Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III for ledelsesutviklingsprogram

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III for ledelsesutviklingsprogram Tilbudsfrist: 28. august 2014 kl. 12:00 Saksnummer:

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Post- og teletilsynet (PT) fører tilsyn med aktørene i post- og telemarkedene og forvalter viktige samfunnsressurser som frekvenser og nummer. Gjennom sitt arbeid bidrar PT til best mulig post- og teletjenester for brukerne, det vil si kvalitativt gode tjenester til lavest mulig pris. PT bidrar til å øke sikkerheten og beredskapen i telenettene og arbeider for å fremme norske interesser internasjonalt i post- og telesektoren. Etaten rapporterer til Samferdselsdepartementet og har om lag 150 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lillesand. Mer informasjon finner du på Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Charlotte Raudsandmoen Postadresse: Postboks 93. NO 4791 Lillesand Besøksadresse: Nygård 1, Lillesand e-post: rcr@npt.no Telefon: Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Post- og teletilsynet ønsker å inngå en avtale om utvikling og gjennomføring av et ledelsesutviklingsprogram. Målgruppen består av inntil 20 ledere på ulike nivåer. Se i den forbindelse vedlagte kravspesifikasjon, samt organisasjonskart. Ledelsesutviklingsprogrammet skal være basert på Post- og teletilsynets ledelsesplattform. Det er ønskelig med et ledelsesutviklingsprogram både på felles, gruppe og individnivå. Det er ønskelig at programmet har oppstart høsten 2014, og avsluttes i løpet av Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 3

4 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlag: Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Vedlegg 1: HMS egenerklæring Vedlegg 2: Kravspesifikasjon o Bilag 1: PT sin ledelsesplattform o Bilag 2: Organisasjonskart Vedlegg 3: Kontrakt med følgende bilag: o Bilag 1: Bistanden o Bilag 2: Prosjekt, og fremdriftsplan o Bilag 3: Administrative bestemmelser o Bilag 4: Pris- og prisbestemmelser o Bilag 5: Endringer i den generelle avtaleteksten 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning , kl 12:30 Tilbudets vedståelsesfrist kl Evaluering Uke 36 Meddelelse om valg av leverandør Karensperiode (frist for å klage til leverandør) Kontraktsinngåelse Uke 39 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA (1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 5

6 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA (1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: « », og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 6

7 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal Skatteattest ha ordnede forhold Merverdiavgiftsattest mht. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det skatteinnbetaling og lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor merverdiinnbetaling. leverandøren har sitt hovedkontor. Se i den forbindelse Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring, se mal inntatt som bilag Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 7

8 Krav 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 8

9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i fra minimum 3 tilsvarende løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere oppdrag i løpet av de siste 3 angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker årene. Med tilsvarende (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet oppdrag menes erfaring med ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er utvikling av og gjennomføring likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere av ledelsesutviklingsprogram relevans gjennom beskrivelsen. for høykompetanseorganisasjoner i offentlig sektor og/eller høykompetanseorganisasjoner av tilsvarende størrelse/ledelsestruktur. Leverandøren skal ha god Beskrivelse av leverandørens organisasjon og nåværende kapasitet bemanning (og eventuelle samarbeidspartnere), som viser at leverandøren har god kapasitet til å gjennomføre oppdraget. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 20 % Ferdig utfylt prisskjema Oversikt over antall, samt estimert prosentvis arbeidsfordeling mellom de 9

10 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav konsulenter som tilbys. Kvalitet - Tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring (40%) - Løsningsforslag (40%) 80% CV og attester for konsulenter som leverandøren tilbyr for oppdraget, herunder kontaktinformasjon til aktuelle referanser. Referanser vil bli kontaktet. Leverandørens løsningsforslag Ad. pris: PT vil i vurderingen legge vekt på det samlede prisnivået som oppgis, jfr. bilag 4 til kontrakten. En snittpris pr time vil bli beregnet basert på de enkelte konsulenters timepris og estimert prosentvis arbeidsfordeling. Eksempel til illustrasjon: Konsulent 1 og 2 har en timespris på henholdsvis kr. 500 og kr Arbeidsfordelingen er estimert til 40/60. Snittprisen pr. time blir da kr. 680 (Summen av 40 % av 500, og 60 % av kr. 800). Ad. kvalitet: PT vil i vurderingen legge vekt på tjenestens innhold, kvalitet og tilbudt(e) konsulenters samlede kompetanse og erfaring. Ad. tilbudte konsulenters kompetanse: Her vil de tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring med tilsvarende oppdrag, herunder utvikling og gjennomføring av ledelsesutviklingsprogram for høykompetanseorganisasjoner (både i offentlig og privat sektor), samt hvor omfattende deres faglige kompetanse og erfaringsbakgrunn er, bli vurdert. Formidlingsevne og personlig egnethet vil bli særlig vektlagt. Ad. løsningsforslag: 10

11 På dette punkt vil tilbudene bli vurdert med hensyn til hvordan de imøtekommer PT sitt behov som beskrevet i Vedlegg 2- Kravspesifikasjonen, herunder hvor godt tilbyders faglige tilnærming og foreslåtte arbeidsformer samsvarer med formål med ledelsesutviklingsprogrammet. Det vil bli lagt særlig vekt på metodisk tilnærming og begrunnelse for valg av denne. 4.1 Vektingsmodell Tilbudene vil bli evaluert etter en forholdsmessig vektingsmodell. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil det bli gitt poeng på en skala fra 1 10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Post- og teletilsynet Att: Charlotte Raudsandmoen Adresse: Postboks 93, 4791 Lillesand Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr v/ Charlotte Raudsandmoen Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. Et av eksemplarene skal være sladdet slik at det tilbyder anser som forretningshemmeligheter er tatt ut. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 11

12 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Beskrivelse av leverandørens bemanning Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) Tilbudt personells CV og attester, samt kontaktinformasjon til referanser. Utfylt prisbilag (Kontraktens bilag 5) 6 Vedlegg Vedlegg 1: HMS - egenerklæring Vedlegg 2: Kravspesifikasjon m/bilag Vedlegg 3: Kontrakt m/bilag 12

13 Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 13

14 14