Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget"

Julia Dahle
7 år siden
Visninger:

1 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Orientering om oppdraget Bymiljøetaten gjennomfører omtrent kunngjøringspliktige anskaffelser årlig. et er seksjonen for anskaffelser og entreprise som er ansvarlig for gjennomføringen av anskaffelsene, i tett samarbeid med prosjektleder/behovseier. Seksjonen vil være ansvarlig for oppfølging av denne kontrakten, og er leverandørens kontaktpunkt. Seksjonen består av leder, 4 jurister og 3 innkjøpsrådgivere. I utgangspunktet har Bymiljøetaten kapasitet til å gjennomføre de aller fleste anskaffelser selv, men i svært hektiske perioder med mange anskaffelser eller ved sykdom kan det være behov for å leie inn innkjøpsbistand. Leverandør må derfor håndtere perioder uten oppdrag, og andre perioder med flere oppdrag. Bymiljøetaten har anskaffelser innenfor områdene bygg- og anlegg, tjenester og varer. nskaffelsene varierer i omfang og det er en jevn fordeling anskaffelser innenfor alle tre delene av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. et er også en jevn fordeling av rammeavtaler, entrepriser og driftsavtaler. Oppdragets omfang vtalen vil i hovedsak dreie seg om utførelse av operativt innkjøp. ette innebærer utarbeidelse av dokumenter, evaluering av tilbud, administrering/oppfølging av leverandører under anskaffelsesprosessen, håndtering av klager, samt generell anskaffelsesfaglig rådgivning. Leverandøren skal i sitt tilbud oppgi 2 operative innkjøpere som skal benyttes i oppdrag for oppdragsgiver. I utgangspunktet er det kun disse to som skal benyttes. ersom en av disse ikke er ledig for oppdrag når oppdragsgiver har et konkret behov må leverandør tilby annet personell med tilsvarende eller bedre kompetanse. Innkjøper vil jobbe tett opp mot prosjektledere/behovseiere gjennom hele fasen av anskaffelsen. et er innkjøper i samarbeid med prosjektleder/behovseier som evaluerer og avgjør kvaliteten på tilbudene. e fleste seksjonene i Bymiljøetaten har egne avtaler, og innkjøper vil ut i fra behovet gjennomføre anskaffelser for en eller flere av seksjonene under.

2 Oppdragsgiver legger til grunn et strengt profesjonsansvar med henblikk på utførelsen av arbeidet. Bymiljøetaten er pålagt å benytte maler for blant annet tilbudsinnbydelse, kontraktsformular og anskaffelsesprotokoll fra Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten. Leverandør må derfor benytte de samme malene. Før oppstart av hver anskaffelse må innkjøper be Bymiljøetaten om å få tilsendt oppdatert mal som skal benyttes i den aktuelle konkurransen. nsvarfordeling Innkjøperen vil i hovedsak følge hele anskaffelsesprosessen fra start til slutt. Bymiljøetaten forbeholder seg allikevel retten til kun å gjøre bestillinger på deler av anskaffelsesprosessen. Under følger en oversikt over ansvarsfordelingen mellom innkjøper og behovseier/prosjektleder.

3 = nsvarlig = elta Nr. Oppgave Innkjøpe r Behovseie r Fagansvarlig innkjøpsrådgive r i Bymiljøetaten 1 Oppstartsmøte 2 Behovsmelding 3 Markedsundersøkelse 4 Kontraktsstregi 5 nskaffelseskomite 6 Utarbeide kravspesifikasjon 7 Utarbeide tilbudsinnbydelse og kontraktsformular 8 Sidemannskontroll hos leverandør av tilbudsinnbydelse og kontraktsformular 9 Publisere kunngjøring på doffin 10 Åpningsprotokoll fylles ut og sendes til kundesenteret 11 Tilbudskonferanse/tilbudsbefaring 12 Tilbudsåpning 13 Evaluere tilbud/forespørsler 14 Sende eventuelt avvisning etter orientering og drøfting med fagansvarlig 15 Sende beskjed til leverandører om resultat av prekvalifisering 16 Sende konkurransegrunnlag til prekvalifiserte leverandører 17 Evaluere tilbud til prekvalifiserte leverandører 18 Invitere til forhandlinger 19 Gjennomføre forhandling 20 Skrive referat fra forhandling 21 Skrive innstilling 22 Gjennomføre tildelingsmøte med gjennomgang av innstillingen 23 Skrive tildelingsbrev 24 Sende tildeling og meddelelse 25 Innsyn og klagebehandling 26 Lage kontraktspermer- overleveres Bymiljøetaten (kontrakt i 2 eksemplarer med alle bilag) 27 Gjennomføre kontraktsmøte

4 28 nskaffelsesprotokoll 29 Informasjon til kontrtaktsarkiv 30 Publisere resultat i doffin 31 okumenter som skal oversendes Bymiljøetaten umiddelbart i prosessen (postmottak@bym.oslo.kommune.no ) merket anskaffelsens nummer: - Utlysning (offin) - Endelig versjon invitasjon til prekvalifisering - Endelig versjon konkurransegrunnlag med vedlegg - Spørsmål og svar til konkurransen - Korrespondanse vedrørende tilbud - Endelig versjon evalueringsmatrise og innstilling - Endelig versjon avvisningsbrev - Endelig versjon meddelelse- og tildelingsbrev 32 okumenter som skal oversendes til behovseier for signaturer: - Kontraktsstrategi - nskaffelsesprotokoll - Kontraktsformular 33 okumenter som skal journalføres av behovseier: - Behovsverifikasjon - Åpningsprotokoll - Innkomne forespørsler - Tilbud - Originalkontrakt - Originale tilleggskontrakter Eventuelle andre relevante oppgaver som naturlig hører med i anskaffelsen skal utføres av innkjøper. Tilbudene vil bli levert til Bymiljøetatens sin adresse, og leverandør er selv ansvarlig for å hente tilbudene eventuelt minnepinnene med tilbudene. Eventuelle kostnader knyttet til dette dekkes av leverandør. Kostnaden forbundet med oversettelse av kunngjøringen til TE er den eneste kostnaden som skal dekkes av oppdragsgiver.

5 Kommentarer til punkter: Punkt 7: rbeidet med den enkelte anskaffelsen vil kunne variere noe ut i fra anskaffelsens omfang og størrelse. ette må derfor leverandørene ta høyde for under prisingen av tilbudet. et presiseres at det er prisen leverandøren har levert i tilbudet som vil være gjeldende i avtaleperioden. Vi viser til bilag 1 hvor ansvarsfordelingen mellom innkjøper og behovseier fremkommer klart. Punkt 25: Leverandøren har fullt ansvar for innsyn og klagebehandling, det vil si hele klagebehandlingen frem til en eventuell KOF-klage eller andre rettsinstanser. ndre krav Samtykke til revisjon og kontroll Ved å levere inn tilbud i konkurransen samtykker leverandøren til å gi oppdragsgiver tilgang til alt grunnlagsmateriale utarbeidet av konsulenten og til ethvert resultat av arbeidet som er utført i henhold til kontrakten. Oppdragsgiver vil egenhendig, eller gjennom eksternt revisjonsfirma, foreta kontroll av konsulentens utførte arbeid. Videre vil det være aktuelt å ha samtale med sentrale personer hos konsulenten. isse samtalene vil bli utført av foretaket eller innleid revisjonsfirma. Juridiske problemstillinger et gjøres oppmerksom på at all juridisk rådgivning og alle advokattjenester er forbeholdt kommuneadvokaten i Oslo og at byrådsavdelingen for finans ved Utviklings- og kompetanseetaten yter bistand ved tvister for KOF. Klagebehandling frem til en eventuell KOF-klage eller andre rettsinstanser skal behandles av leverandøren Elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy Elektronisk saksflyt blir obligatorisk ved innføringen av EUs nye direktiv for offentlige anskaffelser, altså i løpet av Leverandørene må benytte et tilfredsstillende konkurransegjennomføringsverktøy ved innføringen av direktivet. Leverandøren besørger selv gjennomføringsverktøyet. Habilitet Leverandøren har en selvstendig plikt til å varsle oppdragsgiver om inhabilitet. Ved tvil om inhabilitet skal leverandøren forelegge spørsmålet for oppdragsgiver.

Like dokumenter

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi

Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Dato: 10.07.2015 Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: 10.07.2015 Erstatter: