Konkurransegrunnlag Språkvask av dokumenter i Riksrevisjonen

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Språkvask av dokumenter i Riksrevisjonen Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Bakgrunn for anskaffelsen Forutsetninger Krav til leveransen BRUK AV UNDERLEVERANDØRER AVTALEPERIODE / LEVERINGSTID OPSJONER PRIS TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD LEVERINGSSTED KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN 5 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSFRIST LEVERING VEDSTÅELSESFRIST 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 7 4. KRAV TIL TILBUDET UTFORMING AV TILBUDET KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD 8 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 9 6. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD 9 7. VEDLEGG 9 1. Side 2 av 9

3 1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ Informasjons- og dokumentasjonsseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Seniorrådgiver Jon Aarekol Telefon: / / Telefaks: E-post: Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling overfor forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsen gjelder primært språkvask, men også korrektur av Riksrevisjonens dokumenter til Stortinget, evt. også andre dokumenter, tekster, brosjyrer etc. Språkvask skal kunne gjelde både bokmål og nynorsk Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen overleverer hvert år mellom 15 og 20 rapporter til Stortinget. Riksrevisjonens kommunikasjonsstrategi tilsier at Riksrevisjonen skal framstå med et forståelig og klart budskap. Det legges derfor stor vekt på å kurse medarbeidere internt i god språkbruk. Informasjons- og dokumentasjonsseksjonen bruker store ressurser på rådgivning og støtte, og vi vektlegger å ha en god ekstern språkvask på alle rapporter. Resultatet er at budskapet i rapportene blir tydeligere og bedre. Side 3 av 9

4 1.3.2 Forutsetninger Kapasitet til å språkvaske mellom 15 og 20 rapporter årlig etter en fastsatt framdriftsplan som utarbeides for hvert halvår. Rapportene vil normalt ha et omfang på sider, og vi forutsetter leveringstid pr. rapport på ca 14 dager. Opptil fire rapporter skal kunne språkvaskes parallelt. Rapportene kan være både på nynorsk og bokmål Krav til leveransen Riksrevisjonens rapporter til Stortinget skal være av god språklig kvalitet. Det er derfor viktig at den eksterne språkvasken er av god kvalitet. For at Riksrevisjonen skal kunne vurdere leverandørens kompetanse, skal leverandøren legge ved to språkvaskede tekster en på bokmål og en på nynorsk til anbudet. Tekstene som inngår i anbudskonkurransen, ligger på Riksrevisjonen etterspør språkvask og korrektur på tekster til dokumentserien på både bokmål og nynorsk. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å språkvaske opptil 4 dokumenter innen 14 dager. Det er viktig at de fastsatte tidsfrister for levering overholdes, siden dokumentene både skal behandles internt og oversendes Stortinget innen korte frister. Dokumentene er ikke offentlige før de er oversendt til Stortinget, og det er derfor av stor betydning at dokumentene behandles konfidensielt. 1.4 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må framgå av tilbudet. Det må angis hvor stor del av oppdraget som vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandør må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 1.5 Avtaleperiode / leveringstid Riksrevisjonen tar sikte på en kontraktsperiode som går over tre år, fra 15. april Opsjoner 1.7 Pris Riksrevisjonen vil ha en opsjon på forlengelse av kontrakten i inntil 1 år. Det skal oppgis timepris på arbeidet, og hvor mange sider (det regnes 450 ord pr.side) leverandøren språkvasker i snitt i timen. Side 4 av 9

5 1.8 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud Leveringssted Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Konkurransedokumentene er tilgjengelig på se under Anbudskonkurranser. Leverandørene må følge med på disse sidene for den enkelte konkurranse. Riksrevisjonen oppdaterer fortløpende rubrikken Spørsmål og svar under hver konkurranse etter hvert som eventuelle spørsmål er behandlet. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger, se adresse nedenfor. Frist for å sende inn slike spørsmål er 20. februar Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil også bli oppdatert på våre nettsider. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen. All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til riksrevisjonen@riksrevisjonen.no og merkes Språkvask av dokumenter i Riksrevisjonen v/jon Aarekol". 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interesserte tilbydere kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: 27. februar 2009 kl Side 5 av 9

6 2.4 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på Språkvask av dokumenter i Riksrevisjonen» og sendes eller leveres til: Postadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 2. juni Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: o o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Egenerklæringsskjema finnes på se under Anbudskonkurranser. 3.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon: Firmaattest Side 6 av 9

7 3.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Dokumentasjon: o Leverandørens siste årsberetning med revisorberetning og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. o Leverandørens årsregnskap for de to siste regnskapsår. 3.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: o Tilbyder skal kunne dokumentere solid erfaring og kapasitet når det gjelder språkvask på begge målformer. o Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. o Det kreves meget god gjennomføringsevne. o Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon: o Oversikt over leverandørens totale bemanning. o Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. o Leverandørens viktigste leveranser de siste tre år, inkl. dets verdi, tidspunkt og mottaker. o Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- og styringssystem. o Minst 2 skriftlige referanser på leverandørens gjennomføringsevne og kvalitet på arbeidet. 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. Obligatoriske krav 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 2. Skatteattester: a. For skatt b. For merverdiavgift 3. HMS- erklæring 4. Firmaattest Side 7 av 9

8 5. Leverandørens siste årsberetning med revisorberetning, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets økonomi 6. Leverandørens årsregnskap for de to siste regnskapsår 7. Oversikt over total bemanning 8. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. 9. Leverandørens viktigste leveranser de siste tre år, inkl. dets verdi, tidspunkt og mottaker. 10. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- og styringssystem. 11. Minst 2 skriftlige referanser på leverandørens gjennomføringsevne og kvalitet på arbeidet. Dokumentasjon på leveransen og annen dokumentasjon, jf pkt 1 i konkurransegrunnlaget 12. Levere to tekster språkvasket (en på nynorsk og en på bokmål) 13. Pris. Alle forespurte priser/kostnader må være oppgitt 14. Løsningsbeskrivelse for oppdraget som inkluderer bl.a beskrivelse av kommunikasjon og dokumentsikkerhet 15. Innsigelser/forbehold Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i utlysningen eller konkurransedokumentene, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.2 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er mest økonomisk fordelaktig, basert på følgende kriterier: o Kvalitet herunder løsningsbeskrivelse, de språkvaskede tekstene og referanser vektet 60 % o Pris basert på timepris og mengde språkvasket tekst i timen (450 ord pr. side)) vektet 40 % Side 8 av 9

9 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 6. Kontraktsmessige forhold For denne anskaffelsen baseres kontrakten på Riksrevisjonens standardkontrakt for konsulentoppdrag. 7. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: o o Riksrevisjonens standardkontrakt for konsulentbistand/oppdrag 2 tekster som skal språkvaskes og vedlegges tilbudet Side 9 av 9