Innovative anskaffelser Utnytt handlingssrommet i regelverket! Seniorrådgiver Johan Englund, Difi

Transkript

1 Innovative anskaffelser Utnytt handlingssrommet i regelverket! Seniorrådgiver Johan Englund, Difi

2 Innovasjon?

3

4 BALANSERTE ANSKAFFELSER Behov Konkurransegrunnlag Konkurranse Kontrakt Leveranse Test / Dialog Kontrakt oppfølging Definere behov og forberede konkurranse Konkurranse Kontraktsoppfølging

5 Det verifiserte behovet Guarantees Quality Risk Volume IPRs Price Legal requirements Service level Life cycle cost Capacity Environment Ordering Delivery

6 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget skal beskrive: Garanti Kvalitet kontraktsgjenstanden, egenskaper ved denne, grensesnitt og forhold som er viktige for leveransen Risiko Rettig Volum Kontrakts- Grensesnitt hvordan tilbyder skal svare (konkurranseregler) heter Levetid gjenstand Miljø Levering Kapasitet Dårlig tid, lav innkjøpsfaglig kompetanse og manglende tverrfaglighet medføre lett at konkurransegrunnlaget ikke gjenspeiler det verifiserte behovet. Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer

7 Leverandørens tilbud Leverandørens tilbud kan avvike fra konkurransegrunnlaget grunnet: at konkurransegrunnlaget ikke er forstått avvik Risiko Rettig heter Garanti Volum Kontraktsgjenstand Prisklausul Kvalitet Grensesnitt forbehold (leverandørens forutsetninger) Levering Levetid Kapasitet Miljø bevisst utelatelse/formulering slurv Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer

8 Endelig kontrakt Endelig kontrakt som ikke dekker det verifiserte behovet kan skyldes: Risiko Volum Kvalitet usystematisk og/eller mangelfull evaluering Rettig heter Prisklausul Kontrakts- Grensesnitt svak gjennomføring av forhandlinger gjenstand at feil fra tidligere aktiviteter i prosessen akkumuleres Levering Levetid Kapasitet Miljø Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer

9 Endelig kontrakt Verifisert behov Kvalitet Garanti Kvalitet Risiko Volum Risiko Volum Rettig heter Levering gjenstand Prisklausul Levetid Kontrakts- Kapasitet Grensesnitt Miljø Rettig heter Levering Prisregulering Levetid Kontraktsgjenstand Kapasitet Grensesnitt Miljø Leveringstid Bestillingsrutiner Priselementer Bestillings- Miljø Leveringstid Priselementer rutiner

10 Innovative anskaffelser NEI Anskaffelse av innovasjon (Utvikling/FoU) Vurdere behov Dialog med markedet Finnes løsninger i markedet? JA Innovasjonsvennlig anskaffelse (Legge til rette for innovasjon i kravspesifikasjonen Definere behov og forberede konkurranse Konkurranse I en innovativ anskaffelse går man i dialog med markedet før anskaffelsen, formidler behovet og overlater løsningen til leverandørene.

11 Innovative anskaffelser NEI Anskaffelse av innovasjon (Utvikling/FoU) Vurdere behov Dialog med markedet Finnes løsninger i markedet? JA Innovasjonsvennlig anskaffelse (Legge til rette for innovasjon i kravspesifikasjonen Viktige «komponenter»: Fokus på behov Åpne spesifikasjoner Dialog med markedet Fokus på kontrakten (håndtering av rettigheter etc.)

12 Med brukeren i sentrum

13 Behovets omfang Fakturarutiner Reparasjoner Gjennomføring Tilleggstjenester Kontraktens gjenstand Beskrivelser, egenskaper og grensesnitt Garantiarbeid og service Møter og måling (KPI) Vedlikehold Reservedeler Leveringssteder Bestillingsrutiner Prosjektorganisering

14 Hva er en åpen spesifikasjon? Beskrive HVA som skal oppnås ikke HVORDAN det skal gjøres Risikooverføring Kontrakten følges opp på resultater og effekter Ikke på selve leveransen

15 Ulike spesifikasjonstyper Ytelse Funktion Standard Detalj Åpne spesifikasjoner = Mulige løsninger

16 Hva sier loven om dialog? Oppdragsgiveren kan søke eller motta råd fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører. Rådene kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av anskaffelsen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet (FOA 12:1)

17 Dialog i forkant av en anskaffelse Leverandørkonferanser Dialogkonferanser En-til-en møter Utsendelse av RFIer (Request for information) Konkurransegrunnlag på høring

18 Påvirkning Dialog kan gjennomføres i alle deler av anskaffelsesprosessen Avklare behov og planlegge Dialog med markedet Dialog med brukere Dialog/Forhandling Konkurransegjennomføring Kontraktsoppfølging Dialog om implementering Tid

19 Innovative anskaffelser Vurdere behov Dialog med markedet NEI Finnes løsninger i markedet? JA Anskaffelse av innovasjon (Utvikling/FoU) Innovasjonsvennlig anskaffelse (Legge til rette for innovasjon i kravspesifikasjonen

20 Ulike anskaffelsesmetoder for utvikling av nye løsninger Offentlige oppdragsgiver som første kunde Plan- og design konkurranse Førkommersiell anskaffelse Innovasjonspartnerskap Kunnskap/ løsning finnes ikke Konkurransepreget dialog Idé Konsept Prototype Test Ny kunnskap/ løsning Kommersielt tilgjengelig kunnskap/ løsning Faser i et utviklingsløp fra idè til kommersielt produkt

21 Prosess konkurransepreget dialog Kunngjøringsperiode Prekvalifisering LEV utarbeider skisseprosjekt Dialog Fase 1 Dialog Fase x LEV kalkulerer endelig tilbud Vurdering av tilbud Tilstrekkelig tid

22 Justervesenet Konkurransepreget dialog Behov for ny IT-plattform for innrapportering av data Konkurransepreget dialog Utgangspunkt i en behovsbeskrivelse (og ikke et tilbud) Behovsbeskrivelse Bruk av personas Beskrivelse av prosesser

23 Innovasjonspartnerskap Utvikling av løsning Kjøp Konkurranse Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Fase 1: Fase 2: Fase 3:

24 Innovasjonspartnerskap Utvikling av løsning Kjøp Konkurranse Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Resultatmål/Delmål/Kvalitetsmål Fase 1: Fase 2: Fase 3:

25 Takk for oppmerksomheten! Johan Englund

26 Case 1 Direktoratet for Norges vel mottar og håndterer søknader for finansering av IT-prosjekter. Kvaliteten på søknadene er dessverre dårlig. De tror at kan få bedre søknader hvis de gjør noe med IT-systemene. Du får i oppgave å utrede ulike alternativer for hva som kan gjøres. I dette arbeid blir du kontaktet av AS Gode ITsystemer. De har levert en løsning til et direktorat i Danmark, og ønsker å presentere denne løsningen. Hva gjør du? Hva bør man fra anskaffelsesfaglig ståsted tenke på?

27 Case 2 Direktoratet for Statlige bygg er en virksomhet som skal tilby kostnadseffektive og funksjonelle lokaler til statlige virksomheter. Myndigheten har behov for et FDV-system hvor samtlige bygg driftes sentralt. Dette skal resultere i mer effektiv drift og økt energibesparelse. Markedsundersøkelser viser at direktoratet sannsynligvis må utvikle et eget system. Samme undersøkelse viser at det kun er AS Gode IT Systemer som har erfaring av å utvikle slike systemer. De ønsker allikevel gjennomføre en markedsdialog. Hvorfor bør det gjennomføres en markedsdialog? Er det noen argumenter for å ikke gjennomføre en markedsdialog? Hvordan kan de invitere til dialogmøte? Hva kan diskuteres på dialogmøtet? Er det noe som ikke kan diskuteres på dialogmøtet? Noen foreslår at dialogmøtet burde gjennomføres som en-til-en møter med utvalgte leverandører. Er dette en god ide?

28 Case 3 På hvilken måte utvikler dere digitale løsninger? Utvikling (bruk av konsulenter eller egne krefter) Innkjøp av hyllevare I hvilken grad ble det brukt åpne spesifikasjoner Hva skal til for at vi i større grad kan gjennomføre anskaffelser med åpne spesifikasjoner? Hvordan bør vi samarbeide internt? Hvordan kan vi avklare behovet Hvilken betydning får dette for oppfølging av prosjektgjennomføring? Hva må endres i vår måte å gjennomføre prosjekter