Kjøp av sikkerhetsskap for nøkler

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 13/ Kjøp av sikkerhetsskap for nøkler Konkurransegrunnlag Del I anskaffelse (FOA Del I) Sak 13/667

2 Innholdsfortegnelse Kjøp av sikkerhetsskap for nøkler... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlaget Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 7

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Etatens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene, ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. Sikkerhetsavdelingen (SAV ) Avdelingen skal yte sikkerhets-, resepsjons- og bedriftshelsetjenester til departementsfellesskapet i henhold til gjeldende trusselbilde, lover og forskrifter, samt inngåtte tjenesteavtaler. 1.2 Generelt om avtalen SAV ønsker å kjøpe sikkerhetsskap for nøkler. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jfr FOA 2-1 (1), og 3-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Anskaffelse etter forskriftens del I. Konkurransen er kunngjort frivillig på Doffin. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Kontraktsgrunnlag er en egenutviklet avtale med følgende bilag: o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon o Bilag 2 Leverandørens besvarelse o Bilag 3 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 4 Administrative bestemmelser Leverandøren bes fylle ut bilagene 2, 3 og 4. 3 av 7

4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om kjøp av 2 sikkerhetsskap for nøkler. Skap 1 skal ha plass til minst 200 nøkler, og skap 2 skal ha plass til mellom 20 og 30 nøkler. Sikkerhetsskapene vil få et stort antall brukere, og det er viktig at skapene oppleves som brukervennlige og at det medfølger en oversiktlig bruksanvisning eller annen tilsvarende dokumentasjon. Se nærmere under punkt 5 Tildelingskriterier. For nærmere beskrivelse av kontraktsgjenstandene, se avtalens bilag 1. (Kundens kravspesifikasjon.) 2.2 Omfang Avtalen estimeres å ha en verdi på omlag kr ,- ekskl. mva. Estimatet er usikkert og ikke bindende for oppdragsgiver. DSS ønsker i tillegg opsjon på eventuelt merkjøp ved behov, begrenset oppad til ,- kr eks. mva. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen skal gjelde for. 2.4 Annet Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om et hvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbud og kontraktsvilkår, dersom oppdragsgiver krever det. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8129 Dep Oslo Telefon Kontaktperson: Lise Engerud seniorrådgiver Telefon: E-post: Lise.Engerud@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved anskaffelser@dss.dep.no innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 4 av 7

5 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver ved med kopi til innen kl. 12:00. Tilbudsfrist er mandag kl 08:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring på Doffin Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl 12:00 Tilbudsfrist kl 08:00 Evaluering (ev. testing og forhandling) Uke 26 Innstilling Uke 27 Meddelelse om tildeling med kort begrunnelse Uke 27 Kontraktssignering Uke 27 Leveranse Etter nærmere avtale 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til / ettersendt per e-post til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen. Vedståelsesfrist er kl. 08:00. 5 av 7

6 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav, herunder blant annet bruksanvisning eller tilsvarende dokumentasjon Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes på epost til: anskaffelser@dss.dep.no med kopi til Lise.Engerud@dss.dep.no. Følgende skal stå i emnefeltet: "Tilbud, saksnr. 13/667/Lise Engerud Åpnes kun av adressat Leverandør har risikoen for at tilbudet kommer frem til mottager innen tilbudsfristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 6 av 7

7 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris 60 % (score 0-10) TK 2 Brukervennlighet 40 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK1 Pris (60 %) Det skal oppgis pris pr skap, samt totalpris. Prisene skal oppgis eks. mva og fylles inn i prisbilaget til kontrakten. TK 2- Brukervennlighet (40%) Brukervennligheten evalueres ut i fra tilbydernes beskrivelse under de ulike Skal-kravene og vedlagte bruksanvisning eller tilsvarende dokumentasjon. I tillegg vektlegges resultatene fra testing av skapene dersom DSS velger å gjennomføre testing. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 7 av 7