Kurs i Agresso økonomi rettet mot revisjon

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Kurs i Agresso økonomi rettet mot revisjon Saksnummer: 2013/00391 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING (TILPASSES KONKURRANSEN) KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER (TILPASSES) 4 2. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV LEVERANSENS BAKGRUNN OG INNHOLD Bakgrunn for anskaffelsen Krav til leveransen Leveringssted DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD 6 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 7 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTSATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 9 5. TILDELING TILDELINGSKRITERIER VEKTINGSMODELL / NÆRMERE OM VURDERING AV KRITERIENE 9 6. LEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING LEVERING TILBUDSFRIST ANTALL EKSEMPLARER OG KOPIER OA. (TILPASSES ANSKAFFELSEN) UTFORMING AV TILBUDET KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE AVTALEPERIODE VEDLEGG 12 Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/personalseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Petter Dyrhol Telefon: E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål skal rettes til nevnte epostadresse, og merkes Kurs i Agresso økonomi rettet mot revisjon, 2013/00391, Petter Dyrhol. Se for øvrig punkt 3.7. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning (tilpasses konkurransen) Dette konkurransegrunnlaget består av følgende: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. HMS - egenerklæring 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den Side 3 av 12

4 1.5 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål Frist for å levere tilbud ,kl 14:00 Tilbudsåpning (antatt) ,kl 15:00 Forhandling (foreløpig tidsperiode) Uke Frist endelig tilbud (veiledende) Meddelelse om tildeling (veiledende) Kontraktsinngåelse (veiledende) Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende/foreløpig. 2. Beskrivelse av anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av leveransens bakgrunn og innhold Riksrevisjonen ønsker å inngå rammeavtale med 1 leverandør om kurs i Agresso økonomi rettet mot revisjon Bakgrunn for anskaffelsen Et stort antall statlige virksomheter bruker Agresso økonomi, og for Riksrevisjonen er det viktig å ha god kompetanse på Agresso og hvordan systemet kan brukes i revisjonsarbeidet. Målgruppen for kursene er revisorer som jobber med regnskapsrevisjon av statlige virksomheter som bruker Agresso økonomi Krav til leveransen Kursene skal innrettes mot revisjon og kan derfor ikke være generelle brukerkurs for økonomimedarbeidere i statlige virksomheter, men opplæringen kan godt utvikles med utgangspunkt i slike kurs. Kursmateriellet vil bli brukt som oppslagsverk i forbindelse med revisjonsarbeidet og det forutsettes derfor at kursene er godt dokumentert, fortrinnsvis elektronisk. Våre kompetansebehov er knyttet til kurs i revisjon mot Agresso økonomi. Kurset skal først og fremst gi kompetanse i å ta ut og forstå informasjon fra Agresso. Spørring og rapportering skal derfor vektlegges fremfor registrering og vedlikehold av Side 4 av 12

5 data i systemet. Kurset må likevel gi en grunnleggende innføring i Agresso og registrering av informasjon. For at kurset skal få en innretning mot revisjon, vil vi at risikoperspektivet skal være kursets "røde tråd". Dette kan være knyttet til for eksempel risiko for feil i regnskapet eller urettmessige utbetalinger, at data ikke er korrekte eller fullstendige, at noen får urettmessig tilgang til konfidensiell informasjon eller kan endre data, at data prosesseres feil, osv. Deltakernes forkunnskaper kan variere noe, men generelt må det legges til grunn at de ikke har kjennskap til Agresso fra tidligere. Basert på erfaring med tidligere opplæring i Agresso økonomi ser vi for oss et kurs over dager, med et par ukers opphold mellom samlingene. Vi ser for oss følgende innhold: Bli kjent med Agresso Brukere, roller og tilganger i Agresso Tilgangskontroll, passord Logging av endringer, inkl. faste data Litt om systemparametre og systemadministrasjon Leverandørreskontro Kundereskontro med betalingsoppfølging Remittering Kontantregnskap Periode og årsavslutning Forholdet mellom Agresso og andre systemer, for eksempel Contempus Spørring og rapportering Agresso Web Opplæringen skal være på versjon 5.5 eller senere versjon som er tatt i bruk av Staten, og holdes på statlig eller eventuelt kommunal kontoplan. Kurset er kun tilgjengelig for Riksrevisjonens egne medarbeidere. Erfaringsmessig har Riksrevisjonen et årlig behov for ca plasser på kurs i revisjon mot Agresso økonomi. Kursholderne må ha bred erfaring med bruk av Agresso økonomi og ha overblikk både over systemet som sådan og hvordan økonomifunksjonen i en virksomhet setter opp og bruker systemet i praksis. Kursholderne må ha evne til å sette seg inn i revisors ståsted Leveringssted Vi ønsker primært at kursene holdes i Riksrevisjonens kurslokaler i Pilestredet 42, dersom det er teknisk mulig. Dersom det er spesielle tekniske forutsetninger knyttet til at kursene avholdes i Riksrevisjonens lokaler, må disse oppgis. Alternativt må tilbyder tilby egnede undervisningslokaler i Oslo-området hvor opplæringen gjennomføres. Side 5 av 12

6 2.2 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II 3.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en ett trinns konkurranse med forhandling. Alle interesserte leverandører gis adgang til å levere tilbud. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En første reduksjon av tilbud vil kunne skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud det forhandles om skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene, jfr. forskriftens 11-8(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Frist for begjæring om midlertidig forføyning (FOA 10-3) Tilbyder som blir avvist, jf FOA 11-10, har frist på 15 dager regnet fra dagen etter oppdragsgivers meddelelse er sendt etter FOA til å begjære midlertidig forføyning. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. Lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet Side 6 av 12

7 skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oversikt over alle forbehold og avvik skal tas inn i tilbudsbrevet. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. All henvendelser rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes "Kurs i Agresso økonomi rettet mot revisjon, 2013/00391, Petter Dyrhol. 3.8 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å Side 7 av 12

8 levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf. FOA Krav til skatteattest, merverdiavgiftsattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Side 8 av 12

9 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal tilstrekkelig erfaring fra lignende bedriftsinterne kurs i løpet av de 3 siste årene. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Tildeling 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Pris oppgitt i henhold til punkt evt. underkriterier Kvalitet, herunder 50 % o Undervisningsoppleg g og kursdokumentasjon o Kursholdernes kompetanse og Beskrivelse av undervisningsopplegg, Eksempel på kursdokumentasjon (fortrinnsvis levert elektronisk) Cv for kursholder(e) erfaring o Praktisk levering Leverandørens redegjørelse for rutiner for bestilling, avbestilling, frister, antall deltakere oa. 5.2 Vektingsmodell / nærmere om vurdering av kriteriene Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på 0-5. Beste tilbud innenfor hvert hovedkriterium vil få 5, mens det blir gitt Side 9 av 12

10 en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Pris Det skal oppgis priser på følgende: Pris for utvikling av undervisningsopplegget og utvikling av kursdokumentasjon Pris pr kurs i Revisjon mot Agresso økonomi (4 kursdager, 12 deltakere inkludert i prisen, inkludert kursholders reise opphold og diett, og tilgang til eventuelle tekniske installasjoner levert av leverandøren), forutsatt holdt i Riksrevisjonens lokaler. Eventuell kostnad pr ekstra deltaker ut over 12. Eventuelt kostnad for å holde kurs i lokaler levert av leverandøren. Oppgi eventuell maks antall deltakere pr. kurs. Riksrevisjonen vil beregne en totalpris for leveransen ut fra vårt skisserte behov. Dersom kurs skal avholdes utenfor Riksrevisjonens lokaler vil vi inkludere eventuelle reisekostnader for våre medarbeidere. 6. Levering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på Kurs i Agresso økonomi rettet mot revisjon, 2013/00391» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : kl 1400 Side 10 av 12

11 6.3 Antall eksemplarer og kopier oa. (tilpasses anskaffelsen) Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres som følger: Tilbudsbrevet leveres på papir i original med signatur. De resterende dokumenter ønskes levert elektronisk på lagringsmedie (cd, minnepinne ol.) i samme forseglede forsendelse som tilbudsbrevet. Filene skal ha navn i samsvar med nummerering og dokumentinnhold som angitt i punkt 6.4. Dersom det er flere filer på ett av de angitte dokumentasjonskrav skal disse benevnes med desimal (eksempel: 2.1 attest for skatt, 2.2 attest for mva, 2.3 HMSegenerklæring). 6.4 Utforming av tilbudet Nr Dokumentnavn Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. stadfestelse om potensielle habilitetsproblemer bekreftelse på at det ikke skal være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver enn personen oppgitt i pkt Dokumentasjon vedrørende obligatoriske og ufravikelige krav i punkt4.2 PDF-a er ønsket format 3 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt 4.3 PDF-a er ønsket format Side 11 av 12

12 4 Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt Dokumentasjon vedrørende krav knyttet til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt Beskrivelse av undervisningsopplegg og eventuelle tekniske forutsetninger til lokalene/utstyr PDF-a er ønsket format Redigerbart format (word, OTF eller lignende) 7 Eksempel på kursdokumentasjon Fortrinnsvis elektronisk 8 CV for kursholder(e) 9 Redegjørelse for rutiner for bestilling, avbestilling, frister og antall deltakere 10 Pris angitt som angitt i punkt 5.2 redigerbart format (word, OTF eller lignende) 11 Utkast til kontrakt redigerbart format (word, OTF eller lignende) 7. Kontraktsmessige forhold 7.1 Avtale Tilbyder leverer utkast til kontrakt. 7.2 Avtaleperiode Kontrakten løper i 4 år fra kontraktsignering. 8. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. HMS-egenerklæringsskjema Side 12 av 12