge opp.» «Virksomhetsleder må sørge for rutiner for kontraktsoppfølging som tydeliggjør hvordan viktige leveransepunkter kvalitetssikres og følges opp»

10 Anskaffelsesprosessen Risikovurdering Plan for oppfølging Risikovurdering 11

11 Hva, hvem, hvordan, når? Målet er; god og effektiv kontraktsoppfølging av «avtale» Hva truer dette? Hva kan gjøre at avtalen ikke er god og effektiv? «Brainstorming» med utgangspunkt i Kompetansen til den enkelte Vesentlige kontraktsbestemmelser Sikre at kontrakten er god helt til den er avsluttet/reklamasjonsfrister utgått. Kritiske suksessfaktorer 12

12 Hva, hvem, hvordan, når? Den ansvarlige for kontraktsoppfølgingen Innkjøperen Leder/ledelsen Jurist Fagansvarlige (TAT, IKT..) Brukere 13

13 Hva, hvem, hvordan, når? Utgangspunkt i kontraktsstrategien Nye elementer som man har lært i anskaffelsesprosessen Oslo kommunes verktøy Viktig at det tydelig identifiseres tiltak, hvem som har ansvaret for gjennomføringen og frist. Dokumentasjon 14

14 15

15 Hva, hvem, hvordan, når? I kontraktsstrategien Innen 14 dager etter at kontrakt er inngått Oppdateres årlig 16

16 Rammeavtale for revisjonsbistand sosiale krav - tjenester Oppfølging av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår: Rammeavtale på revisjoner og stedlige kontroller siden 2009 innen risikoutsatte områder bl.a vikartjenester, rengjøringsbransjen, barnevern- og behandlingsinstitusjoner 17

17 Eksempler på bruk av ekstern revisjon - tjenester Adecco Midtåsen og vikartjenester Renhold hver 18. mnd siste seks år. 3 avtaler hevet, og en rekke utviklingstiltak gjennomført Brukerstyrt personlig assistanse 18

18 Rammeavtale for revisjonsbistand sosiale krav - varer Rammeavtaler på kontraktsoppfølging av sosiale og etiske krav UKE kunngjort rammeavtale på vegne av over 60 offentlige oppdragsgivere Rammeavtale med fire leverandører Omfatter bistand i Norge og i produksjonslandene Standardisert systematikk for rapportering Rapportene er anonymiserte, offentlige og deles Underlagsmateriale / taushetsbelagte opplysninger deles ikke

19 Eksempler på bruk av ekstern revisjon varer Bekken og strøm kontroll av system for å sikre etisk handel 20

20 Eksempel 2 - Kjøp av vikartjenester høsten 2013 Parallell rammeavtale volum ca 120 mill per år Oslo kommune hevet tidligere avtale med Konstali Helsenor i 2010 Vesentlige brudd på AML etter revisjonskontroll Konkurranse under evaluering aug okt 2013 September 2013: HINAS kunngjør rapport om revisjonskontroll av vikarbyråleverandører, herunder Konstali Helsenor Avdekket vesentlige avvik HINAS aksepterer retting 21

21 Konstali avvist november 2013 midlertidig forføyning «Kommunen har lagt stor vekt på Konstalis innstilling til problemene.» «Etter rettens oppfatning skyldes det til dels at Konstali ikke erkjente at selskapet har et selvstendig ansvar for dette, både kontraktsrettslig og etter loven..» «En slik innstilling gir ikke en oppdragsgiver som Kommunen den nødvendige sikkerhet for at Konstali ved en eventuell kontraktstildeling vil legge tilstrekkelig vekt på at bruddene på arbeidstidsbestemmelsene vil bli begrenset så mye som mulig» 22

22 For Stormberg betyr det:. De jobber med eierne for å forsikre seg om at de forstår at forbedringene er ønsket fysisk, og ikke bare på papiret 23

23 Samfunnsansvar - hvordan forhindre at vi kontraherer useriøse aktører? Konsernovergripende tiltak Standardkontrakter Begrense bruk av underleverandører Delmål 1: Lærlinger «Oslo kommunes anskaffelser skal være Innsyn organisert med klare ansvarslinjer og Sanksjoner kontrollmekanismer.» Krevende område : Eksempel Piloterer tiltak: Krav om fullmakt til innsyn hos Skatteetaten i renholdskontrakter SAS Innkjøpsanalyse: Kan søke i fakturatekst etter indikatorer på fiktiv fakturering 24

24 25

25 Endringer i Oslo kommunes standardkontrakter Byråden for finans vedtok i sak 6/2014 den innskjerpinger i kommunens standardkontrakter for håndverkertjenester og NS-kontraktene som er innført som gjeldende for Oslo kommune (NS 8405, NS 8406, NS 8407) Hensikten er å motvirke og bekjempe sosial dumping, svart arbeid og arbeidslivskriminalitet i forbindelse med kommunens standardkontrakter på risikoområder som bygg- og anlegg

26 Underleverandører Krav til skriftlig godkjenning av underleverandører og innleid arbeidskraft før kontrakt underskrives/før eventuell utskifting av underleverandør/innleid arbeidskraft i kontraktsperioden Arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft Maksimalt to ledd underleverandører med mindre det foreligger særskilte forhold og byggherren har gitt skriftlig samtykke

27 Mannskapslister I tillegg til pliktene til å sende inn oversiktslister over alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen, skal det stilles krav til at leverandøren på eget initiativ skal sende inn mannskapslister før oppstart av arbeidet og ved evt. endringer av arbeidsstokken Byggherren skal til enhver tid ha rett til innsyn i mannskapslisten for å sikre mulighet for kontroll av leverandøren/entreprenøren og deres underleverandører

28 Lønns- og arbeidsvilkår Revidert bestemmelse innarbeidet i kommunens standardkontrakter Sikrer oppdragsgiver/byggherren har rett til innsyn i dokumenter og rett til å foreta undersøkelser for å muliggjøre nødvendig kontroll med at krav til lønns- og arbeidsvilkår er oppfylt Tydeliggjør at retting overfor arbeidstakerne ikke er til hinder for heving

29 Krav til lærlinger Det skal stilles krav om bruk av lærlinger ved oppfyllelse av kontrakt med Oslo kommune - Byrådens sak 4/2014 Stiller krav om tilsvarende læreordninger overfor utenlandske leverandører Stiller krav om et visst antall lærlinger som skal arbeide med utførselen av det konkrete oppdraget Krav til lærlinger er av bransje- og interesseorganisasjoner trukket frem som et viktig virkemiddel for å fremme seriøsitet i byggebransjen

30 Fakturering Kommunerevisjonens rapport 3/2014 (samlerapport 2013) «Fakturaer er så dårlig spesifisert at de er vanskelig å kontrollere» Pålegg om å kreve e-faktura for alle avtaler inngått etter , jf. Rundskriv 16/2013 Innkjøpsanalyse SAS Innkjøpsanalyse: Kan søke i fakturatekst etter indikatorer på fiktiv fakturering UKE vil utvikler «red flag» rapporter

31 Skattetaten/Oslo kemnerkontor Prosjekt «fiktiv fakturering» En fiktiv faktura kjennetegnes ofte ved at den er mangelfull i forhold til de formelle krav som gjelder for utstedelse av salgsdokument (se bokføringsforskriften 5-1). En fiktiv faktura kan mangle konkret beskrivelse av hva som er levert, f eks fremgår kun arbeid i henhold til avtale, arbeid i henhold til vedlagte timelister, men timelistene er ikke vedlagt 32

32 Nye krav til fakturaer Målsetning: Bedre oversikten over bruken av underleverandører innen bygg og anlegg, samt innleide konsulenter Innleide konsulenter Navn på konsulenten skal fremkomme på fakturaen Timelister skal fremkomme i fakturaen eller vedlegges For bygg/anlegg og vedlikeholdskontrakter Fakturaer skal inneholde opplysninger om bruk av underleverandører En underleverandør per varelinje med delsum

33 Nye krav til fakturaer (2) Kravene innarbeides i standardkontraktene Virksomhetene må selv implementere kravene der de ikke benytter kommunens standardkontrakter. For allerede inngåtte avtaler skal kommunens virksomheter mulig anmode sine leverandører om å spesifisere fakturagrunnlag Virksomhetene skal påse at fakturaene inneholder disse opplysningene

34 Daglig renhold samfunnsansvar Krav om at lønn minimum skal være iht tariff Leverandører har konkurrert på påslagene på tarifflønn Ikke anledning til bruk av underleverandører Strengere enn «2+»-regelen Fullmakt til innsyn hos Skatteetaten (fritak fra taushetsplikt) Mulighet for å avdekke økonomisk kriminalitet Mannskapslister. Muliggjør oppfølging av arbeidstid, ID og ansettelsesforhold Gjenstand for tett kontraktsoppfølging Omfattet av forskrift om informasjons- og påseplikt 35

35 Takk for oppmerksomheten. Ta kontakt! 36