KF Stor-Elvdal kommuneskoger KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandlinger. Drift av Tanfetten Nord grustak i Stor-Elvdal kommune.

Transkript

1 KF Stor-Elvdal kommuneskoger KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandlinger Drift av Tanfetten Nord grustak i Stor-Elvdal kommune. Tanfetten Nord grustak Tilbudsfrist: 18. Oktober 2016 kl Tilbudsåpning: 18. Oktober 2016 kl Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73 (anskaffelsesloven) og forskrift om endring i forskrift om offentlig anskaffelser (FOR) av 4. februar 2016 nr. 98 Del II. Anskaffelser under EØS-terskelverdiene basert på FOA 1

2 1 Oppdragsgiver 1.1 Oppdragsgivers navn og adresse Oppdragsgiver for konkurranse med forhandlinger er KF Stor-Elvdal kommuneskoger, Storgata 121, 2480 Koppang. 1.2 Kontaktinformasjon Feste NordØst as v/helge Bakke er innleid som konsulent for konkurransen, og er å anse som KF Stor-Elvdal sin kontaktperson i utlysningsperioden. Kontaktperson: Helge Bakke Postadresse: Postboks 33 Postnr. og sted: 2540 Tolga Besøksadresse: Hyttestua Tolga Telefon: E-post: hb@feste.no Nettadresse: Konkurransedokumenter Konkurransedokumentene består av følgende dokumenter: Doffin-kunngjøring Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) Konkurransebeskrivelse Forslag til avtale Vedtatt reguleringsplan for Tanfetten Nord Grustak 2 Anskaffelsen 2.1 Formål KF Stor-Elvdal kommuneskoger har til hensikt å inngå avtale med en entreprenør for drift av Tanfetten Nord grustak. 2.2 Kontraktstype Konkurranse med forhandlinger. Det skal inngås kontrakt med en leverandør etter gjennomførte forhandlinger. 2.3 Kontraktens varighet Kontrakt tegnes for en 10 års periode, + eventuelt 10 års forlengelse. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbudets vedståelsesfrist er satt til 18. November

3 2.5 Forbehold og presiseringer Leverandører må forvente å møte til forhandlinger hos oppdragsgiver, i Storgata 121, på Koppang. Kostnader knyttet til reise og opphold skal dekkes av leverandør. Alle kvalifiserte leverandører vil bli innkalt til første forhandlingsrunde. Eventuelle ytterligere forhandlingsrunder vil bli vurdert. Dersom det foreligger saklig grunn, kan oppdragsgiver avlyse konkurransen i henhold til FOA Tilbudets utforming og levering 3.1 Innleveringssted og innleveringsform Tilbudet skal være mottatt innen tilbudsfristen 18. Oktober 2016 kl Levert hos Feste NordØst as, Hyttestua, 2540 Tolga Eller Per post: Feste NordØst as, Postboks 33, 2540 Tolga 1 Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være skrevet på norsk. I tillegg skal tilbudsbrevet være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. 2 Tilbudet skal oversendes/leveres i lukket forsendelse. 3 Leverandørens navn må fremgå av forsendelsen, slik at oppdragsgiver kan identifiseres leverandøren uten å åpne forsendelsen. 4. Tilbudet skal leveres på signert papirversjon, og på elektronisk format på USBpenn. Leverandør må selv påse at det er samsvar mellom skriftlig leverte tilbud og den elektroniske versjonen. Dersom det her ikke er samsvar, vil for alle tilfelle skriftlig tilbud ha forrang som gjeldende tilbud. NB! Tilbudet skal være Feste NordØst i hende på innleveringsstedet, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne skal levere: 1 stk papirutgaver av tilbudet 1 stk elektronisk utgave av tilbudet på USB-minnepenn, inkludert 1 stk. elektronisk utgave av tilbudet som er sladdet (jf. punkt 3.3). 3.2 Komplett tilbud skal bestå av følgende dokumenter Tilbudsbrev Forslag til avtale, som innbefatter nødvendig utarbeidelse av driftsplan, søkning om driftskonsesjon, nødvendig godkjenning av massene i uttaket, samt prising av utfakturert masse. Firmaattest ikke eldre enn 6 mnd. Dokumentasjon for driftsansvarlig i pukkverk (jf. krav til bergteknisk ansvarlig) Skatte- og mva- attest, ikke eldre enn 6 mnd Økonomisk dokumentasjon i form av godkjent regnskap for 2013, 2014 og HMS-attest 3

4 3.3 Offentlighet Oppdragsgiver er omfattet av Offentleglova og Forvaltningsloven 13. Dette innebærer at dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser kan bli gjenstand for innsynsbegjæring. Av den grunn ber vi om at tilbyder leverer et separat tilbud som inneholder den informasjon som kan gjøres offentlig. Det vil si at innholdet som er taushetsbelagt skal være sladdet. Dette dokumentet leveres i Pdf-format på USB-minnepenn. Dersom det ikke leveres sladdet tilbud, bes tilbyder bekrefte i tilbudsbrevet at tilbudet ikke inneholder opplysninger som er underlagt lovbestemt/lovhjemlet taushetsplikt. Det er i offentleglova en utsatt innsynsrett i tilbud og protokoll, til etter at man har valgt leverandør. I tilbudene er gjort unntak fra innsynsretten for opplysninger som kan karakteriseres som forretningshemmeligheter. Det er avgjørende at det har en «konkurransemessig betydning å hemmeligholde» dokumentene, slik at det kan medføre økonomisk tap for bedriften. Oppdragsgiver avgjør endelig hvilken informasjon som kan gjøres offentlig. 4 Prosedyre 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger i ett trinn (iht. FOA del II). Dette innebærer at alle interesserte leverandører får levere tilbud. I tillegg vil det avholdes en felles befaring av uttaksområdet onsdag den Oppmøte ved Tiuren kro, klokken Først kontrolleres om tilbyderne oppfyller kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver innleder deretter forhandlinger med tilbydere som har inngitt gyldig tilbud. 4.2 Tildelingskriterier Valg av leverandører vil bli gjort ut ifra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, vurdert ut fra følgende forhold med vekting i parentes: Priser (45%) Priser knyttet til forslag til avtale jf. punkt 3.2 kulepunkt Kompetanse og erfaring (55%) Beskrivelse av firma, og dokumentasjon knyttet til drift av tilsvarende grustak med årlige leveranser, samt dokumentasjon for driftsansvarlig i pukkverk. 5 Administrativ informasjon 5.1 Behandlingsprosedyre Etter tilbudsåpning (som ikke er åpen for tilbyder) vil Feste NordØst as foreta en gjennomgang og kontroll av tilbudene, samt lage en sammenstilling av disse. Sammenstillingen og dokumentene vil distribueres til oppdragsgiver. 4

5 Sammen med oppdragsgiver velges kvalifiserte tilbydere ut for gjennomføring av forhandlinger. Oppdragsgiver vil, på bakgrunn av forhandlingene, velge driver som det inngås kontrakt med, for drift av Tanfetten Nord grustak. Feste NordØst as sender meddelelser om valg av leverandør. 5.2 Forhandlingsprosedyre Forhandlinger vil gjennomføres i samsvar med de grunnleggende krav og de alminnelige regler i FOA 3-1, herunder kravene til likebehandling og god forretningsskikk, samt reglene om taushetsplikt i 3-6. Oppdragsgiver vil sørge for at det ikke gis opplysninger om innholdet i de øvrige tilbud, eller som kan stille noen tilbydere bedre enn andre. Forhandlingsrunde vil gjennomføres så raskt som mulig etter tilbudsfrist. Det vil bli ført referat. Forhandlinger gjennomføres ved at partene møtes. Oppdragsgivers representanter vil være de samme i hvert møte. Agenda for forhandlingsmøtene vil være: - Leverandør presenterer tilbudet. - Avklaringsfase - oppdragsgiver stiller spørsmål ved eventuelle uklarheter ved tilbudet. - Forhandlingsfase oppdragsgiver gjør rede for svake og sterke sider ved tilbudet - Frist for eventuelt revidert tilbud (ved eventuelt revidert tilbud vil det bli gitt felles tilbudsfrist for de tilbydere som innkalles til forhandling. Leverandør kan selv velge om revidert tilbud leveres, eller fastholde sitt opprinnelige tilbud). 5.3 Konfidensialitet Mottatte tilbud vil bli behandlet i henhold til lover og forskrifter. Informasjon om tilbudene vil bli gjort internt tilgjengelig i den grad det er nødvendig for evalueringen. (Iht. Lov nr. 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd 23 jfr. Forvaltningsloven 13 og 19b) 5.4 Endring av forespørsel Oppdragsgiver kan gjøre mindre vesentlige endringer i forespørselen i inntil 6 dager før tilbudsfristens utløp jfr OG 19-1 (6). 5.5 Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen 5.6 Språk Alle kostnader knyttet til utarbeidelse av tilbudet og gjennomføring av konkurransen er tilbyders ansvar. Tilbudet og øvrig informasjon skal leveres på norsk. 5.7 Eiendomsrett Levert tilbud er oppdragsgivers eiendom. 5

6 5.8 Rettelser og endringer Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver (kontaktperson hos Feste NordØst jf. 1.2) om dette. Henvendelser i utlysningsperioden vil bli anonymisert, og sammen med svar sendt til alle tilbydere per e-post. Dersom tilbud allerede er levert før endringer, må tilbudet bekreftes på nytt. Henvendelser skal skje skriftlig, per e-post til kontaktperson hos Feste NordØst (jf. punkt 1.2). Spørsmål må fremsettes senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn oppgitt kontaktperson, unntatt i forhandlingsmøtene. 6 Samfunnsansvar 6.1 Arbeidsvilkår for ansatte Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon, og ansatte hos eventuelle underleverandører, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av firmaet er ansvarlig for at denne regelen blir overholdt. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til kontroll. 6.2 Nulltoleranse Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ved anbudsinnbydelsen ikke oppfyller sin opplysningsplikt slik det er beskrevet. 6