Opplysningsvesenets fond

Transkript

1 Saksnr: 09/813 Bedriftshelsetjeneste Opplysningsvesenets fond Konkurransegrunnlag 28. september

2 1. Innledning Opplysningsvesenets fond inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse for Bedriftshelsetjeneste for våre ansatte. Opplysningsvesenets fond er en av landets største grunneiere. Opplysningsvesenets fond eier og forvalter verdipapirer og eiendommer til en samlet verdi av ca. 6 mrd NOK. Fondet skal holde boliger for biskoper og prester i den norske kirke, og gi tilskudd til kirkelige formål. Opplysningsvesenets fond forvaltes til daglig av et forvaltningsorgan underlagt Kultur- og kirkedepartementet. Fondet er ledet av et styre og direktør, og har i henhold til fullmakter og retningslinjer fra departementet selvstendig resultatansvar for fondets eiendeler og finanskapital. Forvaltningsorganet har ca. 45 ansatte fordelt på 8 team, med bl.a. jurister, økonomer, sivilagronomer og arkitekter. Mer informasjon finnes på fondets hjemmesider: Tilbudet skal gis i papirform i henhold til denne innbydelsen med vedlegg i lukket forsendelse, som merkes 09/813 Ovfs Bedriftshelsetjeneste. Tilbud som kommer via e-post vil ikke bli akseptert. Tilbudet skal i underskrevet og merket stand leveres til: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond v/ Jorun Slette Rådhusgata 1-3 eller sendes med post til: Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond Postboks 535 Sentrum, 0105 Oslo Tilbudet skal være mottatt senest: 16. november 2009 kl Tilbud som kommer inn etter fristen blir avvist. Spørsmål om oppdraget rettes til oppdragsgivers kontaktperson innen 6. november 2009 kl Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Norsk Lysingsblad DOFFIN-basen den 28. september Informasjonsmøte / befaring Det vil ikke bli avholdt informasjonsmøte/befaring. Spørsmål skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson: Jorun Slette, tlf eller til Birgit Knutsen, tlf E-post: ovf@ovf.no 4. Beskrivelse av oppdraget CPV Bedriftshelsetjeneste Leveransen gjelder Bedriftshelsetjeneste for Opplysningsvesenets fonds ansatte. Tilrettelegge for en god helsekontroll. Vi ønsker at helsekontrollen skal bestå av en helsedel og en miljødel som gås gjennom med hver enkelt. 2

3 I helsedelen ønskes det foretatt en legeundersøkelse samt blodprøver, rekvirering av spesialprøver og evt henvisninger videre ved behov. Alle skal ha tilbakemelding på egne prøvesvar. Miljødelen skal gå på fysiske og trivselsmessige forhold på arbeidsplassen. Det skal sendes en anonymisert rapport til oppdragsgiver. Det er ønskelig med helsekontroll hvert 2. år for alle og hvert år for medarbeidere 50+. I tillegg skal tjenesten bestå i møtevirksomhet i utvalg (ASU, attføring og AKAN) og arbeidsplasstilpassing. 5. Kontraktsvilkår 5.1. Kontrakt Konkurransen gjennomføres i samsvar med bestemmelsene i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) med forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Kontraktsforholdet reguleres videre i følgende dokumenter som alle blir å anse som en del av kontrakten, og med følgende prioritet. a) Underskrevet kontrakt mellom partene b) Konkurransegrunnlaget c) Tilbudet OBS! Ovf har 30 dagers betalingsfrist etter mottatt faktura, jfr. vedlegg Kontraktens varighet Kontrakten vil ha en varighet på 4 år fra kontraktsinngåelse med mulighet for forlengelse 1-2 år. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å anta helt eller delvis et hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige, hvilket kan medføre ny kunngjøring Endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, endringer og supplering av konkurransegrunnlaget kan skje i konkurransegrunnlaget, se særlig FOA Utforming av tilbudet 6.1 Tilbudets språk Tilbud med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. 6.2 Tilbudsbrev Det skal som en del av tilbudet medfølge et underskrevet forpliktende tilbudsbrev og forslag til kontrakt. 6.3 Priser Tilbudets priser skal oppgis og sammenstilles som angitt i vedlagte oppsummeringsskjema. Dersom dette ikke blir gjort, vil tilbudet kunne bli avvist eller forlangt spesifisert innenfor rammen av totalsummen. Det skal oppgis om prisene er inkludert eller eksklusive mva. 6.4 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 3

4 Forbehold mot og avvik fra konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers tilbudsvurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold i den grad de avviker fra foreliggende konkurranse- og kontraktsbestemmelser. Det må gjøres tydelig oppmerksom på hva som avviker fra eller kommer i tillegg til konkurransegrunnlaget. Tilbudsbrevet skal inneholde en egen skriftlig oversikt over forbehold og avvik. Dersom dette ikke gjøres, vil konkurransegrunnlaget uansett gå foran ved uoverensstemmelser. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot eller avvike fra grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold eller avvik av denne art vil bli avvist. 6.5 Vedståelsesfrist Med mindre annet fremgår av innbydelsen er tilbudet bindende til 23. desember Frist for innlevering av tilbud Tilbudet må være kommet frem til innleveringsstedet innen fastsatt frist for å være rettidig innlevert, se pkt 1. Det er tilbyders ansvar og risiko å sørge for levering i tide. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, har ingen betydning. 6.7 Regler om tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet den 17. november 2009 kl Det vil bli holdt lukket tilbudsåpning. 6.8 Regler om supplering, endring og tilbakekall Det kan bes om supplering, med en kort frist, av tilbud som er uklare, når alle tilbydere i samme situasjon gis tilsvarende anledning til å supplere tilbudet, det gjelder også innsending av HMSegenerklæring og skatteattest som nevnt i Retting av åpenbare feil vil skje. Tilbakekall eller endring kan skje frem til tilbudsfristen utløp. 6.9 Alternative tilbud Det aksepteres ikke innlevering av alternative tilbud Deltilbud Det aksepteres ikke innlevering av deltilbud. 7. Gjennomføring av konkurransen 7.1. Konkurransegrunnlaget Tilbyder vil kunne få utlevert ett eksemplar av konkurransegrunnlaget eller ta det ut fra Oppdragsgivers hjemmesider: Retur av tilbud Rettidig innleverte tilbud vil ikke bli returnert. Tilbud som mangler henvisning til oppdragsgivers saksnummer, se punkt 1, blir avvist. Tilbud som er for sent innkommet vil bli avvist og returnert uåpnet. Hvis ikke alle nødvendige opplysninger om avsender fremgår av konvolutten på for sent innkommet tilbud, kan tilbudet åpnes for å identifisere avsender før det returneres ulest. 4

5 7.3. Kriterier for kontraktstildeling Opplysningsvesenets fond vil tildele kontrakten etter en samlet vurdering av tilbudene sammenholdt med de kriterier som fremgår av dette dokument, jf nedenfor i uprioritert rekkefølge. Tilbudt kompetanse og kvalitet Utredning av miljømessige konsekvenser og tiltak for å unngå eller redusere disse Pris Det vil også bli lagt vekt på følgende spesielle kriterier Tilbyders forståelse av oppdragsgivers ønsker og behov og tilpasning av tjenestene etter dette. Tilbyders nærhet til oppdragsgivers lokaler Kriterier for deltakelse i konkurransen: Tilbydere må ha solid økonomi, kvalifisert personell i organisasjonen, god vandel og bør være bevisst når det gjelder miljø og etikk. Vi ber derfor alle som ønsker å levere tilbud om å dokumentere disse forhold så godt som mulig. Det stilles følgende minstekrav for dokumentasjon: Personell Det må oppgis innenfor hvilke fagområder personalet har kompetanse og hvordan den kan være relevant for en god gjennomføring av tjenesteleveransen. Det er ønskelig at det oppgis kompetanse med fordeling på antall personer og hvilken kompetanse de har. Referanser For å dokumentere erfaring med tilsvarende oppgaver eller andre relevante tjenesteleveranser ber vi om at tilbyder oppgir referanser, det bør oppgis tre eller flere referanser. Dersom det oppgis færre ber vi om at det begrunnes. Ved behov vil referansene bli benyttet for å kunne undersøke om tilbyderne har levert tjenester av tilstrekkelig kvalitet tidligere. Vandel Dersom selskapet som gir tilbud er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, ber vi om at det oppgis. Vi ber også oppgitt dersom selskapet er kjent med at det pågår etterforskning eller rettslig prosess vedrørende nevnte forhold, og når eventuell rettskraftig dom tidligst kan foreligge. Miljø Som tjenestekjøper ønsker vi at tjenesteoppdraget påfører miljøet den minste nødvendige belastning. Dersom tilbyder gjennomfører tiltak for systematisk, eller i spesielle situasjoner å redusere virksomhetens negative påvirkning på det ytre miljø ber vi om at det redegjøres for dette i anmodning om å delta i prekvalifiseringen. Etikk Dersom tilbyder har etiske retningslinjer for sin drift eller på annen måte har fokus på spesielle områder motivert av et ønske om å handle etisk, for eksempel etisk handel, ber er vi om at det redegjøres for det Krav til tilbyder Obligatoriske dokumenter Skatte- og avgiftsattester, jf forskriften 3-3, skal foreligge ved innlevering av tilbud. Attester som bekrefter at tjenesteleverandør har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift i samsvar med gjeldende lovbestemmelser. 5

6 Attestene fås ved henvendelse til lokalt skattekontor eller skatteoppkreverkontor, og utstedes på skjema RF Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder, ved tilbudsfristens utløp. Unnlatelse av å sende inn gyldig skatteattest fører til at tilbudet må avvises HMS-egenerklæring HMS-egenerklæring i samsvar med forskriften 3-4 om at leverandør oppfyller eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være medundertegnet av en fra de ansatte i bedriften. Det samme krav gjelder også for eventuelle underleverandører, og tjenesteleverandør skal påse at underleverandørene har tilfredsstillende HMS-ordninger. HMS-egenerklæring bør følge tilbudet, og må være innlevert før tildeling. For alle underleverandører som leverer for mer enn kr ,- skal det foreligge HMS-egenerklæring før arbeidene etter underentreprisen tar til Sikring av lønns- og arbeidsvilkår Ved leveranser som faller inn under Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter skal leverandør og underleverandørers ansatte ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke Andre krav (Stryk det som ikke passer og legg til ønskede krav) Firmaattest. Attester som viser leverandørens kompetanse på det området leveransen gjelder samt oversikt over leverandørens organisasjon. Revisjonsberetning. Fremleggelse av foretakets årsregnskap. Sertifikater utstedt av offisielle kvalitetskontrollinstitutter. 7.5 Andre viktige forhold 8. Tildeling, avslutning, klage og avlysning. 8.1 Tildeling Tildeling vil bli kunngjort så snart som mulig etter at konkurransen er avsluttet og leverandør(ene) er valgt. 8.2 Avslutning Avslutning vil skje ved kontraktsundertegnelse. Ingen avtale er inngått før kontrakten er signert. 8.3 Klage Eventuell klage på eller spørsmål om tildeling rettes til oppdragsgiver 8.4 Avlysning Hele eller deler av konkurransen kan avlyses frem til tilbudsfristens utløp, og deretter om det foreligger saklig grunn. 9 Offentlighet I Offentleglova ledd heter det: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. Dokumentene vil unntas innsyn frem til leverandør velges. Når leverandør er valgt er alle dokumenter i saken offentlige. Leverandør som mener tilbud inneholder 6

7 forretningshemmeligheter som er underlagt taushetsplikt, jf off ledd jf. fvl. 13, må gi tydelig uttrykk for det i tilbudet. Leverandør bør da også levere et eksemplar av tilbudet der taushetsbelagt informasjon er fjernet, som oppdragsgiver kan levere ut i tilfelle det begjæres innsyn etter at tildelingen er foretatt. Dersom et slikt eksemplar ikke følger tilbudsbrevet vil oppdragsgiver gi tilbyder en kort frist for å utarbeide et slikt eksemplar dersom det kommer begjæring om innsyn. Med kort frist menes her mindre enn én uke. Dersom tilbyder ikke utarbeider et slikt eksemplar innen fristen, kan det opprinnelige tilbudet utleveres. 10 Vedlegg Oppsummeringsskjema HMS-egenerklæringsskjema Standardvilkår for levering og fakturering 7