Konkurransegrunnlag Medieovervåking for Riksrevisjonen

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Medieovervåking for Riksrevisjonen Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse 1. Opplysninger om anskaffelsen Oppdragsgiver Kunngjøring Beskrivelse av anskaffelsen Bakgrunn for anskaffelsen Forutsetninger Hva skal leveres? Bruk av underleverandører Avtaleperiode / leveringstid Opsjoner Pris Leveringssted Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Tilbudsfrist Levering Vedståelsesfrist Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav til tilbudet Utforming av tilbudet Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kontraktsmessige forhold... 9 Side 2 av 9

3 1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ Informasjons- og dokumentasjonsseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Seniorrådgiver Jon Aarekol Telefon: / / Telefaks: E-post: Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsen gjelder medieovervåkingstjeneste for Riksrevisjonen. Dette innebærer kontinuerlig overvåking av media; elektroniske media, etermedia og papirbaserte media Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen har behov for å ha et verktøy som kan måle i hvilken grad vi får oppslag/oppmerksomhet om våre saker, hvorvidt rapportene blir fulgt opp, om de initierer debatt etc. Det er viktig å se hvor stor oppmerksomhet rapporter som blir presentert på pressekonferanser får. Det vil være et behov for å kontrollere om rapportenes resultater blir framstilt på en korrekt måte, og hvis ikke dette er tilfelle ha muligheten til å korrigere framstillingen. Side 3 av 9

4 En medieovervåkingstjeneste vil også være en viktig støtte for informasjons- og kommunikasjonsseksjonen i informasjonsarbeidet. Medieovervåkingen skal gi grunnlag for å analysere medieomtalen gjennom egne utførte medieanalyser. Det er også et tjenlig verktøy for å kunne justere Riksrevisjonens eksterne kommunikasjonsstrategi. Det er dessuten viktig at ansatte i Riksrevisjonen skal være informert om oppslag om Riksrevisjonen i media Forutsetninger Teknisk: Resultatet av søket skal kunne leveres som automatisk feed på vårt intranett, som er basert på Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS 2007) Webbasert brukergrensesnitt som skal være til gjengelig for alle ansatte i Riksrevisjonen Hva skal leveres? Riksrevisjonen ønsker disse funksjonene i løsningen Medieovervåking på søkebegrepene Riksrevisjonen, Jørgen Kosmo og riksrevisor. Det skal være muligheter for i perioder å ha faste søk på andre begreper, f. eks tema innen forvaltningsrevisjoner. Det skal dessuten være mulighet for dynamiske søk i fritekst. Mulighet for ulike typer e-postvarsling (variabler: mottagere/intervall etc.) på de ulike søkebegrepene. Søkeresultatene skal presenteres på en brukervennlig og lett tilgjengelig måte, der søkebegrepet lett identifiseres i teksten, og hvordan dette begrepet framgår i konteksten. Et system for automatisk "feed" til Riksrevisjonens intranett. Mulighet for å kunne ta ut rapporter og statistikker om oppslag i alle typer media over kortere og lengre tidsom. Det er ønskelig med mulighet for å kunne lage "pressebok" på ulike typer tema, dvs eksportere oppslag til lesbart og redigerbart format med innholdsfortegnelse. Lett tilgjenglig og søkbar database over alle historiske presseklipp som er registrert. Søkeresultatene skal være tilgjengelig for alle medarbeidere i Riksrevisjonen. Like oppslag (f.eks ntb-artikler) skal samles, men kunne vises enkeltvis Tilbyder skal kunne presentere løsningen i Riksrevisjonen. Som ledd i forhandlingene må leverandørene kunne levere en testversjon for utprøving i Riksrevisjonen i 14 dager. Tilbudet skal i tillegg til selve løsningen også omfatte selve implementeringen av løsningen, evt. inkludert opplæring og vedlikehold/support på løsningen 1.4 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvor stor del av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandør må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte Side 4 av 9

5 underleverandørens ressurser. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 1.5 Avtaleperiode / leveringstid Det tas sikte på en avtaleperiode fra 1. mai mai Opsjoner 1.7 Pris Riksrevisjonen vil ha opsjon på forlengelse av avtalen i inntil ett år fra avtaleperiodens utløp. Pris skal oppgis som faste utgifter pr. mnd, jfr. pkt Hvis en del av prisen gjøres avhengig av antall oppslag/treff, må dette oppgis spesielt. Med oppslag/treff menes her treff i forhold til hovedsøkeordene og som framgår av statistikken. Hvis det faktureres ekstra for support/opplæring skal dette spesifiseres. 1.8 Leveringssted Riksrevisjonens hovedkontor i Oslo, Pilestredet Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Konkurransedokumentene er tilgjengelig på se under Anbudskonkurranser. Leverandørene må følge med på disse sidene for den enkelte konkurranse. Oppdragsgiver oppdaterer fortløpende rubrikken Spørsmål og svar under hver konkurranse etter hvert som eventuelle spørsmål er behandlet. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger, se adresse nedenfor. Frist for å sende inn slike spørsmål er 20. februar. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil også bli oppdatert på våre nettsider. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen. All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til riksrevisjonen@riksrevisjonen.no og merkes Medieovervåking for Riksrevisjonen" og kontaktperson Jon Aarekol. Side 5 av 9

6 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse med forhandling. På bakgrunn av en foreløpig vurdering av tildelingskriteriene basert på tilbudet og presentasjonen vil Riksrevisjonen plukke ut 3-5 tilbydere til forhandlinger. Som ledd i forhandlingene må leverandørene kunne levere en testversjon for utprøving i Riksrevisjonen i 14 dager. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: 27. februar 2009 kl. 12: Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket «Tilbud på medieovervåking for Riksrevisjonen» og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med 2. juni. 3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: Side 6 av 9

7 o o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Egenerklæringsskjema finnes på se under Anbudskonkurranser. 3.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon: Firmaattest 3.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Dokumentasjon: o Leverandørens siste regnskap, årsberetning med revisors beretning og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. 3.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner o o Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon: o Leverandørens viktigste leveranser de siste tre år, inkl. dets verdi, tidspunkt og mottaker. o Beskrivelser og/eller prospekter av tjenesten. o Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- og styringssystem. 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor. Obligatoriske krav 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 2. Skatteattester: Side 7 av 9

8 a. For skatt b. For merverdiavgift 3. HMS- erklæring 4. Firmaattest 5. Leverandørens siste regnskap, årsberetning med revisors beretning og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall 6. Leverandørens viktigste leveranser de siste tre år, inkl. dets verdi, tidspunkt og mottaker. 7. Beskrivelser og/eller prospekter av tjenesten 8. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- og styringssystem. Dokumentasjon på leveransen og annen dokumentasjon, jf kapittel 1 og 5 i konkurransegrunnlaget 9. Løsningsbeskrivelse 10. Annen innformasjon i forhold til kravspesifikasjon 11. Minst 2 skriftlige referanser på leveransens kvalitet, jf. tildelingskriteriene pkt Pris: Alle forespurte priser/kostnader må være oppgitt, jfr. pkt Innsigelser/forbehold Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i utlysningen, eller konkurransedokumentene må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 14. Forslag til kontrakt 4.2 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Pris vektet 40 % Kvalitet basert på bl.a. dekningstrad og treffsikkerhet på relevante oppslag, oppdatering (hvor lang tid det tar før en nyhet ligger ute på et nettsted til mottager Side 8 av 9

9 mottar varsel og oppdateringen av feed), og funksjonalitet og brukervennlighet vektet 60 %. 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 6. Kontraktsmessige forhold Det skal leveres forslag til kontrakt. Side 9 av 9