KVALIFIKASJONSGRUNNLAG (Konkurransens trinn 1)

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG (Konkurransens trinn 1) Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Rådgivning for strategisk utviklingsarbeid Saksnr Tilbudsfrist: Kl.15:00

2 Innhold 1 Innledning Om Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Generelle bestemmelser om konkurransen Kunngjøring Fremdriftsplan Taushetsplikt Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Utvelgelseskriterier Utforming og innlevering av forespørselen Innlevering av forespørselen Forespørselens utforming... 7

3 1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Stiftelsen Norsk design- og arkitektursenter (DOGA) er en privat stiftelse finansiert av Nærings- og fiskeridepartementet. Stiftelsen ble etablert i 2014 som et resultat av sammenslåingen av tidligere Norsk Form og Norsk Designråd. DOGAs formål er å fremme forståelse, kunnskap og bruk av design og arkitektur fra et næringsmessig og samfunnsmessig perspektiv. Stiftelsen skal fremme kvalitet og nytenkning ved bruk av design og arkitektur for utvikling av omgivelser, produkter og tjenester, og stimulere til innovasjon, effektivisering og økt verdiskaping i norsk næringsliv og offentlig sektor. DOGA hadde ved utgangen av ansatte fordelt på 37,4 årsverk. Stiftelsens samlede tilskudd for 2016 er på 71,7 mill. kr. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Maiya Rohde DOGA, Hausmanns gate 16, 0182 Oslo mr@doga.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Det skal etableres en 2-årig rammeavtale for strategisk rådgivning i forbindelse med internt utviklingsarbeid med virkning fra Den aktuelle leverandøren skal bistå som prosjektleder, og skal jobbe tett med oppdragsgiver i implementeringen av en rekke tiltak for strategisk utvikling som er identifisert i et forprosjekt. Tiltakene er innenfor feltene styring, organisasjon, teknologi og prosess, og omfatter for eksempel arkiv og postjournal, CRM system, økonomisystem, nye rutiner, systemer og arbeidsprosesser. Stiftelsen Norsk design- og arkitektursenter skal ha en ensidig opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1 år. Oppdrag skal i all hovedsak utføres hos Norsk design- og arkitektursenter og på konsulentens kontorsted. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.

4 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del II, 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakten på levering av anskaffelsesgjenstanden. De 3-5 tilbyderne som får høyest score på utvelgelseskriteriene under punkt.5 vil bli invitert til videre deltagelse i konkurransen og forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle reviderte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt. 3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Innleveringsfrist for søknad om deltagelse i kl.15 konkurransen Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist Forhandlinger 25. og Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for søknaden om deltakelsen er foreløpige. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13.

5 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan de skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede Attest for skatt og merverdiavgift. forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen det siste året.

6 Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan de godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Med tilsvarende oppdrag menes prosjektledelse innenfor strategisk utviklingsarbeid, inkludert områder som forbedring av styring, organisasjon, teknologi og prosess. Dette kan være prosjekter som innføring av arkiv og postjournal, CRMsystem, økonomi-system, nye rutiner, systemer og/eller arbeidsprosesser. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelsen av oppdragene skal ikke overstige to A4 sider totalt. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år. Det skal redegjøres for hvordan leverandøren vil sikre tilstrekkelig kapasitet for dette oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/styringssystem. 5 Utvelgelseskriterier Dersom det melder seg flere enn 3-5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter følgende utvelgelseskriterier: Erfaring og kompetanse 50 % I hvilken grad er leverandørens erfaring og kompetanse relevant for oppdragene som skal utføres. Kapasitet for gjennomføring 30 % I hvilken grad har leverandøren kapasitet til å gjennomføre prosjekter fortløpende og etter behov for oppdragsgiver.

7 Kvalitetssikringssystem 20 % I hvilken grad oppleves leverandørens kvalitetssikringssystem som tilstrekkelig for å kartlegge behovet for forebyggende, kontrollerende og korrigerende aktiviteter, samt sikre et godt samarbeid med oppdragsgiver, og god gjennomføring og ledelse av prosjekter. De leverandørene som best oppfyller øvrige kriterier, vil få invitasjon til å levere tilbud. 6 Utforming og innlevering av forespørselen 6.1 Innlevering av forespørselen Søknaden skal leveres/sendes til: Navn: Maiya Rohde Adresse: DOGA, Norsk design- og arkitektursenter Hausmanns gate Oslo Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Søknad, saksnr v/ Maiya Rohde Åpnes kun av adressat Søknaden skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne. 6.2 Forespørselens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjonen som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Søknaden skal utformes med denne disposisjon:

8 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatt- og MVA-attest. 3. Firmaattest. 4. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen det siste året. 5. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene 6. Redegjørelse over gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år. Det skal fremkomme hvordan leverandøren vil sikre tilstrekkelig kapasitet for dette oppdraget. 7. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem