Treningsapparater til trimrom for Kunnskapsdepartementet

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/ Treningsapparater til trimrom for Kunnskapsdepartementet Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak 12/3396

2 Konkrransegrunnlag Kjøp av treningsapparater Versjon: 1.0 Kunnskapsdepartementet Innholdsfortegnelse Treningsapparater... 1 til trimrom for Kunnskapsdepartementet Innledning Om oppdragsgiver Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen Innledning Leveransen Omfang Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver er Kunnskapsdepartementet (KD) i Kirkegata 18. Vi er rundt 300 ansatte som er lokalisert på samme adresse. KD ønsker med denne anskaffelsen å utstyre et trimrom i Kirkegata 18 til benyttelse for sine ansatte. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, vil f. eks kunne medføre avvisning etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere kontrakt som konkurransen resulterer i. 1.2 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kjøpskontrakt og servicekontrakt m/bilag 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Innledning Det ønskes å inngå både kjøpskontrakt av apparater til trimrom på vegne av Kunnskapsdepartementet, samt en servicekontrakt over 4 år. Antall potensielle brukere av treningsrommet og apparatene er stipulert til maksimum 300 personer. Forespørselen omhandler utstyr som innehar en forebyggende og helsefremmende funksjon, samt en rehabiliterende funksjon i samråd med bedriftsfysioterapeutene. Bedriftshelsetjenesten ved fysioterapeutene bistår ansatte med opptrening ved arbeidsrelaterte plager eller andre skader.

4 Leveransen skal inneholde: Utstyr for styrketrening Utstyr for kondisjonstrening Generelt utstyr for allmenn trening Montering av utstyr Service og vedlikeholdsavtale 2.2 Leveransen Beskrevet i bilag 1 kravspesifikasjon til kjøpskontrakten og servicekontrakten. 2.3 Omfang Leveranse i henhold til beskrivelse i kjøpskontraktens og servicekontraktens vedlegg 1. Estimert kostnadsramme antas å ligge i størrelsesorden NOK eks. mva. inkludert servicekontrakt. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn. Kostnadsrammen kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktsperioden. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kunnskapsdepartementet Kirkegata Oslo Kontaktperson: Hans Christian Heiervang chr@kd.dep.no Kontaktperson frem til : Svend Erik R. Haaland ser@kd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister.

5 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 20.august 2012 kl Det vil også bli gjennomført en befaring i Kunnskapsdepartementets lokaler i Kirkegata 18, Oslo den kl påmelding innen 6.8 til Hans Chr. Heiervang Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Befaring i lokalet kl Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering Uke 35 Meddelelse om tildeling Klagefrist Kontraktssignering Uke 37 Komplett leveranse av utstyr Fremdriftsplanen er ikke bindende for oppdragsgiver. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen.

6 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. 3. Utfylte kontrakter med bilag a. Kjøpskontrakt, bilag: 2, 3, 4 og 5 b. Servicekontrakt, bilag: 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til Kunnskapsdepartementet Varemottak, (åpningstid til 15.00) Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Eventuelt kan tilbudet sendes pr post til: Kunnskapsdepartementet Pb Dep Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 12/3396 v/hans Chr. Heiervang Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer som må være i papirformat. Eksemplar i papirformat skal videre leveres i plastlomme (løsark) uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom/minnepenn. Ved evt. motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risiko for at oppdragsgiver har tilbudet i hende innen tilbudsfristens utløp.

7 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende Dokumentasjonskrav: Kredittrating med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen type dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst to 2 relevante leveranser siste 3 år med relevans for denne leveransen. Med relevans menes levering av samme type treningsapparater med et lignende eller større omfang inkludert service- og vedlikeholdskontrakt Tilstrekkelig faglig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjonskrav:

8 Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet til å gjennomføre leveransen. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: Nærmere om tildelingskriteriene: Kvalitet/funksjonalitet (50 %) her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht o I hvilken grad det fremgår at tilbudte produkter har god kvalitet og funksjonalitet, herunder også eventuelle tilleggsfunksjoner o hvorvidt og hvor godt de oppfyller bør-kravene i kravspesifikasjonen i kjøpskontrakten Responstid, serviceavtale og kompetanse (25 %) her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht o I hvilken grad det er tilbudt rask responstid på produktservice som tilbys, og hvorvidt servicenivået er dekkende for KDs behov Pris/Totalkostnad (25 %) her gis poeng etter sammenligning av tilbudenes o totalpris på apparatene iht. vedlegg 5 kjøpskontrakt (70 %) o pris på serviceavtale iht. vedlegg 5 til servicekontrakt (30 %) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK.

9 Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kjøpskontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Utkast til servicekontrakt med bilag 3. Vedlegg 3 Skjema for HMS egenerklæring 4. Vedlegg 4 Plantegning trimrom