KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Rammeavtale Betongmateriell Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme kommuner 2014

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KORT OM ANSKAFFELSEN AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 4 2 FRISTER TIDSFRISTER VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSKONFERANSE TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 4 3 GENERELT OM TILBUDET TILBUDSINNLEVERING SPRÅK FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSÅPNING TILBUDSINNHOLD GENERELLE KRAV TIL TILBUDSUTFORMING 5 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN AVKLARINGER ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD OPPLYSNINGSPLIKT TILLEGGSOPPLYSNINGER OFFENTLIGHET TAUSHETSPLIKT FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET RETTING AV ÅPENBARE FEIL RETUR AV TILBUD AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING TILDELING AV KONTRAKT OG BEGRUNNELSE FOR VALG 7 BILAG Bilag 1 Tilbudsmappe Bilag 3 Prisskjema Bilag 3 HMS-Egenerklæring Bilag 4 Alminnelige kontraktsvilkår rammeavtale Side 2

3 1 INNLEDNING 1.1 Kort om anskaffelsen Kommunene Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme skal etablere rammeavtale på betong-materiell Driftsnivået er avhengig av årlige vedtatte og godkjente budsjetter for Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme kommuner, og kan variere mye fra år til år. Under viser uttaket gjennom eksisterende rammeavtalen de siste 2 år i NOK: Kommune/År Tønsberg Nøtterøy Tjøme Sum Oppgitte estimat utgjør ingen minimum kjøpsforpliktelse. Rammeavtalen vil i hovedsak gjelde materiell av betong i forbindelse med vedlikehold og drift. Når det gjelder større nyanlegg/rehabiliteringer som settes ut på anbud vil innkjøp av materiell som regel være lagt inn som en del av tilbudet fra entreprenør, og ikke en del av rammeavtalen. Ved mindre nyanlegg/rehabiliteringer kan det være aktuelt at kommunen selv står for materiell gjennom denne rammeavtalen. Det henvises til vedlegg 1 tilbudsmappe, for informasjon om kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 1.2 Avtalens varighet og antall leverandører Varighet Kontraktsperioden er 2 år. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. Dette er oppdragsgivers ensidige rett. Avtalen forlenges automatisk i 1+ 1 år med mindre oppdragsgiver sier opp avtalen 3 måneder før avtaleperiodens utløp. Antall leverandører Det skal inngås avtale med en leverandør. 1.3 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Denne loven med forskrifter finnes på Anskaffelsesprosedyren som er valgt er åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interessenter kan gi tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, og tilbyderne må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de innleverer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. Anskaffelsen er kunngjort i kunngjøringsdatabasene Doffin og TED. Side 3

4 1.4 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: Britt Helleren Jordhøy Tlf: E-post: 2 FRISTER 2.1 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er , kl. 12:00. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud er , kl. 12:00. Merking av tilbud Forsendelsen merkes: Rammeavtale VA-materiell v/britt H. Jordhøy 2.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet til kl 12: Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 2.4 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet: Dato: Tilbudsåpning Tilbudsevaluering ferdig, tentativt Kontraktsinngåelse/signering, tentativt Oppstart av avtale, tentativt GENERELT OM TILBUDET 3.1 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i ett -1- eksemplar i lukket og merket forsendelse samt en minnepinne som inneholder tilbudet til: Oppdragsgiver: Nøtterøy kommune Avd./Kontaktperson: Drifts- og anleggsseksjonen v/ Britt H. Jordhøy Besøksadresse: Tinghaugveien 16 Postadresse: Postboks 250 Borgheim Postnummer og sted: 3163 Nøtterøy Side 4

5 I tillegg skal tilbudet leveres som elektroniske versjoner (på minnepenn eller tilsvarende) på følgende måte: PDF-format. Oppdragsgiver skal benytte denne versjonen til arkivformål. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument/en fil. Sladdet versjon. Tilbudet er ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er gjort, jf offentleglovas 23 tredje ledd. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være taushetsbelagte opplysninger er sladdet, jf punkt 4.6 nedenfor. Dersom det oppdages avvik mellom papirversjonen av tilbudet og øvrige versjoner er det papirversjonen som vil bli regnet som bindende for tilbyder. Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i Servicesenteret i Tinghaugveien 16. En representant for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering. Dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen stenger hver dag klokken 15:00. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post. Er ikke forsendelsen lukket eller merket vil tilbudet bli avvist. 3.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 3.3 Forbehold Tilbud som inneholder forbehold som blir vurdert som vesentlige, vil bli avvist. Forbehold som blir vurdert som ikke ubetydelig kan medføre avvisning. Forbehold(ene) skal klart fremgå i bilag 1 - Tilbudsmappen under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være utarbeidet i henhold til malen i tilbudsmappen, og være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 3.4 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.6 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 3.7 Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som er krevd, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn på tilbudsmappen (bilag 1). Side 5

6 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Avklaringer Ved en åpen anbudskonkurranse er det ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Tilbydere vil kunne bli innkalt til avklaringsmøter dersom det er behov for det. 4.2 Endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransedokumentene som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED. 4.3 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. 4.4 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. 4.5 Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4.6 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en elektronisk utgave av tilbudet på minnepinnen hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.7 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 4.9 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Side 6

7 4.10 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert Avvisningsgrunner og forkasting Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Se også avvisningsgrunner i Forskrift om offenlige anskaffelser Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem som er innstilt. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en frist for tilbyder til å komme med innsigelser til beslutningen. Side 7