Innmelding av anskaffelse

Transkript

1 Innmelding av anskaffelse Alle anskaffelser med en samlet verdi over eks mva. skal gjennomføres i samarbeid med Innkjøpstjenesten ved Avdeling for økonomi. Det skal meldes om kommende anskaffelse så tidlig som mulig etter at behovet har oppstått. Innmeldingsskjema sendes ferdig utfylt til Innkjøpstjenesten, Avdeling for økonomi; innkjop@uit.no Kontaktperson for faglig arbeidsgruppe er ansvarlig for å fylle ut innmeldingsskjemaet. Spesielt for KSA, AFU, UTA, POA og ØA: Alle anskaffelser med en samlet verdi over eks mva skal meldes til ØA v/innkjøp på dette skjema! Budsjettenhet Fyll ut/kryss av/beskriv Navn på avtale/anskaffelse Anslått verdi eks mva Samlet verdi beregnes over 48 mnd. Se veileder 3.1 Beregning av terskelverdier. Type anskaffelse NOK Verdi: NOK Verdi: Over NOK Verdi: Avtale/Rammeavtale Enkeltanskaffelse Serviceavtale Kategori Administrativ IKT Vitenskapelig utstyr Forvaltning/drift/vedlikehold Bygg/anlegg

2 Kort beskrivelse av anskaffelsen Faglig arbeidsgruppe Oppgi navn og epostadresse for medlemmer i gruppen. Kontaktperson for arbeidsgruppen Habilitet 1. Navn: Epost: 2. Navn: Epost: 3. Navn: Epost: 4. Navn: Epost: Navn: E-post: Telefon: Bekrefter at arbeidsgruppen har gjort seg kjent med veileder 3.2 arbeidsdeling ved anskaffelser. Bekrefter at alle deltagere i arbeidsgruppen på selvstendig grunnlag har vurdert sin habilitet i forhold til potensielle leverandører, i henhold til forvaltningslovens Innkjøper ved enheten Ansvarlig Budsjettdisponent (BDM) Bekrefter at innkjøper ved enheten er informert om anskaffelsen. Bekrefter at BDM har gitt sin godkjennelse til å iverksette anskaffelsen. Navn: E-post: Telefon: Behov for bistand av øvrige, for eksempel ITA/ BEA Beskriv behov for bistand som behøves. Opplys om det allerede er etablert kontakt, og med hvem.

3 Bruk av eksterne rådgivere Er det benyttet eksterne rådgivere i prosessen (konsulenter, leverandører og lignende). oppgis navn på rådgiver og bakgrunn for dette. Opplys også hva en eventuell rådgivning har inneholdt. Behovsanalyse Er det foretatt en behovsanalyse? Risikoanalyse Er det foretatt noen form for risikoanalyse i forbindelse med behovsanalysen?

4 Markedsundersøkelse Er det gjort en undersøkelse av markedet? Antall leverandører i markedet (ca) Innhentet tilbud Er det innhentet tilbud for anskaffelsen på et tidligere tidspunkt? Miljøhensyn Er det spesielle miljøkrav for anskaffelsen, eller er det forhold som bør tas hensyn til Dato på tilbud: Tidsramme (Når må levering av utstyr senest skje). Opplys om det er kritiske frister i forhold til anskaffelsen. Skal utstyret/avtalen erstatte eksisterende utstyr/avtale Forventet leveringstid (gjelder utstyr) Er det gjort en anskaffelse av tilsvarende utstyr tidligere? Dato for utløp av avtale:

5 Skal anskaffelsen finansieres med midler fra EU? Dersom ja, er det øvrige opplysninger som er relevant for anskaffelsen? Prioritering Er dette å anse som en prioritert (strategisk viktig) anskaffelse for enheten? Dersom ja, skal det være avklart med BDM for øvrige anskaffelser ved enheten at denne skal prioriteres foran! Serviceavtale Er det behov for serviceavtale knyttet til anskaffelsen? Kompatibilitet Er det krav om kompatibilitet med eksisterende utstyr?

6 Øvrige merknader

7 Veileder 3.1 Beregning av anskaffelsens verdi Dato: Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: Erstatter: Terskelverdier er verdier som avgjør valg av anskaffelsesprosedyre, og om anskaffelsen skal kunngjøres som anbud. Det betyr at man plikter å gjøre et anslag over det samlede beløp som kan komme til utbetaling, eksklusiv merverdiavgift, for de kontrakter eller bestillinger som utgjør anskaffelsen. I utgangspunktet skal den samlede verdien av delarbeider og opsjoner legges til grunn ved beregning av terskelverdiene. Reglene om beregning av terskelverdier er fastsatt i forskriftens 2-3. Selve terskelverdiene justeres annet hvert år. Det er kunnskapen om anskaffelsens verdi ved kunngjøringstidspunktet som er avgjørende. For anskaffelser som ikke krever kunngjøring, gjelder tidspunktet for innhenting av tilbud, jf. forskriftens 2-3 annet ledd. Det er et generelt forbud i lov om offentlige anskaffelser 5 mot å dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse. Anskaffelser kan bare deles opp der det foreligger saklige grunner for dette. Dette betyr imidlertid ikke at man ikke kan dele opp anskaffelsen i delkontrakter som leverandørene kan gi tilbud på, men man må da beregne verdien samlet for disse kontraktene dersom det kan betraktes som en anskaffelse. Et naturlig utgangspunkt i vurderingen av hva som utgjør én anskaffelse, er om den planlagte anskaffelsen samlet sett har til formål å dekke et bestemt behov. I hvor stor grad man er pålagt å beregne verdi av enkeltprosjekter som deler av et større prosjekt, med tanke på terskelverdier, må i hvert tilfelle avgjøres med bakgrunn i en konkret vurdering. Side 1 of 3

8 Hvordan definere enkeltprosjekter versus delprosjekter Hvordan definere enkeltstående prosjekter i motsetning til delprosjekter av et større prosjekt? Relevante faktorer: Bruksverdi. Ytelsens natur. Sammenfall i tid. Felles ytelse for flere enheter. Bruksverdi Dersom det enkelte delarbeid (delkontrakt eller delprosjekt) ikke alene fyller en teknisk eller økonomisk funksjon (bruksverdi) må en gå ut fra at delarbeidene skal inngå i en samlet beregning. Det skal da tas med alle delarbeider som til sammen fyller en teknisk eller økonomisk funksjon. For bygg- og anleggskontrakter gjelder det alle delarbeider som gjør at bygget kan tas i bruk. Normalt gjelder det ikke løst inventar. Ytelsens natur Dess nærmere sammenheng det er mellom ytelsene som etterspørres, dess mer taler det for at delarbeidene må ses i sammenheng. Dette gjelder for eksempel materialkostnader i forbindelse med håndverktjenester. Også hvis en leverandør har mulighet til å levere flere av de etterspurte ytelsene, uavhengig av ytelsenes natur, taler dette for at delarbeidene må ses i sammenheng. Sammenfall i tid Hvis kontraktene skal inngås noenlunde samtidig, taler dette for at kostnadene for prosjektene samlet skal legges til grunn. Hva som legges i noenlunde samtidig kan diskuteres, men et mulig utgangspunkt kan være innenfor perioden av hovedprosjektets varighet, eller en periode på 12 måneder. Felles ytelser for flere enheter Selv om budsjettenhetene hver for seg har behov for en bestemt ytelse eller funksjon, skal de likevel behandles som en anskaffelse, hvis en leverandør kan levere ytelsene som etterspørres til samtlige enheter. Avgjørelser i klagesaker: KOFA-sak 2003/8 behandlet spørsmålet om Mandal Kommune hadde brutt forskriften da de ikke konkurranseutsatte prosjektet Tjenestetorvet. Syv kontrakter verdt mellom og kroner innen prosjektering, snekkerarbeider, malerarbeid, systemhimling, rør- og ventilasjonsarbeid samt kjøp av inventar. Nemnda bemerket at det ikke var avgjørende om de ulike kontraktene falt inn under forskjellige fagbetegnelser/bransjer. Prosjektet var skilt ut med eget budsjett, ingen av arbeidene oppfylte selvstendig teknisk/økonomisk funksjon, kontraktene ble inngått noenlunde samtidig, og med en og samme oppdragsgiver. KOFA-sak 2005/118 innklaget Bergen Kommune. For spørsmålet om beregning av terskelverdi for anskaffelse av 5 kunstgressbaner, anførte Bergen Kommune subsidiært at dette skulle anses som 5 forskjellige anskaffelser, selv om de ble kunngjort som en Side 2 of 3

9 konkurranse. Det var laget et eget konkurransegrunnlag for hver bane; banene skulle bygges på ulike tidspunkt og på forskjellige steder. Nemnda fant det likevel riktig å betrakte de fem banene som én anskaffelse, til dels fordi det dreide seg om én type arbeide, som skulle leveres til samme oppdragsgiver. KOFA-sak 2003/73 innklaget Ryfylke Miljøverk. Saken gjaldt beregning av verdi for 14 transportoppdrag, innklagede anførte at det dreide seg om kortvarige avtaler om transport av forskjellige typer avfall som krever ulike kjøretøy med ulik frekvens og ulike transportsteder. Nemnda bemerket at oppdragene var ensartede tjenester og rettet seg mot samme leverandørmarked, samt at oppdragene ble tildelt samtidig til samme leverandør. Derfor måtte oppdragene ses i sammenheng. Konkretisering - Ved beregning av terskelverdien av et forprosjekt skal et eventuelt etterfølgende hovedprosjekt (byggeprosjekt) medregnes, dersom sannsynlighet er større for at hovedprosjektet blir gjennomføring enn at det ikke blir det. - Materialer oppdragsgiver stiller til leverandørens rådighet for arbeidsutførelsen skal medregnes i terskelverdien. Dette kan være aktuelt når oppdragsgiver for eksempel har egne materialer som leverandøren kan bruke i byggearbeidene. - Ved plan- og designkonkurranse må oppdragsgiver inkludere både premier til deltagerne og verdien av tjenestekontrakter som vil kunne bli tildelt i etterkant, ved beregning av terskelverdien. Side 3 of 3

10 Veileder 3.2 Arbeidsdeling ved anskaffelsesprosesser over nasjonal terskelverdi Dato: Ansvarlig enhet: Avdeling for økonomi Id: VERSJON2 Sist endret av: Merethe Berger Håkonsen Dato: Erstatter: VERSJON1 Alle anskaffelsesprosesser som skal være gjenstand for offentlig kunngjøring skal gjennomføres i samarbeid mellom budsjettenhetene og Avdeling for økonomi (ØA). Prosedyre for gjennomføring av konkurranse finnes i forskrift til Lov om offentlige anskaffelser. Forskriftens del II gjelder nasjonale konkurranser, og del III gjelder konkurranser utlyst i EØS-området. Anskaffelsesprosessen igangsettes ved at budsjettansvarlig melder inn et behov til ØA. Skjema "Innmelding av konkurranse" fylles ut og sendes på e-post til ØA v/innkjøpssjef. Meldingen skal blant annet inneholde opplysninger om oppdragets art, antatt verdi, og hvem som er kontaktperson. Budsjettenheten har ansvar for å spesifisere behov og krav til anskaffelsen. ØA har det innkjøpsfaglige ansvaret. Tabellen under beskriver arbeidsfordelingen i anskaffelsesprosessen. Avvik fra tabellen kan avtales i særskilte tilfeller. Side 1 of 2

11 Trinn i anskaffelsesprosessen Gjeldende nasjonal terskelverdi: eks mva Budsjett- enheten Avdeling for økonomi - innkjøp 1. Vurdering og beslutning om anskaffelse ihht veileder 3.1 X 2. Innmelding til ØA X 3. Oppnevne faglig arbeidsgruppe X 4. Innkalle til oppstartsmøte mellom arbeidsgruppe og ØA X 5. Prosedyrevalg og fremdriftsplan 1 (X) X 6. Opprette sak i KGV 2 X 7. Opprett sak i ephorte X 8. Distribuere maler til arbeidsgruppen X 9. Utarbeide kravspesifikasjon 3 X 10. Utarbeide øvrige konkurransedokumenter 4 (X) X 11. Kunngjøre konkurransen i Doffin/TED X 12. Delta på anbudsbefaring 5 X X 13. Motta tilbud/veilede leverandører i innlevering X 14. Tilbudsåpning X 15. Distribuere innkomne tilbud til arbeidsgruppen X 16. Kvalifisering av tilbyderne 6 X X 17. Avvisning av ikke kvalifiserte tilbydere X 18. Skriftlig evaluering av kvalifiserte leverandørers tilbud 7 X X 19. Invitere til eventuelle forhandlinger X 20. Gjennomføre eventuelle forhandlinger 8 X X 21. Ny evaluering av tilbud, etter eventuelle forhandlinger X 22. Skrive innstilling (begrunnelse for valg) X 23. Meddelelse om tildeling av kontrakt X 24. Eventuell klagebehandling 9 (X) X 25. Utarbeide kontraktsforslag 10 X 26. Oversende kontrakt til leverandør X 27. Sørge for kontraktssignering X 28. Kunngjøre kontrakttildeling i Doffin/TED X 29. Føre anskaffelsesprotokoll og arkivere denne på sak X 30. Bestilling og etterfølgende prosesser X 31. Opprette avtale i KAS X 1 Gjøres i samarbeid mellom arbeidsgruppen og ØA. ØA veileder med hensyn til pålagte frister. 2 KGV Konkurransegjennomføringsverktøy. 3 Teknisk beskrivelse av hva som skal anskaffes. 4 Dokumenter som beskriver alle forhold i konkurransen. Gjøres i samarbeid. ØA fordeler oppgaver. 5 Både enheten og ØA deltar. Enheten skriver referat. 6 Gjøres i samarbeid mellom arbeidsgruppen og ØA. ØA fordeler oppgaver. 7 Enheten har ansvar for faglig evaluering. ØA har ansvar for metode, prosess og innkjøpsfaglige forhold. 8 Enheten og ØA deltar. ØA er forhandlingsleder, og arbeidsgruppeleder har ansvar for det faglige. 9 ØA er saksbehandler, men enheten må gi faglige innspill vedrørende utført evaluering mm. 10 Utarbeides av ØA med bakgrunn i konkurransedokumenter og tilbud. Godkjennes av arbeidsgruppeleder. Side 2 of 2