KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av: «Renholdstjenester i SRFs lokaler» Saksnr.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av: «Renholdstjenester i SRFs lokaler» Saksnr. 2014/3025 Tilbudsfrist: kl. 10:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Avtaleperiode Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Rettelser og/eller suppleringer Fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Offentlighet Forbehold og avvik Obligatoriske kvalifikasjonskrav Skatt-, mva- og HMS-attest Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Statens sivilrettsforvaltning er et statlig forvaltningsorgan underlagt Justisdepartementet og har direktoratsfunksjon som sentral vergemålsmyndighet. Våre arbeidsoppgaver er i stor grad knyttet til behandling av enkeltsaker. Statens sivilrettsforvaltning fatter vedtak på flere sivilrettslige felt, herunder vergemål, rettshjelp, erstatning etter straffeforfølgning, voldsoffererstatning, tomtefeste og stadfestelse av testamenter. Statens sivilrettsforvaltning utøver sekretariatsfunksjoner for Erstatningsnemnda for voldsofre, Stortingets utvalg for rettferdsvederlag, Konkursrådet, Den rettsmedisinske kommisjon (DRK) og Barnesakkyndig kommisjon (BSK). Oppdragsgivers kontaktperson er: Kontaktperson Kristian Espenes Postadresse Statens sivilrettsforvaltning Postboks 8027 Dep 0030 Oslo e-post kristian.espenes@sivilrett.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål SRFs nåværende avtale om renhold utløper desember 2014, og det utlyses derfor en anbudskonkurranse for å inngå ny renholdstjenesteavtale. Renhold er en viktig miljøfaktor i den daglige arbeidssituasjonen og en viktig trivselsfaktor. Det tas sikte på å etablere en kostnadseffektiv, miljøvennlig og helhetlig renholdsavtale for de lokaler SRF disponerer. Dette omfatter både Holbergsgate 1 i Oslo (BTA 1790 m 2 ) og Grønnegata 52 (BTA 395 m 2 ) på Hamar. Lokalene er i all hovedsak inndelt i cellekontorer på begge lokasjoner og det er vinyl på gulvflatene. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av punkt 4, kravspesifikasjon. 1.3 Avtaleperiode Avtalens varighet er 2 år fra kontraktsinngåelse, med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtalen på uendrede vilkår for 1+1 år. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3

4 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier. Versjon 1 Del 2 Bilag som angitt nedenfor: Kravspesifikasjon Bilag 1 Prisskjema Bilag 2 Planskisse Holbergsgate 1 Oslo Bilag 3 Planskisse Grønnegata 52 Hamar Bilag 4 Egenerklæring om helse miljø og sikkerhet Bilag 5 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Rettelser og/eller suppleringer Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet gjennom DOFFIN. Leverandører skal ta hensyn til eventuelle endringer i sitt tilbud. Alle leverandører oppfordres til å følge med på denne siden for å få med seg eventuelle rettelser eller tilleggsinformasjon til konkurransegrunnlaget. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 1.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud , kl. 10:00 Tilbudsåpning , kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist , kl. 10:00 Evaluering Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist , kl. 10:00 Kontraktsinngåelse Oppstart ny renholdsavtale Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 4

5 1.9 Tilbudsfrist Versjon 1 Tilbud skal være mottatt oppdragsgiver innen kl. 10:00, jf. pkt. 1.8 ovenfor 1.10 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og med , jf. pkt. 1.8 ovenfor. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal Statens sivilrettsforvaltning uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Statens sivilrettsforvaltning plikter å unnta dem fra offentlighet. 5

6 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 Obligatoriske kvalifikasjonskrav 3.1 Skatt-, mva- og HMS-attest Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6

7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Versjon Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Leverandøren skal ha en bevisst miljøpolicy. Leverandøren med sine ev. underleverandører skal være godkjent i Arbeidstilsynets godkjenningsordning. Dokumentasjonskrav Redegjørelse for personellet leverandøren disponerer til oppfyllelse av avtalen. Redegjørelse for bruk av ev. underleverandører og til hvilke oppgaver. Leverandøren skal redegjøre for selskapets miljøpolicy/miljøarbeid. Bekreftelse på godkjenning. 7

8 4 TILDELINGSKRITERIER Versjon 1 Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Under dette kriteriet vurderes alle kostnader forbundet med tilbudet. 60 % Utfylt prisskjema (Bilag 1). Kvalitet Under dette kriteriet vurderes løsningsbeskrivelsen gitt i tilbudet. 40 % Leverandørs beskrivelse av kompetanse, organisering, kvalitetsoppfølging og miljø. 4.1 Vektingsmodell Poengsetting av tildelingskriteriet «Pris» vil foregå etter forholdsmessig metode på en skal fra 0-10, uttrykt slik: ( ) Poengsetting av tildelingskriteriet «Kvalitet» vil være en skjønnsmessig vurdering på bakgrunn av leverandørens løsningsbeskrivelse. Poeng vil bli gitt etter en poengskala fra 1-10 poeng der 10 er det høyeste og 1 er det laveste. Den leverandøren som får flest poeng etter vekting vil bli tildelt oppdraget. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes til/ leveres: Navn: Postadresse: Statens sivilrettsforvaltning v/ Kristian Espenes Postboks 8027 Dep 0030 Oslo Leveringsadresse: Holbergsgate 1, 0166 Oslo 8

9 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Renholdstjenester i SRFs lokaler» Saksnr. 2014/3025 v/ Kristian Espenes. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal også leveres elektronisk på cd-rom eller minnepinne. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet må inneholde følgende: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Utfylt prisskjema (Bilag 1) Løsningsbeskrivelse, jf. punkt 1.5 i kravspesifikasjon. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. Attest skal ikke være eldre enn seks måneder MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift. Attest skal ikke være eldre enn seks måneder. HMS-egenerklæring. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen for Redegjørelse for leverandørens gjennomføringsevne og kapasitet. Redegjørelse for leverandørens miljøpolicy/miljøarbeid. Bekreftelse på godkjenning av Arbeidstilsynets godkjenningsordning. 9