KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. for anskaffelse av tjenester til. Utvikling av nytt nettsted for nfi.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av tjenester til Utvikling av nytt nettsted for nfi.no og Videreutvikling av profil og nytt rammeverk for visuell identitet Saksnr. 16/

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Kriterier INNLEVERING AV TILBUD OG UTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Norsk filminstitutt (NFI) er et forvaltningsorgan underlagt kulturdepartementet. Vi er statens rådgiver på filmområdet. Gjennom forskrifter og tilskuddsordninger skal vi bidra til utvikling, produksjon og lansering av norske audiovisuelle produksjoner, og sørge for tilbud og tjenester som er med på å videreutvikle den norske filmbransjen. Filminstituttet har også et overordnet ansvar for en helhetlig norsk filmformidlingspolitikk. Målet er at de virkemidler vi iverksetter skal bidra til å stimulere filmkulturen i Norge, og sikre norsk publikum et filmtilbud med god kvalitet og bredde. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Mette Tharaldsen / Ragnhild Paalsrud Dronningensgate 16, P.B. 482, Sentrum mette.tharaldsen@nfi.no / ragnhild.paalsrud@nfi.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonene per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos NFI hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Det ligger til NFIs mandat å dokumentere virksomheten og det arbeidet vi utfører. Det er vårt ansvar å gjøre denne informasjonen så tilgjengelig som mulig. Utvikling av nye nettsider er viktig for å kunne levere til forventningene og de behovene filmbransjen og andre målgrupper har til den virksomheten NFI driver. Nye nettsider skal også bidra til at NFI ivaretar kravene i avbyråkratiserings- og effektivitetsreformen som gjelder for alle statlige virksomheter. I sammenheng med dette er det nødvendig for NFI å etablere en mer solid kommunikasjonsplattform der profil og visuell identitet blir tydeligere. Det er behov for å revidere og justere dagens profil og få på plass et nytt rammeverk for virksomhetens visuelle identitet Viktige faktorer som spiller inn i dette arbeidet er lovverk for universell utforming og virksomhetens behov i digitale kanaler. Det er et ønske at leverandøren tar utgangspunkt i det som allerede finnes av etablerte elementer. 3

4 Nærmere beskrivelse av leveransen følger av kravspesifikasjonen, vedlegg 1 og NFIs retningslinjer for digital kommunikasjonsstrategi, vedlegg Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, men det er mulig å benytte seg av underleverandører. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud kl Tilbudsåpning kl Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandører Kontraktsinngåelse Lansering av nettstedet Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Kvalifiserte tilbydere vil bli invitert til å presentere sitt tilbud i uke REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS- 4

5 terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 5

6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Anbudskonkurranse nettsider, saksnummer: 16/00395, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dokumentasjonskrav Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norsk selskap, firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6

7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Kredittverdighet uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig til å oppfylle kravet. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren og eventuelt underleverandører, skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Teamet som tilbys fra leverandøren og eventuelt underleverandører skal ha kontoradresse i Osloregionen Leverandøren og eventuelt underleverandører skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Dokumentasjonskrav gjelder for hele leveransen og omhandler både utvikling av nettsider, videreutvikling av profilen og et nytt rammeverk for virksomhetens visuelle identitet. Adresse i kommuner som tilhører Oslo-regionen, jfr. Osloregionen.no Redegjørelse for leverandøren gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år. Fremdriftsplan som viser hvordan leveransen kan leveres innen fristen. 7

8 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 20 % Ferdig utfylt prisskjema Kompetanse 50 % Liste over de mest relevante leveransene siste tre år for utvikling av nettsted og utvikling av merkevare og visuell identitet, minimum 3 stk. Disse skal inneholde informasjon om verdi, tidspunkt, offentlige eller private mottakere og kontaktperson. Det forutsettes at oppdragsgiver gis mulighet til å kontakte relevante referanser CV til tilbudte ressurspersoner/team Oversikt over bemanning fordelt på hensiktsmessig personellkategori som er relevant og tilgjengelig for denne leveransen Oppdragsforståelse/metodikk 30 % Svar på vedlegg 1 kravspesifikasjon Beskrivelse av metodikken som leverandøren benytter. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG UTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Norsk filminstitutt Dronningens gate Oslo 8

9 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og tydelig merket med: "Tilbud, saksnr.16/00395 v/ Mette Tharaldsen Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepinne. 5.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest Firmaattest. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens og eventuelt underleverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens og eventuelt underleverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon. Utfylt prisbilag CV er til tilbudt team/ressurpersoner Redegjørelse for leverandøren gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år. Fremdriftsplan som viser hvordan leveransen kan leveres innen fristen. 9

10 6 VEDLEGG Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisliste Vedlegg 3 Retningslinjer for NFIs digitale kommunikasjonsstrategi 10