Rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester Saksnummer: 2010/01900 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Bakgrunn for anskaffelsen Antatt årlig forbruk av reisebyråtjenester Krav til leveransen Elektronisk faktura (e-faktura) BRUK AV UNDERLEVERANDØRER AVTALEPERIODE / LEVERINGSTID OPSJONER PRIS TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN FORBEHOLD 6 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSFRIST LEVERING VEDSTÅELSESFRIST TIDSPLAN 7 3. KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 8 4. KRAV TIL TILBUDET UTFORMING AV TILBUDET KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD VEDLEGG Side 2 av 12

3 1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ Økonomiseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktpersoner: Kristin Emmerhoff/Thomas Ramstad Telefon: Telefaks: E-post: Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den og har kunngjøringsnummer Beskrivelse av anskaffelsen Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen ønsker å inngå en rammeavtale med en leverandør for kjøp av reisebyråtjenester i forbindelse med tjenestereiser. Vi ønsker først og fremst å benytte reisebyrå i forbindelse med komplekse reiser, dvs. i de tilfeller Riksrevisjonen finner det mest hensiktmessig å bestille reiser pr. e-post eller telefon. Denne anskaffelsen omfatter ikke online-løsninger. Side 3 av 12

4 De fleste komplekse reiser vil hovedsakelig være internasjonale reiser. Det kan også i forbindelse med gruppereiser innenlands, hotellbestillinger, leiebil, båt etc. være aktuelt å benytte reisebyrå. I tillegg kan det være behov for assistanse ved større arrangementer. Kurs og konferanser blir i de fleste tilfeller ivaretatt av Riksrevisjonen selv Antatt årlig forbruk av reisebyråtjenester I 2009 hadde Riksrevisjonen ca. 280 bestillinger og kjøpte reiser for ca. kr ,- gjennom reisebyrå i forbindelse med komplekse reiser. Størstedelen av dette gjelder internasjonale flyreiser. Riksrevisjonen kan imidlertid ikke binde seg til et fast antall reisebyråbestillinger Krav til leveransen Tilbyder skal i tilbudet gi en god og utfyllende beskrivelse av de tjenester Riksrevisjonen etterspør nedenfor: Bestillingsrutiner Riksrevisjonens ansatte skal kunne ringe eller sende e-post til en kundekontakt eller en dedikert gruppe i et reisebyrå når de trenger personlig assistanse i forbindelse med komplekse reiser og arrangementer. Alle henvendelser må kunne tas i mot/besvares på norsk. Reisebyrået skal til enhver tid presentere det økonomisk rimeligste reisealternativet overfor bestiller. De må opplyses om svartid/responstid i forbindelse med forespørsler pr. telefon og e-post. Ressurser/kompetanse Riksrevisjonen ønsker å være sikret nødvendig kapasitet og kompetanse. Tilbyder må beskrive hvilken fagkompetanse og hvilke ressurser de besitter. Referanser Det må legges ved referanser for tilsvarende oppdrag. Vi ønsker å kunne kontakte minst 3 kunder for referanser og ber om at det oppgis navn og tlf. nr. på kontaktpersoner. Øvrig Vi ønsker en beskrivelse av mulighetene for å legge inn en profil hos reisebyrået på den reisende; opplysninger om kredittkortbelastning, gyldig passinformasjon, e-postadresse, mobiltlf.nr. etc. Riksrevisjonen kan ved behov ønske å få utarbeidet statistikker over leveranser og kostnader. Vi ber om at det redegjøres for mulighetene for slike statistikker. Side 4 av 12

5 1.3.4 Elektronisk faktura (e-faktura) Fra og med 1. juli 2011 er Riksrevisjonen klar til å motta elektroniske fakturaer/kreditnotaer i Ehandel.no format. Etter denne datoen ønsker vi å motta fakturaene/kreditnotaene i dette formatet. Leverandøren bes å redegjøre for eventuelle muligheter til å kunne levere fakturaer/kreditnotaer etter dette formatet. For mer informasjon se: Bruk av underleverandører Det kan brukes underleverandør, men Riksrevisjonen skal kun forholde seg til én bestillingskanal. Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvor stor del av oppdraget det vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens ressurser. Underleverandøren må oppfylle de samme krav som stilles til hovedleverandøren. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 1.5 Avtaleperiode / leveringstid Avtalen skal gjelde for perioden til Opsjoner Riksrevisjonen vil ha opsjon på å forlenge avtalen for ytterligere 3 år. 1.7 Pris Prismatrise er vedlagt i egen excel-fil, jf. vedlegg 2. Tilbyder skal fylle inn etterspurte priser direkte i skjemaet. Tilbyder må selv føre på øvrige honorar/gebyr som ansees som betydning for leveransen. Priser oppgis inklusiv merverdiavgift. I samme skjema må tilbyder også beskrive mekanismer for en eventuell justering av pris hvis opsjon blir utløst. Eventuelle andre tillegg og omkostninger - som f.eks. fakturagebyr - må opplyses og prises. Oppgitte priser skal være bindende i avtaleperiodens første år, men kan endres i forbindelse med skatte- og avgiftsendringer. Side 5 av 12

6 1.8 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen iht. FOA 8-2. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget blir sendt til alle som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger, se adresse nedenfor. Frist for å sende inn slike spørsmål er Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes Rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester v/ Kristin Emmerhoff og Thomas Ramstad Forbehold Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i denne utlysningen, må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse (uprioritert tjeneste), gjelder forskriftens del I og II. Side 6 av 12

7 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren "åpen anbudskonkurranse". Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : kl Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket "Rammeavtale for kjøp av reisebyråtjenester saksnr. 2010/01900" og sendes eller leveres til: Postadresse: Leveringsadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Tidsplan Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 8. februar 2011 Frist for innlevering av tilbud 15. februar 2011 kl Brev om tildeling av kontrakt Ca. 15. mars 2011 Kontraktsinngåelse Ca. 31. mars 2011 Side 7 av 12

8 3. Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: o o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Eksempel på egenerklæringsskjema som kan benyttes ligger vedlagt som egen fil, vedlegg Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon: Firmaattest. 3.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjon: Leverandørens siste årsberetning og regnskap, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Tidligere årsregnskap må kunne fremvises på forespørsel. 3.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjon: Opplysning om tilbyders viktigste tilsvarende leveranser de siste 3 år. Krav: Tilbyderen må akseptere minimum American Express og Diners Club som Riksrevisjonen har firmaavtale med. Dokumentasjon: Bekreftelse på at American Express og Diners Club aksepteres. Side 8 av 12

9 Krav: Tilbyderen må tilby 24-timers service. Ansatte i Riksrevisjonen skal kunne ringe et telefonnummer utenom vanlig åpningstid for å få hjelp til endring av billetter og hastebestillinger. Dokumentasjon: Bekreftelse på at 24-timers service tilbys og beskrivelse av denne. Krav: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon: o Redegjørelse for leverandørens helse-, miljø- og sikkerhetspolicy. o Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- og styringssystem. 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal tilbudet leveres i elektronisk format, helst i en skannet versjon (PDF/A- format el. l.) på CD/DVD, minnepenn eller lignende. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale hvis ikke dette har saklig sammenheng i tilbudsbesvarelsen. På grunn av retten til dokumentinnsyn etter offentleglova 23 tredje ledd, skal det også leveres en sladdet versjon av tilbudet. Tilbyder bes sladde informasjon som tilbyder mener er omfattet av bestemmelsene om taushetsplikt i offentleglova og forvaltningsloven. Riksrevisjonen forbeholder seg retten til å vurdere om tilbyders sladding er i overensstemmelse med nevnte lover. Det skriftlige tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med innholdsfortegnelse og inndelt i vedlegg som beskrevet nedenfor: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. 1. Skatteattester: a. For skatt b. For merverdiavgift 2. HMS- erklæring, jf. vedlegg 1, eget skjema. Side 9 av 12

10 3. Firmaattest 4. Leverandørens siste årsberetning og regnskap, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. 5. Opplysning om tilbyders viktigste tilsvarende leveranser de siste 3 år. 6. Bekreftelse på at American Express og Diners Club aksepteres. 7. Bekreftelse på at 24-timers service tilbys og beskrivelse av denne. 8. Redegjørelse for leverandørens helse-, miljø- og sikkerhetspolicy. 9. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- og styringssystem. 10. Leverandørens priser jf. prismatrisen, vedlegg Løsningsbeskrivelse av tilbudt service og kvalitet, jf. konkurransegrunlagets punkt Redegjørelse for leverandørens muligheter til å kunne levere elektroniske fakturaer/kreditnotaer etter Ehandel.no format. Jf. konkurransegrunlagets punkt Innsigelser/forbehold, jf. konkurransegrunlagets punkt Utkast til kontrakt, jf. konkurransegrunlagets punkt Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Pris - 50 % Pris evalueres på bakgrunn av leverandørens priser oppgitt i prismatrisen, vedlegg 2. Dette vektes slik: - Honorar for flybilletter utenfor Norden (60 %) - Fakturagebyr (20 %) - Øvrige honorar/gebyrer (20 %) Side 10 av 12

11 Service og kvalitet 50 % Service og kvalitet evalueres på bakgrunn av opplysninger gitt i henhold til konkurransegrunnlagets punkt Dette vektes slik: - Bestillingsrutiner (40 %) - Ressurser/kompetanse (40 %) - Øvrig (20 %) 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 6. Kontraktsmessige forhold Tilbyder skal utarbeide forslag til avtaletekst, og vedlegge dette tilbudet. Følgende kontraktsklausuler kommer i tillegg til angitte kontrakt: Krav til leverandørens lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren og eventuelle underleverandører plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren eller underleverandør ikke oppfyller vilkårene i første eller andre avsnitt, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen. Beløpet skal minimum tilsvare et beløp på 2 ganger den anslåtte besparelse for leverandør eller underleverandør. Krav til fakturering Betaling i forbindelse med fakturering skjer i henhold til faktura pr. 30 dager. Riksrevisjonen skal ha en faktura pr. person og bestilling, samlefaktura kan imidlertid sendes i forbindelse med store fellesarrangement. Bestillingskostnad (honorar/gebyr) skal påføres den enkelte faktura. Side 11 av 12

12 7. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. HMS-egenerklæringsskjema (egen pdf-fil). 2. Prismatrise. Side 12 av 12