Anskaffelse av konsulentbistand til prosjekt for internkontroll og operasjonell styring for Eksportkreditt Norge AS

Transkript

1 Til tilbydere Anskaffelse av konsulentbistand til prosjekt for internkontroll og operasjonell styring for Eksportkreditt Norge AS Konkurransegrunnlag Gjennomføres i henhold til anskaffelsesforskriftens del II

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Beskrivelse av tjenesten Omfang Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens relevante erfaring Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 10

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Eksportkreditt Norge (EK) er et statsaksjeselskap eid av Nærings- og fiskeridepartementet. Selskapet har vært operativt siden 2. juli Selskapets hovedmål er å fremme norsk eksport gjennom konkurransedyktig, effektiv og tilgjengelig eksportfinansiering. Selskapet ivaretar hele prosessen knyttet til promotering og salg, søknadsbehandling, tilsagn, utbetaling samt oppfølging av lån. Finansieringen av utlånene kommer fra staten og utlånene står på statens balanse. Selskapet har 45 medarbeidere. 1.2 Generelt om avtalen Eksportkreditt Norge ønsker å anskaffe ekstern bistand for en effektiv og god implementering av et helhetlig rammeverk for interkontroll og risikostyring. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag o Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av Oppdraget o Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i leveransen etter avtaleinngåelsen o Bilag 7- Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget 3 av 10

4 Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktutkast er Statens standardavtaler om konsulenttjenester, SSA-B med bilag. Leverandør bes om å fylle ut bilag 2, 3, 4 og 7. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Eksportkreditt Norge forvalter eksportkredittordningen på vegne av staten. Dette stiller strenge krav til internkontroll og operasjonell styring, ikke minst for å minimere risikoen for eventuelle tap knyttet til ordningen og for å kunne ivareta statens interesser som långiver. 2.2 Beskrivelse av tjenesten Eksportkreditt Norge gjennomførte våren 2014 et forprosjekt for etablering av et helhetlig rammeverk for internkontroll og operasjonell styring. Selskapet har påbegynt implementeringen av dette rammeverket og dette arbeidet vil høsten 2015 utvides til også å omfatte selskapets kjerneprosesser. Selskapet har derfor behov for ekstern bistand i forbindelse med implementering av prosjektet. Oppstart er tiltenkt i begynnelsen av september og prosjektet skal være avsluttet før jul Den eksterne konsulenten skal fungere som prosjektleder, samt bistå i arbeidet med skriving av dokumenter der det er behov for dette, samt fungere som en sparringpartner. 2.3 Forprosjekt og tilgang til dokumentasjon Forprosjektet ble gjennomført i samarbeid med Deloitte etter en begrenset anbudskonkurranse mellom tre tilbydere. Alle tilbydere som ønsker dette vil få tilgang til deler av sluttrapporten fra forprosjektet. Dette fordrer imidlertid signering av taushetserklæring, se vedlegg 4 til konkurransegrunnlag. Dersom tilbydere ønsker tilgang til sluttrapporten bes de 1) signere vedlagte taushetserklæring og 2) oversende taushetserklæringen sammen med en anmodning om oversendelse av sluttrapporten til kontaktinformasjon som er oppgitt under pkt. 3.1 i dette konkurransegrunnlaget. 2.4 Omfang Tjenestens kostnad forventes å ligge mellom 0,5 1 millioner kroner. Det er stor usikkerhet knyttet til omfanget av prosjektet, og totalkostnaden kan derfor være både over og under dette anslaget. Det vil også kunne være aktuelt å benytte den valgte leverandøren til fremtidig arbeid knyttet til internkontroll og operasjonell styring. Leverandøren skal etter ønske fra Eksportkreditt Norge kunne yte bistand utover den planlagte bistanden. Dette kan knytte seg til skriving/utforming av dokumenter (policydokumenter, rutiner etc.) som skal inngå i rammeverket for internkontroll og 4 av 10

5 operasjonell styring. Tilleggsoppdraget kan også inkludere kvalitetssikring av dokumenter som skrives av selskapet. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Eksportkreditt Norge AS Hieronymus Heyerdahls Gate 1 P.O. Box 1315 Vika, 0112 Oslo Tel: (+47) ; Kontaktpersoner: Omar Saleemi E-post: OMS@eksportkreditt.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitte kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt 30. juni Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 27. juli 2015 kl.12:00. Tilbudsfrist er 10. august 2015 kl.10:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse og utsendelse av invitasjon med 30. juni 2015 konkurransegrunnlag Tilbudsfrist 10. august 2015 kl.12:00 Evaluering og innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist Kontraktsignering oppstart av 10

6 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører som er invitert og har mottatt konkurransegrunnlaget. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger under med et underskrevet brev foran. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg (svar på 2, 3, 4 og 5) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring Innlevering av tilbud Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud internkontroll og operasjonell styring v/ Omar Saleemi. Åpnes kun av adressat 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6 av 10

7 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Se: ( HMS-egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Firmaattest lovlig etablert foretak 4.3 Leverandørens relevante erfaring Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha relevant Referanseliste med minst tre tilsvarende oppdrag erfaring de siste tre årene for o Bank, finansinstitusjon eller eksportfinansieringsrelatert institusjon Det skal dokumenteres at en eller flere av de tilbudte konsulentene har hatt ledende rolle i ovennevnte oppdrag Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 7 av 10

8 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tilbyderen skal tilby et kjerneteam på 2-3 personer som vil stå for hoveddelen av arbeidet. Det skal angis i tilbudet hvem som inngår i kjerneteamet. Det er kun kjerneteamets kompetanse og timepris som vil bli vektlagt. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Kvalitet på tjenesten 75 % (score 0-10) TK 2 Pris 25 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Kvalitet på tjenesten Det gis poeng etter vurdering av følgende områder: Redegjørelse for hvordan leverandør skal løse oppdraget: Her gis det poeng basert på konsulentens spesifikasjon av oppdrag (bilag 2) og annen relevant dokumentasjon. Besvarelsen skal tilpasses Eksportkreditt Norge, og generell gjengivelse av tekster om internkontroll og operasjonell styring vil ikke bli vektlagt. Kompetanse: Her gis det poeng basert på kjerneteamets kunnskap om og erfaring fra tilsvarende og lignende interkontrolloppdrag. Dokumentert erfaring fra internkontrolloppdrag innen finanssektoren vil telle særlig positivt. Erfaring fra offentlig virksomhet med 8 av 10

9 sammenlignbare trekk vil også telle positivt. Det forutsettes at følgende kompetanseområder dekkes: Bank/forsikring Tilbudte ressurser må ha kompetanse på internkontroll og operasjonell styring knyttet til finansinstitusjoner. Offentlig virksomhet Tilbudte ressurser må ha kompetanse innen statlig regelverk og rutiner, herunder økonomireglementet, offentlige anskaffelser, styring av statlige virksomheter samt en god generell forståelse av den rollen og de rammebetingelser Eksportkreditt Norge arbeider innenfor. IT-systemer og arkitektur Det må dokumenteres god kjennskap og forståelse for informasjonsteknologi, herunder kunnskap om IKT-forskriften og øvrig rammeverk på området. Compliance og samfunnsansvar Eksportkreditt Norge opererer i mange geografiske områder og leverandøren må ha god forståelse for de utfordringer dette innebærer og hvilke krav dette stiller til virksomheten. Risikostyring Leverandøren må vise til god generell forståelse for sammensatt risikostyring. Referanser Referanser vurderes ut fra to kriterier: Referansekundenes relevans for oppdraget og deres vurdering av tjenesten. Informasjon om referanser skal oppgis i vedlagte referanseskjema. Det skal oppgis minst tre referanser/referanseoppdrag. TK 2-Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. timepris på konsulent, se bilag 5 til kontrakt, pris og prisbestemmelser. Kun timepris på konsulentene som inngår i kjerneteamet vil bli vektlagt i beregningen av gjennomsnittlig timepris. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 - Skjema for HMS-egenerklæring 3. Vedlegg 3 - Referanseskjema 9 av 10

10 4. Vedlegg 4 - Taushetserklæring (skal kun brukes ved anmodning om oversendelse av sluttrapporten fra forprosjektet) 10 av 10