Anskaffelse av byråtjenester for «grafisk design og digital markedskommunikasjon» Konkurransegrunnlag

Transkript

1 Til tilbydere Anskaffelse av byråtjenester for «grafisk design og digital markedskommunikasjon» Konkurransegrunnlag Gjennomføres i henhold til anskaffelsesforskriftens del III

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag l Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Beskrivelse av arbeidsoppgaver Omfang og tidsramme Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 10

3 Konkurransegrunnlag l 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Eksportkreditt Norge AS er et statsaksjeselskap eid av staten, og underlagt Nærings- og fiskeridepartementet. Selskapet har vært operativt siden 2. juli Selskapets hovedmål er å fremme norsk eksport gjennom konkurransedyktig, effektiv og tilgjengelig eksportfinansiering. Selskapet ivaretar hele prosessen knyttet til promotering og salg, søknadsbehandling, tilsagn, utbetaling samt oppfølging av lån. Ved utgangen av 1. kvartal 2015 var utlånsporteføljen på 67,6 milliarder kroner. Selskapet har 45 medarbeidere. 1.2 Generelt om avtalen Eksportkreditt Norge ønsker å inngå en avtale om bistand knyttet til «designtjenester og digital markedskommunikasjon» som kan bidra til effektiv og god kommunikasjon med våre relevante målgrupper. Avtalen omfatter både tradisjonell markedskommunikasjon og digital kommunikasjon. Anskaffelsen gjelder følgende to tjenesteområder: Områdenummer Tjeneste 1 Grafisk design og utformingstjenester 2 Digitale tjenester og markedskommunikasjon Det åpnes opp for at tilbydere kan gi tilbud på ett eller begge av de ovennevnte tjenesteområdene. Områdene evalueres hver for seg, dvs. at det gjennomføres en separat og uavhengig evaluering av tilbudene for hvert tjenesteområde. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 av 10

4 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag (Statens standardavtaler om konsulenttjenester, SSA-B) o Bilag 1 Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget - Kjøp av grafisk designog digitale tjenester o Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen o Bilag 7 Tilbyders spesifikasjon av oppdraget Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Kontraktutkast er statens standardavtaler om konsulenttjenester, SSA-B, med bilag. Leverandør bes om å fylle ut bilag 2, 3, 4 og 7. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Eksportkreditt Norge søker etter de neste årenes samarbeidspartner(e) for grafisk design- og digitale tjenester. Vi søker leverandør(er) som kan hjelpe oss å finne gode og kundevennlige designløsninger, analogt og digitalt, som bidrar til at selskapet og dets tilbud fremstår som tydelig overfor relevante målgrupper. Vi ønsker et samarbeid med leverandør(er) som er sterk på rådgivning tilknyttet det å ivareta selskapets visuelle profil, merkevarebygging, posisjonering, utforming av ide/konsept/kampanjer så vel som produksjon og ferdiggjøring av kommunikasjons- og markedsføringsmateriale for både analoge og digitale kanaler. Leverandøren vil jobbe tett med vår kommunikasjonsavdeling og enkelte fagavdelinger. Leverandør(er) kan selv benytte underleverandører på del-leveranser utover hovedleveranse, f.eks. trykkeritjenester. 1. Grafisk design og utformingstjenester Eksportkreditt Norge søker en leverandør for varierte designtjenester, både av faste og ad hoc /kampanjedrevet karakter. 4 av 10

5 Leverandøren skal ved behov, og etter nærmere avtale, yte bistand som strategisk sparringspartner når det gjelder bruk av Eksportkreditt Norges visuelle profil samt bistand i forbindelse med produksjon og gjennomføring av primært: Grafisk design Videreutvikling av visuell profil og konseptutvikling Utforming og trykking av rapporter, brosjyrer, markedsmateriell m.m. 2. Digitale tjenester og markedskommunikasjon Eksportkreditt Norge søker en leverandør med god forretningsforståelse for varierte digitale designtjenester, primært av prosjekt/kampanjedrevet karakter. Digitale flater er for selskapet et satsningsområde og vi søker en samarbeidspartner som har bred erfaring med digital historiefortelling, brukeropplevelse, målrettede markedsføringskampanjer og effektmåling. Oppgaver innenfor området kan være: Digitale kampanjer Digitalt markedsmateriell og presentasjoner Innholdsmarkedsføring Animasjoner, enklere filmproduksjoner 2.2 Beskrivelse av arbeidsoppgaver For beskrivelse av oppgavene tilknyttet «Grafisk design og utformingstjenester» og «Digitale tjenester og markedskommunikasjon», se beskrivelse i bilag Omfang og tidsramme Oppdraget inngås for to år, med opsjon på ytterligere 1+1 år slik at total kontraktsperiode kan bli inntil 4 år. Estimert årlig kostnad eks. mva er: Grafisk design og utformingstjenester: NOK Digitale tjenester og markedskommunikasjon: NOK slik at kontraktens totalverdi over fire år utgjør ca. MNOK 3,6 4,4 eks mva. Den estimerte årlige kostnad vil variere med hvilke prosjekter som ønskes avviklet i de enkelte år innenfor total kontraktsperiode. Kostnaden vil derfor variere innenfor de respektive år, i takt med prosjektbelastning. Det tas sikte på oppstart senest Tildeling av opsjon for forlengelse kunngjøres senest / Godtgjørelse vil være times- eller prosjektbasert. I sistnevnte tilfelle forutsettes det at oppdragsgiver og leverandør kommer frem til enighet om en øvre ramme for timebruk for enkelte prosjekter når omfanget for de enkelte oppdrag er avklart. 5 av 10

6 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Eksportkreditt Norge AS Hieronymus Heyerdahls Gate 1 P.O. Box 1315 Vika, 0112 Oslo Tel: (+47) ; Kontaktpersoner: Ellen B. Svaheim Telefon E-post: EBS@eksportkreditt.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitte kontaktpersoner innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt 9. juli Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 3. august 2015 kl.12:00. Tilbudsfrist er 19. august 2015 kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse og utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag Tilbudsfrist kl.12:00 Evaluering og innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist Kontraktsignering september 2015 Leveranse september Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 6 av 10

7 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt per e-post til alle leverandører som er invitert og har mottatt konkurransegrunnlaget. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger under med et underskrevet brev foran. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med vedlegg (svar på bilag 2, 3, 4 og 7). 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Egenerklæring sosial dumping. 7. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til Eksportkreditt Norge AS til Hieronymus Heyerdahls gate 1, 6. etasje, 0160 Oslo. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud grafisk design- og digital markedskommunikasjon ved Ellen B. Svaheim Åpnes kun av adressat Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Tilbudene skal også inneholde elektronisk versjon på minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. 7 av 10

8 Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Lovlig etablert virksomhet. Relevant erfaring Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Egenerklæring sosial dumping. Firmaattest. Dokumentasjon på relevante oppdrag fra oppdragsgivere av sammenlignbar størrelse og type virksomhet (B2B) som Eksportkreditt Norge (per tjenesteområde). Det skal fremgå at tilbudte konsulenter i kjerneteamet har hatt en ledende rolle i oppdragene. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det skal tilbys et kjerneteam med 2-3 medlemmer innenfor grafisk design, og 2-4 medlemmer innenfor digitale tjenester. Dersom en tilbyder ønsker å levere tilbud på begge tjenesteområdene kan samme medlemmer inngå i begge kjerneteamene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris/Totalkostnad 30 % (score 0-10) TK 2 Kvalitet og referanser 70 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) 8 av 10

9 Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1-Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. timespris på medlemmene i kjerneteamet, jf. bilag 1. I vurderingen vil gjennomsnittlig timepris for kjerneteamene bli vektlakt. Gjennomsnittlig timepris vil bli beregnet basert på forventet bruk av de ulike kategorier. TK 2-Kvalitet Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. kvaliteten på tjenesten som tilbyder leverer i tråd med oppdragsbeskrivelsen. Vurderingen av kvalitet vil være todelt: Tilbudte teams kompetanse og referanseprosjekter. Ved vurdering av kompetanse vil Eksportkreditt Norge vurdere: Tilbudte konsulenters relevant erfaring og formal kompetanse. Tilbudte teams kunnskap om og erfaring innenfor hvert av tjenesteområdene. Kunnskap og erfaring fra B2B, finanssektoren, virkemiddelapparatet* eller relevante bransjer for eksportkredittordningen vektlegges spesielt. Tilbyder må bekrefte at tilbudte medlemmer av kjerneteamet vil være tilgjengelige fra prosjektoppstart. Kjerneteamets sammensetning og praktisk erfaring med lignende oppdrag. Det skal tilbys et kjerneteam med 2-3 medlemmer innenfor grafisk design, og 2-4 medlemmer innenfor digitale tjenester. Dersom en tilbyder ønsker å levere tilbud på begge tjenesteområdene kan samme medlemmer inngå i begge kjerneteamene. Tilbyder bes om å redegjøre for sin planlagte ressursinnsats, herunder hvem som skal være leverandørens kontaktperson inn mot Eksportkreditt Norge. Det bes om CV for personer som inngår i kjerneteamet og som dermed er særlig aktuelle for å gjennomføre oppdraget. Arbeidet skal utføres av de personer som er oppgitt i tilbudet. 9 av 10

10 Dersom det blir behov for å erstatte enkeltpersoner skal ny medarbeider ha minst samme relevante kompetanse og erfaring som den medarbeider som erstattes. *Virkemiddelapparatet er en felles betegnelse på offentlige institusjoner, programmer og støttetiltak som skal bidra til å utvikle og bringe frem ideer til et marked. Referanseprosjektenes relevans for dette oppdraget samt deres kvalitet, referansekundenes vurdering og omfang vil bli vurdert. Informasjon om referanser skal oppgis i vedlagte referanseskjema. Det skal oppgis minst tre referanser/referanseoppdrag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte referansene. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring 3. Vedlegg 3 Egenerklæring sosial dumping 4. Vedlegg 4 - Referanseskjema 10 av 10