Rammeavtale Rekruttering av styremedlemmer til selskaper med statlig eierskap

Transkript

1 Nærings- og fiskeridepartementet Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 16/ Rammeavtale Rekruttering av styremedlemmer til selskaper med statlig eierskap Konkurransegrunnlag Forhandlet prosedyre (1-trinns) (FOA Del II) Sak 16/5876

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Om leveransen Omfang Hvem skal avtalene gjelde for Annet Krav til arbeids- og lønnsvilkår Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Kostnader Retur av tilbud Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling: Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 9

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) ved Eierskapsavdelingen. 1.2 Generelt om avtalen Departementet ønsker å inngå en rammeavtale om rådgivningsbistand som ledd i departementets arbeid med styrevalg i selskaper og virksomheter der staten er eier. Arbeidet vil hovedsakelig bestå av identifisering og egnethetsvurdering av kandidater til styrene på bakgrunn av allerede utformede kompetansebeskrivelser. I enkelte tilfeller kan arbeidet også bestå i vurdering av styrene i lys av de enkelte selskapenes utfordringer, identifisering av kompetansebehov og utarbeidelse av kravspesifikasjon for kandidater i samarbeid med departementet. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II, 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling (1-trinns). Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Tilbyderne med de tre beste tilbudene etter innledende evaluering basert på tildelingskriteriene i pkt. 5 vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt én leverandør pr. delkontrakt. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Utkast til kontrakt med bilag. Kontraktsgrunnlag i denne saken er statens standardavtale for konsulentbistand med følgende bilag: o Bilag 1 Beskrivelse av bistanden o Bilag 2 Prosjektplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Leverandør bes om å fylle ut bilag nr. 2, 3 og 4. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Det skal inngås følgende delkontrakter: 1. Rekruttering av styremedlemmer til selskaper der staten har forretningsmessige mål med eierskapet. 3 av 9

4 2. Rekruttering av styremedlemmer til selskaper der staten har sektorpolitiske mål med eierskapet. Det kåres én vinner pr. delkontrakt. Samme leverandør kan bli tildelt begge kontraktene. Ved behov kan departementene benytte rådgiver på delkontrakt 1 til selskaper der staten har sektorpolitiske mål med eierskapet og omvendt. Hovedtyngden av arbeidet vil være i tilknytning til selskapenes ordinære generalforsamlinger eller foretaksmøter vinteren/våren 2017, men det kan også være arbeid senere i 2017, for eksempel ved eventuelle ekstraordinære generalforsamlinger eller for å forberede neste års styrevalg. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt: Kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Kontraktens varighet er fra januar 2017 etter nærmere avtale frem til Departementet ønsker opsjon til å forlenge avtalen, med ett år om gangen, med inntil tre år. Forlengelsen vil i tilfellet avtales i fjerde kvartal 2017, 2018 og Videre ønsker departementet opsjon på merkjøp ut over angitt økonomisk ramme ved behov. Samlet økonomisk ramme for oppdraget antas å være innenfor intervallet kroner eks. mva. samlet for begge kontraktene pr. år. 2.3 Hvem skal avtalene gjelde for Avtalene gjelder for Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) og det er NFD som er avtalepart for begge delkontrakter. Andre departement i departementsfellesskapet har opsjon på å benytte seg av avtalene. 2.4 Annet Det skal kåres en vinner pr. delkontrakt. Det må klart fremgå av tilbudet hvilken delkontrakt det leveres tilbud på. Forhandlinger vil bli gjennomført med de tre tilbyderne som er best rangert etter en første evaluering iht. tildelingskriteriene i pkt. 5. Det kåres en vinner pr. delkontrakt. Dersom tilbyder har eller har hatt oppdrag for selskapene i statens portefølje (selskapene hvor staten har direkte eierskap som er forvaltet av departementene) må dette opplyses om. 2.5 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Adresse: Nærings- og fiskeridepartementet Postadresse: Postboks 8090 Dep, 0032 Oslo Besøksadresse: Kongens gate 8 E-post: postmottak@nfd.dep.no Kontaktpersoner: Navn: Anders Elnan Karianne K. Wasenden 4 av 9

5 Telefon: E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig pr. e-post til Oppdragsgiver ved angitte kontaktpersoner innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. Fremdriftsplan (tidspunktene etter tilbudsinnlevering er tentative) Milepæl Dato Kunngjøring av konkurransen Frist til å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering og forhandlinger Uke 50-1 Innstilling/meddelelse Klagefrist Kontraktsignering Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 3.5 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.6 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle Oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til de leverandører som har registrert sin interesse på Doffin. 3.7 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til kl av 9

6 3.9 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal settes opp i henhold til følgende fremgangsmåte: Alle punkter i pkt. 4 (Kvalifikasjonskrav) og i pkt. 5 (Tildelingskriterier) må besvares, og struktureres på denne måte: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag. 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. Mva.-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 5. Firmaattest. 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 7. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre årene med relevans for dette oppdraget (se pkt. 4.4). 8. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører. 9. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 10. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes pr. post til: Nærings- og fiskeridepartementet Postboks 8090 Dep, 0032 Oslo Eller leveres til: Nærings- og fiskeridepartementet, Varemottak, Akersgt 59, inngang Munchs gt Oslo. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne eller lignende. Ved motstrid går papirversjonen foran. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud, saksnr. 16/5876 v/ Anders Elnan. Åpnes kun av adressat. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: 6 av 9

7 Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og mva.-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og mva. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. Det kan gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget, dvs. rekruttering av personer til styreverv og/eller styrelederverv og/eller administrerende direktør for 1) norske forretningsmessige selskaper (gjelder delkontrakt 1) og 2) norske selskaper med varierende grad av sektorpolitiske mål 1 (gjelder delkontrakt 2). Faglig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget, og hvis mulig med Oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse for 1) norske forretningsmessige selskaper og 2) norske selskaper med varierende grad av sektorpolitiske mål. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert iht. tildelingskriteriene. 1 Jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapene eierskap kapittel 6.3, 9.3 og av 9

8 Tilbyderne med de tre beste tilbudene (pr. delkontrakt) etter innledende evaluering basert på tildelingskriteriene i pkt. 5 vil bli invitert til forhandlinger. Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av de tre tilbudene (pr. delkontrakt) bli foretatt og kontrakt tildelt én tilbyder for hver av de to delkontraktene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering iht. følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE Pris 30 % (Score 1-10) Kompetanse hos tilbudt personell 40 % (Score 1-10) Løsningsforslag 30 % (Score 1-10) TOTALSUM 100 % (Sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Nærmere om tildelingskriteriene: Pris Her vil Oppdragsgiver sammenligne tilbudte priser, angitt som følger: Delkontrakt 1 og 2: Tilbudt timepris på ulike stillingsnivåer og gjennomsnittlig timepris. Priser skal oppgis eks. mva. Se nærmere beskrivelse i bilag 4 til kontrakt, tabell A. Kompetanse hos tilbudt personell Her gis poeng etter sammenligning av kompetanse hos tilbudt personell. Det skal som et minimum tilbys to konsulenter innenfor hver delkontrakt. Delkontrakt 1 Her vil Oppdragsgiver sammenligne i hvilken grad kompetanse til tilbudt personell vurderes som relevant for dette oppdraget, herunder i hvilken grad tilbudt personell har relevant kompetanse og erfaring fra lignende rekrutteringsoppdrag for forretningsmessige selskaper. Videre vil det gis uttelling for dokumentert kompetanse/erfaring/metoder med å rekruttere kandidater med relevant mangfold, herunder bl.a. geografisk tilhørighet, alder, kulturell og erfaringsmessig bakgrunn. Bl.a. gis det uttelling for dokumentert bredde i geografisk tilstedeværelse (der flere kontorer i landet vil telle positivt), men også annen dokumentasjon på hvordan slik spredning sikres gis uttelling. Det skal legges ved CV-er for tilbudt personell og referanseoppdrag skal beskrives. Delkontrakt 2 Her vil Oppdragsgiver sammenligne i hvilken grad kompetanse til tilbudt personell vurderes som relevant for dette oppdraget, herunder i hvilken grad tilbudt personell har relevant kompetanse og erfaring fra lignende rekrutteringsoppdrag for norske selskaper med varierende grad av sektorpolitiske mål. Videre vil det gis uttelling for dokumentert kompetanse/erfaring/metoder med å rekruttere kandidater med relevant mangfold, herunder bl.a. geografisk tilhørighet, alder, kulturell og erfaringsmessig bakgrunn. Bl.a. gis det uttelling for dokumentert bredde i geografisk tilstedeværelse (der flere kontorer i landet vil telle positivt), men også annen dokumentasjon på hvordan slik spredning sikres gis uttelling. 8 av 9

9 Det skal legges ved CV-er for tilbudt personell og referanseoppdrag skal beskrives. Løsningsforslag (identisk for begge delkontrakter) Her vil følgende bli sammenlignet og vurdert: I hvilken grad innholdet i leveransen vurderes som egnet til å nå målsettingen med rekrutteringen, herunder innhold i leveransen, kvalitet og fleksibilitet i foreslått prosess, hvordan sentrale problemstillinger og forslag til løsninger er presentert i tilbudet, kvalitet og fleksibilitet i foreslått prosess samt hvordan oppdraget er planlagt organisert. Grad av tilpasning inn mot departementet vil også bli vurdert. 6 Vedleggsoversikt Følgende vedlegg følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag. 9 av 9