Konkurransegrunnlag. Ny IKT løsning for Suldal Elverk sitt økonomisystem.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Ny IKT løsning for Suldal Elverk sitt økonomisystem. Postadresse : Kontoradresse : Telefon : Postboks 134 Postvegen 9 Telefaks : Sand 4230 Sand Org.nr:

2 Innhold OM SULDAL ELVERK... 3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 ANSKAFFELSESPROSEDYREN... 3 OMFANG... 3 KONTRAKTSPERIODE... 4 TILBUDETS UTFORMING... 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 4 FRISTER / LEVERING AV TILBUD... 5 INFORMASJONSFORMIDLING... 5 FORBEHOLD... 5 VEDSTÅELSESFRIST... 5 TAUSHETSPLIKT... 5 TILDELINGSKRITERIER... 5 TILBUDSÅPNING... 6 AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 6 VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAG

3 OM SULDAL ELVERK Suldal Elverk er et kommunalt foretak som selger og distribuerer elektrisk kraft, hovedsakelig i Suldal kommune. Selskapet er lokalisert på Sand og har 28 ansatte. Suldal Elverk (SEV) driver tradisjonelle elverkstjenester innenfor følgende områder: Kraftomsetning hovedsakelig til kunder i Suldal kommune. Nettdrift med forsyningsområde i Suldal. Levering til sluttbruker utgjør ca. 100 GWh/år. Produksjon av kraft i tre småkraftverk, normalproduksjon 21 GWh/år. Drift av veglys for Suldal kommune. Entreprenørvirksomhet, bygging og vedlikehold av nett for egen drift og andre. Utbygging av breiband/fibernett Øvrige tjenester for andre hovedsakelig innenfor elverksbransjen. ANSKAFFELSENS FORMÅL Suldal Elverk ønsker tilbud på anskaffelse av nytt økonomisystem med bransjeløsning for Elverk. Videre ønsker vi at leverandøren gir pris på asp drift av økonomisystemet og asp drift av elverket sine eksisterende ITsystemer. Disse er spesifisert i Vedlegg 2. I dag har vi Visma Global som økonomisystem, Visma Lønn som lønnssystem, og Visma Dokumentsenter for håndtering av inngående fakturaer. SEV ønsker et system som inkluderer standard programvare med nødvendige tilpasninger for bruk i elverksbransjen. Anskaffelsen gjelder både programvare, vedlikehold, drift og implementering. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av Vedlegg 1 til forespørselen Kravspesifikasjon. ANSKAFFELSESPROSEDYREN Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 med tilhørende forskrift. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings og administrasjonsdepartementet internettsider. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse». Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. OMFANG Med utgangspunkt i kunngjøring på Doffin og dette dokumentet med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Kravspesifikasjon Oversikt over dagens IT systemer Prisskjema (Excel ark) Regnskapskontroll Tilbyders forbehold Suldal Elverk sine standard leveringsbetingelser innbys det hermed til å gi tilbud på leveranse av nytt økonomisystem med bransjeløsning tilpasset Elverk, samt asp drift av SEV s eksisterende applikasjoner. 3

4 KONTRAKTSPERIODE Kontraktsperioden er 5 år. Forlengelse av kontrakten utløses automatisk for ett nytt år omgangen om ikke oppdragsgiver eller leverandør minimum 1 måned før avtalens utløp. TILBUDETS UTFORMING Tilbudet inndeles på følgende måte: 1. Tilbudsbrev 2. Prisskjema (Vedlegg 3) 3. Kjøpsavtale 4. Vedlikeholdsavtale 5. Driftsavtale 6. Referanseliste 7. Firmaattest 8. Skatteattest 9. MVA attest 10. HMS egenerklæring 11. Regnskapskontroll (Vedlegg 4) 12. Tilbyders forbehold (Vedlegg 5) Prisskjemaet skal også leveres i elektronisk versjon i Excel format. For å evaluere produktet nærmere vil kunde forbeholde seg retten til å be om en presentasjon av produktet i Suldal Elverk sitt lokale. KVALIFIKASJONSKRAV Ved vurderingen vil det bli lagt vekt på at tilbyderen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlaget som er nødvendig for å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Kunden tar forbehold om retten til å søke ytterligere opplysninger om det som er nevnt ovenfor dersom dette er nødvendig. Ved vurdering av om tilbyder er egnet vil følg ende kriterier bli vektlagt: At tilbyder tilfredsstiller krav gitt av offentlig myndighet til registrering, for eksempel registrering i foretaksregisteret i Brønnøysund. At tilbyder er à jour med innbetaling av skatter og trygdeavgifter, dokumentert med relevante attest. Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder. At tilbyder er à jour med innbetaling av merverdiavgift, dokumentert med relevante attest. Attest skal ikke være eldre enn 6 måneder. At tilbyder har et fungerende HMS system, dokumentert med HMS erklæring. Det skal vedlegges referanseliste på alle tilsvarende avtaler som leverandøren har inngått de tre siste år. Listen skal, i tillegg til navnet på organisasjonen, inneholde navn på kontaktperson, samt e postadresse og telefonnummer. 4

5 Leverandøren skal sørge for at de ansatte og ansatte hos eventuelle underleverandører har lønns og arbeidsforhold som følger avtalte regulativer og tariffavtaler for denne kategori leverandører. FRISTER / LEVERING AV TILBUD Tilbud skal være oss hende innen: Prosjektet ønskes gjennomført og avsluttet i løpet av Frist for spørsmål vedrørende dette anbudet er 7 dager før fristen for levering av tilbud. Tilbudet sendes i lukket konvolutt til: Suldal Elverk KF Postboks Sand Tilbudet merkes: «Konkurranse økonomisystem» Tilbudet skal leveres i to eksemplarer. INFORMASJONSFORMIDLING Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget skal dette opplyses til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmål fra tilbydere skal sendes skriftlig på e post og vil bli besvart og sendt til samtlige tilbydere. Kontaktperson Suldal Elverk: Egil Bakke Telefon: Mail: eba@sev.no FORBEHOLD Hvis tilbyder har med forbehold i tilbudet skal dette beskrives i tilbudet (vedlegg 5). De punkt som tilbyder ønsker å ta forbehold om i tilbudet skal prissettes og beskrives. Dersom dette ikke gjøres kan tilbudet bli avvist. VEDSTÅELSESFRIST Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 6 måneder. TAUSHETSPLIKT Tilbyder og oppdragsgiver er forpliktet til gjensidig å bevare taushet om alle forhold de får kjennskap til i forbindelse med denne konkurransen. Dokumenter vedrørende tilbud skal behandles konfidensielt av anbyder og oppdragsgiver. TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir minimumskrav og spesifikasjoner som angitt under punktet «Kvalifikasjonskrav», vil bli vurdert i forhold til tildeling av kontrakt. 5

6 Ved tildeling av kontrakt vil vi velge det produktet som etter vår oppfatning gir oss den beste tekniske løsning sett i sammenheng med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. I dette ligger også årlige vedlikehold og driftskostnader. Følgende kriterier vil bli vektlagt: Nr. Kriterier Vekting i prosent 1 Produkt/ funksjonalitet/bransjetilpasning 60 2 Lisenspris 20 3 Årlig vedlikehold og driftskostnad 20 For å evaluere produktet nærmere vil kunde forbeholde seg retten til å be om en presentasjon av produktet i Suldal Elverk sine lokaler. TILBUDSÅPNING Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. AVLYSNING AV KONKURRANSEN SEV kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Kravspesifikasjon Oversikt over dagens IT systemer Prisskjema (Excel ark) Regnskapskontroll Tilbyders forbehold Suldal Elverk sine standard leveringsbetingelser 6