Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Anskaffelse iht. FOA del I Sak 14/3467

2 Innholdsfortegnelse Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Innledning Om oppdragsgiver Generelt om anskaffelsesprosessen ets oppbygning Beskrivelse av leveransen Leveransen Annonsering Omfang Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlaget Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver har ansvaret for å utforme en fremtidsrettet nærings- og sjømatpolitikk. Departementet skal fremme norsk næringsliv og handel, og bidra til en bærekraftig forvaltning av fiskeri- og havbruksnæringen. Departementet har også ansvaret for skipsfartspolitikk. skal bidra til samordning av ulike departementers arbeid for å sikre en helhetlig, god og fremtidsrettet næringspolitikk. Departementet er sekretariat for næringsministeren og fiskeriministeren. Dette innebærer å gi faglige råd til statsrådene og regjeringen på det nærings- og sjømatpolitiske området, og bistå i utarbeidelsen av dokumenter til Stortinget. Departementet har følgende underliggende etater: Fiskeridirektoratet, Havforskningsinstituttet, Nasjonalt institutt for ernærings- og sjømatforskning, Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard, Brønnysundregistrene, Garantiinstituttet for Eksportkreditt, Justervesenet, Norges geologiske undersøkelse, Norsk Akkreditering, Norsk Romsenter, Patentstyret, Sjøfartsdirektoratet, Klagenemda for industielle rettigheter, Konkurransetilsynet. 1.2 Generelt om anskaffelsesprosessen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jf. FOA 2-1 (1), og 3-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Anskaffelse etter forskriftens del I. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om et hvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbud og kontraktsvilkår, dersom oppdragsgiver krever det. Eventuelle forhandlinger vil bli gjennomført med de 3 tilbyderne som er best rangert etter en første evaluering iht. tildelingskriteriene i pkt. 5. Anskaffelsen er kunngjort som forenklet kunngjøring på Doffin. Det gjøres oppmerksom på at eventuelle forbehold vil kunne medføre avvisning. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 ets oppbygning et omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. 3 av 9

4 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag (Avtale om utrednings- og utviklingsoppgaver fra Konsulent, SSA-O): Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Leverandør bes å fylle ut bilag 2, 3, 4 og 5. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Leveransen skal ansette ny fiskeridirektør, og ønsker i denne anledning bistand fra et rekrutteringsfirma. Fiskeridirektøren leder Fiskeridirektoratet, lokalisert i Bergen. Leverandøren skal bistå i hele tilsettingsprosessen fra forberedelser for kunngjøring av stillingen til kandidaten er valgt. Dette innebærer at ønsker bistand til følgende: Utarbeidelse av kravspesifikasjon for stillingen Utforming av utlysningstekst for publisering i aviser, på nettsider m.v. med utgangspunkt i de krav som er skissert i foregående punkt Aktive søk etter aktuelle kandidater til stillingen Intervjuer og samtaler med relevante kandidater Oppsett av søkerliste Analyse av kandidatenes kompetanse ift. kravspesifikasjonen for stillingen Vurdering av kandidatene Innhenting av referanser Oppsummering av prosessen Denne opplistningen er ikke uttømmende, og andre oppgaver relatert til ansettelsesprosessen kan komme til. Nærmere beskrivelse av oppdraget fremgår av bilag 1 til kontrakt, Kundens beskrivelse av Oppdraget. 2.2 Annonsering Leverandør forestår annonsering og dette medtas i totalpris. Leverandøren skal derfor beskrive et opplegg for annonsering og dette skal prises. 4 av 9

5 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen 2.3 Omfang Økonomisk ramme anslås å være inntil NOK ekskl. mva. Dette skal dekke både utgifter til rekruttering og til annonsering. Dette er et estimat og er uforpliktende for oppdragsgiver. Arbeidet skal påbegynnes umiddelbart etter kontraktssignering. Leverandøren skal utarbeide en fremdriftsplan i kontraktens bilag 3. Det er ønskelig å ha første kunngjøring av stillingen så snart som mulig og innen april Annet Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Hvilke rolle eventuelle underleverandør skal ha i leveransene, må oppgis. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Postboks 8090 Dep, 0032 Oslo Telefon E-post: postmottak@nfd.dep.no Kontaktperson: Navn: Rune Bildeng E-post: rune.bildeng@nfd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk eller annet skandinavisk språk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen skal rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver senest innen 26. mars 2014 kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen 2. april 2014 kl 12:00. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse 13. mars 2014 Frist for å stille spørsmål 26. mars 2014 kl av 9

6 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Tilbudsfrist 2. april 2014 kl Evaluering/evt. Forhandling* Uke 14-15, 2014 Innstilling/Meddelelse om tildeling* 9. april 2014 Kontraktssignering* 10. april, 2014 Oppstart Umiddelbart etterpå *Tentative frister 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på Doffin. NFD oppfordrer derfor leverandører til å følge med på hva som blir publisert her. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 28. mai 2014 kl Tilbudets utforming Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til rammeavtale. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag (utfylt bilag 2, 3, 4 og 5) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest 7. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 8. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet 6 av 9

7 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen 9. Evt. annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes på e-post til postmottak@nfd.dep.no, innen angitt tilbudsfrist. I e-postens tittelfelt skal det stå følgende: "Tilbud, saksnr. 14/3467 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør i Bergen v/ navn. Åpnes kun av adressat 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst 3 leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes rekrutteringsoppdrag for offentlig oppdragsgiver av sammenlignbar størrelse. Dokumentasjonskrav: 7 av 9

8 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Løsningsforslag 45 % (score 0-10) TK 2 Kompetanse 35 % (score 0-10) TK 3 Pris 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK1 - Løsningsforslag (45 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht.: I hvilken grad løsningsforslaget anses egnet til å finne rett kandidat til stillingen, herunder vektlegges blant annet tilbyders metode for søk etter aktuelle kandidater, samt metodikk for utvelgelse og vurdering av kandidatene. TK 2 Kompetanse (35 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra kompetanse hos tilbudt personell. Følgende vil særlig bli vektlagt: 8 av 9

9 Bistand til rekruttering av fiskeridirektør/leder for Fiskeridirektoratet i Bergen Tilbudte konsulenters kunnskap om og erfaring med rekruttering til topplederstillinger i offentlig sektor Faglig bredde i sammensetning av team, samt formell kompetanse som er relevant for å gjennomføre oppdraget, herunder den enkelte konsulents utdanningsretning- og nivå på denne. Det skal tilbys navngitte konsulenter for gjennomføringen av oppdraget. Det er kun konkret tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på (CV), og som vil bli vurdert under dette kriteriet. TK 3 Pris (20 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht totalpris på oppdraget. Pris skal fylles inn i bilag 5 til kontrakt. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring 9 av 9