OPPLYSNINGSVESENETS FOND

Transkript

1 OPPLYSNINGSVESENETS FOND Konkurransegrunnlag for kjøp av SKOGKULTURTJENESTER Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av uprioriterte tjenester (FOA del I og II) Saksnummer 15/2313

2 Tilbudsinnbydelse Innholdsfortegnelse 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Avtale og varighet Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Oppbygging av konkurransegrunnlaget Om vedlegg 1 Tilbudsmappen Språk Fremdriftsplan... 4 Datoene etter tilbudsfrist kan bli gjenstand for justeringer Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Lønns- og arbeidsvilkår Offentlighet og taushetsplikt Krav til tilbudet Utforming av tilbudet, bruk av tilbudsmappe Vedståelsesfrist Tilbud på hele eller deler av leveransen Forbehold og avvik Tilbakekalling eller endring av tilbud Tilbudslevering Tilbudsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Om kvalifikasjonskravene Tildelingskriterier og evaluering Avslutning av konkurransen Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Avlysning av deler av konkurransen Vedlegg... 7 Konkurransegrunnlag Kjøp av Skogkulturtjenester Side 2 av 7

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Opplysningsvesenets fond er en av landets største grunneiere. Opplysningsvesenets fond eier og forvalter verdipapirer og eiendommer til en samlet verdi av ca. 6 milliarder kroner. Fondet skal holde boliger for biskoper og prester i den norske kirke, og gi tilskudd til kirkelige formål. Opplysningsvesenets fond forvaltes til daglig av et forvaltningsorgan underlagt Kulturdepartementet. Fondet er ledet av et styre og direktør, og har i henhold til fullmakter og retningslinjer fra departementet selvstendig resultatansvar for fondets eiendeler og finanskapital. Forvaltningsorganet har ca. 60 ansatte fordelt på avdelinger og datterselskaper, med bl.a. jurister, økonomer, sivilagronomer, arkitekter og arkivarer. Opplysningsvesenets fond har ansatt to skogforvaltere for drift av fondets skog og utmark mm. for halve Akershus, Oppland, Hedmark og Østfold fylker. I den forbindelse skal fondet nå inngå avtaler om skogkulturtjenester for disse fylkene. Avtalene blir inngått direkte med Clemens Skog AS, jf. vedlegg 5. Clemens Skog AS er et driftsselskap for forvaltning av fondets skog og utmark med mer. Selskapet er heleid av Opplysningsvesenets fond. Fredrik Lindemann ble ansatt som daglig leder av driftsselskapet fra Mer informasjon finnes på fondets hjemmesider: Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelsens formål Oppdragsgiver skal inngå avtaler for skogkulturtjenester for 4 fylker i Norge: 1. Halve Akershus (i det videre omtalt som fylke) 2. Oppland 3. Hedmark 4. Østfold For mer informasjon om arealene og de konkrete oppgavene som skal utføres, se vedlegg 2 og Anskaffelsens omfang Kontraktens samlede verdi for alle de fire fylkene er anslått å utgjøre et årlig uttak på ca kroner avhengig av aktivitet. Det er usikkert hvor aktivitetene fordeler seg i de ulike fylkene. Omfanget er utelukkende et estimat og er ikke bindende for oppdragsgiver. Oppdragsgivers behov vil kunne variere betydelig fra år til år. Faktisk omfang vil kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger, aktiviteter og andre rammevilkår. For ytterligere informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til vedlegg Avtale og varighet Det vil bli inngått en avtale per fylke. Samme leverandør kan levere tilbud på et eller flere fylker. Avtalene skal ha en varighet på 1 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen i inntil ytterligere år (tilsammen 4 år). Konkurransegrunnlag Kjøp av Skogkulturtjenester Side 3 av 7

4 Leverandøren skal basere sitt tilbud på avtalen som følger vedlagt, se vedlegg 5. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Tjenestene regnes som uprioriterte tjenester. Konkurransen kunngjøres dermed i DOFFIN og følger forskriftens del I og del II. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud, men tillater ikke forhandlinger. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsmappe Vedlegg 2: Honorarskjema Vedlegg 3: Beskrivelse av områdene/fylkene Vedlegg 4: Retningslinjer for forvaltningen av Opplysningsvesenets skoger. Vedlegg 5: Avtale om utførelse av skogkulturtjenester for Opplysningsvesenets fond 2.3 Om vedlegg 1 Tilbudsmappen Vedlegg 1 Tilbudsmappe skal fylles ut og signeres av tilbyder. Dokumentet er ment å gi en oversiktlig fremstilling over all dokumentasjon og informasjon som må være inkludert i tilbudet. Les derfor dette dokumentet nøye. 2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan For anskaffelsen er det lagt opp til følgende fremdriftsplan: Aktivitet Dato Kunngjøring i Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. 12:00 Tilbudsåpning Tilbudsevaluering Uke 3-4 Kontraktstildeling Karensperiode til Kontraktsignering Uke 6 Vedståelsesfrist Datoene etter tilbudsfrist kan bli gjenstand for justeringer. 2.6 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Konkurransegrunnlag Kjøp av Skogkulturtjenester Side 4 av 7

5 Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil gjøres tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin. 2.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene til å sette seg tidlig inn i konkurransedokumentene og stille spørsmål dersom noe er uklart. Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i punkt 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig per e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse for konkurransen på Doffin. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: E-post: E-post kopi til: Fredrik Lindemann fredrik.lindemann@ovf.no ovf@ovf.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 3 Lønns- og arbeidsvilkår For dette oppdraget gjelder Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (Forskrift 8.februar 2008 nr. 112). 4 Offentlighet og taushetsplikt Etter at valg av leverandør er foretatt, er tilbud og anskaffelsesprotokoll offentlige dokumenter, jf. FOA 3-5 og offl. 23 (3). Oppdragsgiver plikter imidlertid å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 5 Krav til tilbudet 5.1 Utforming av tilbudet, bruk av tilbudsmappe Tilbudet skal bestå av tilbudsmappen i underskrevet form, jf. vedlegg 1. Sammen med tilbudsmappen skal følge de vedlegg som kreves i tilbudsmappen. 5.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud ut Tilbud på hele eller deler av leveransen Det åpnes for at det leveres tilbud på ett eller flere fylker. 5.4 Forbehold og avvik Vesentlige forbehold og avvik vil føre til avvisning av tilbudet. Eventuelle forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar Konkurransegrunnlag Kjøp av Skogkulturtjenester Side 5 av 7

6 og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal eventuelt gjøres rede for i tilbudsmappen, jf. vedlegg 1, punkt 7. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.5 Tilbakekalling eller endring av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen som er angitt i punkt 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal enten leveres til: Opplysningsvesenets fond Rådhusgata Oslo Resepsjonen i 1. etasje eller sendes per post til (leverandøren har risikoen for forsinkelser i postgangen): Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum 0151 Oslo 7 Om kvalifikasjonskravene For å være kvalifisert for videre deltakelse i konkurransen må Leverandøren oppfylle samtlige kvalifikasjonskrav oppgitt i tilbudsmappen (vedlegg 1). Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. 8 Tildelingskriterier og evaluering Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på tildelingskriteriene oppgitt i tilbudsmappens punkt 5, se vedlegg 1. Leverandøren har selvstendig ansvar for å levere tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. Oppdragsgiver vil tildele en kontrakt per fylke. Konkurransegrunnlag Kjøp av Skogkulturtjenester Side 6 av 7

7 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 9.2 Avlysning av deler av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse deler av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, eksempelvis på grunn av manglende konkurranse for ett eller flere av de forvaltningsdistrikter denne konkurransen består av. 10 Vedlegg Vedlegg 1: Tilbudsmappe Vedlegg 2: Honorarskjema Vedlegg 3: Beskrivelse av områdene/fylkene Vedlegg 4: Retningslinjer for forvaltningen av Opplysningsvesenets skoger. Vedlegg 5: Avtale om utførelse av skogkulturtjenester for Opplysningsvesenets fond Konkurransegrunnlag Kjøp av Skogkulturtjenester Side 7 av 7