Konkurransegrunnlag. Bedriftshelsetjenester. Sak 15/3709. Tilbudsfrist: , kl. 12:00. Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 1 av 10

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Bedriftshelsetjenester Sak 15/3709 Tilbudsfrist: , kl. 12:00 Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 1 av 10

2 Innhold 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgivers forbehold Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Tidsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til lønns- og arbeidsvilkår Taushetsplikt Offentlighet Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELING Tildelingskriterier Vektingsmodell INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 2 av 10

3 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 1.1 Oppdragsgiver Norsk kulturråd (Kulturrådet) forvalter Norsk kulturfond og andre statlige støtteordninger på kulturområdet. Kulturrådet er pådriver for nye kunst- og kulturprosjekter, driver utviklingsarbeid og er et rådgivende organ for staten i kulturspørsmål. Fagadministrasjonen, som også omfatter sekretariatsfunksjoner for Statens kunstnerstipend, Fond for lyd og bilde og Den kulturelle skolesekken, har ca. 130 ansatte. Kulturrådet har som mål å stimulere til et nyskapende og mangfoldig kunstog kulturliv, være en synlig og åpen aktør i samfunnsdebatten og bidra til samhandling. For mer informasjon, se nettside: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn E-postadresse : Jan Erik Sæther Ask : jan.erik.ask@kulturrad.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Frist for spørsmål vedrørende denne anskaffelsen er innen , kl.12: Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver skal inngå kontrakt om kjøp av bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal utføres i samsvar med Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste (FOR , Forskrift om godkjent bedriftshelsetjeneste mv.). Kontrakten gjelder fra dato for kontraktsignering og i to (2) år, med mulighet til årlig forlengelse av kontrakten, med de samme betingelsene, i ett (1) år av gangen. Forlengelse av avtalen trer automatisk i kraft dersom opphør ikke er meldt senest tre (3) måneder før avtalens utløp. Ihht. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 2 3, tiende ledd, så skal beregningsgrunnlaget for tidsubegrensede tjenestekontrakter eller tjenestekontrakter med en løpetid på mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, være den månedlige rate multiplisert med 48. Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 3 av 10

4 Årlig estimert omfang vil variere, men tilsvarer anslagsvis kr. 5500,- inkl. mva. i mnd. Total kontraktsverdi vil være avhengig av valgt løsning og omfang av brukere. 1.3 Oppdragsgivers forbehold Omfanget er utelukkende et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgivers behov vil kunne variere fra år til år. Faktisk omfang vil kunne variere på bakgrunn av endringer i antall ansatte, bevilgninger, aktiviteter og andre rammevilkår. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende vedlegg: Avtalevilkår med bilag, inkl. bilag 1kravspesifikasjon Tilbudsforside 1.6 Tidsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring på Doffin Frist for spørsmål og avklaringer , kl. 12:00 Frist for å levere tilbud , kl. 12:00 Tilbudsåpning etter kl. 12:00 Evaluering Uke Meddelelse om valg av leverandør Uke 16 Kontraktsinngåelse Uke 17 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA), samt FOA av 7. april Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr ,- ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Imidlertid, denne konkurransen vil bli kunngjort som en forenklet kunngjøring på DOFFIN. Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 4 av 10

5 Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kulturrådet stiller krav om lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr Leverandører og underleverandører plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Leverandøren skal på forespørsel legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir brukt. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandøren bes levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Det er bare opplysninger som omfattes av lovbestemt taushetsplikt det er adgang til å unnta fra innsyn. Det følger av forvaltningsloven 13 og FOA 3 6 at opplysninger om «tekniske innretninger og fremgangsmåter og drifts eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde», er underlagt taushetsplikt. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 5 av 10

6 Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse - eller kontraktsbestemmelser. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfristen. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, sak 15/3709 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 6 av 10

7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norsk selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregisteret eller foretaksregisteret som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma, eller tilsvarende dokumentasjon. Leverandører som ikke er kredittverdige (f.eks. C eller dårligere hos Dun & Bradstreet) vil få søknaden avvist. Leverandører med dårlig kredittvurdering (f.eks. B hos Dun & Bradstreet) bes uoppfordret gi en forklaring på dette og sannsynliggjøre trygghet i leveransen. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste tre år. Eventuelt (dersom man ikke kan vise til kredittverdighet): Foretakets årsregnskap med noter og revisjonsberetning for de to siste regnskapsårene. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikrings-system for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/-styringssystem. Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 7 av 10

8 4 TILDELING 4.1 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse og kapasitet 50 % Løsningsforslaget. Redegjørelse og CV er med en kortfattet kompetansebeskrivelse. Pris 30 % Ferdig utfylt bilag 4 til avtale. Oppdragsforståelse 20 % Løsningsforslaget Utdyping av kriteriene: Kompetanse og kapasitet: Kulturrådet ønsker en oversikt over hvilken kompetanse leverandøren besitter. I løsningsforslaget skal det redegjøres for hvilke personer som tilbys. Vedlagte CV er og de kortfattede beskrivelsene av tilbudt kompetanse vil bli vurdert. Det vil bli fokusert på både bredde og dybde i tilbudte kompetanse i forhold til de behov og krav som framgår av kravspesifikasjonen. Pris: Kulturrådet ønsker en fast timespris på en basisavtale, jfr. bilag 1 og 4, begrenset til 30 timer pr. år. Tilbudet skal også inneholde fast timespris på tilleggstimer på tjenester utover basisavtalen. Kulturrådet ønsker også pris på kurs beskrevet i punkt 9 i bilag 1. Oppdragsforståelse: Leverandøren skal utarbeide et løsningsforslag som visualiserer løsninger leverandøren foreslår for Norsk kulturråd. Løsningsforslaget skal synliggjøre leverandørens oppgaveforståelse, tydelig og tilstrekkelig, slik at Norsk kulturråd er i stand til å foreta valg av rett leverandør med rett oppgaveforståelse. Det kreves av leverandøren dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. Valg av leverandør fattes på grunnlag av innsendt materiale. 4.2 Vektingsmodell Avtalen blir tildelt på bakgrunn av ovenstående tildelingskriterier. Økonomisk mest fordelaktig er de tilbudene som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100 %. Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 8 av 10

9 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Norsk kulturråd v/jan Erik Sæther Ask Adresse: Postboks 8052 Dep, 0031 Oslo eller leveres i Mølleparken 2, 0459 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, sak 15/3709 v/ Jan Erik Sæther Ask. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg legges med en elektronisk kopi på minnepinne. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: virksomhetens navn, adresse, organisasjonsnummer, kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer, samt eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. HMS-egenerklæring. Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eventuelt årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomføringsevne og kapasitet Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon) En utgave av tilbudet hvor de deler av tilbudet som bør unntas offentlighet er eksplisitt merket, jf. pkt. 2.4 i konkurransegrunnlaget Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 9 av 10

10 6 VEDLEGG Avtalevilkår med bilag, inkl. bilag 1kravspesifikasjon Tilbudsforside Bedriftshelsetjenester / Konkurransegrunnlag Side 10 av 10