KONKURRANSEGRUNNLAG. Anskaffelse av. Utredning av aktuelle steder for lokalisering av ny statlig valgenhet. FOA 2006 Del I. Saksnr.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse av Utredning av aktuelle steder for lokalisering av ny statlig valgenhet FOA 2006 Del I Saksnr. 13/1771 Tilbudsfrist:5. august 2013

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Om leveransen Omfang Bruk av underleverandører Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 10

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (KRD) har blant annet det overordnede ansvar for gjennomføring av valg og at det legges til rette for et levende lokaldemokrati. KRD har også det overordnede ansvret for den statlig styring i forhold til kommuner og fylkeskommuner. Dette skjer gjennom forvaltning av kommuneloven, overordnet ansvar for statens økonomiske overføringer til kommunene, overordnet ansvar for oppgavefordelingen mellom staten og kommunesektoren, gjennomføring av valg og tiltak som på andre måter kan stimulere lokaldemokratiet. 1.2 Generelt om avtalen Det ønskes å inngå avtale om levering av utredning av aktuelle steder for lokalisering av ny statlig valgenhet. Utredningen skal leveres i form av en rapport som skal ferdigstilles innen 10. september Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter forskriftens del I. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om et hvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbud og kontraktsvilkår, dersom oppdragsgiver krever det. Eventuelle forhandlinger vil bli gjennomført med de 3 tilbyderne som er best rangert etter en første evaluering iht. tildelingskriteriene i pkt. 5. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Det åpnes for at flere institusjoner kan samarbeide om å levere tilbud. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: 3 av 10

4 Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav/kriterier og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale om konsulenttjenester SSA-O med følgende bilag: o Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 7 Endringer i Oppdraget etter avtaleinngåelsen Leverandør bes fylle ut bilag 2, 3, 4 og 5. Dersom det knytter seg usikkerhet til innholdet i kontraktsbestemmelser, utfylling av bilag, herunder prisbilaget, oppfordres leverandør til å stille spørsmål til departementets kontaktperson i god tid før fristen. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Oppdragsgiver ønsker en utredning av aktuelle steder for lokalisering av ny statlig valgenhet. Oppdragsgiver ønsker å få utredet fem ulike alternativer for hvor enheten geografisk bør lokaliseres: Bergen, Brønnøysund, Groruddalen, Leikanger og Tønsberg. Lokalisering skal skje etter regjeringens retningslinjer for lokalisering av statlige arbeidsplasser. Hvilke hensyn og kriterier som skal ivaretas er beskrevet i bilag 1. Utredningen skal leveres i form av en rapport. Det forutsettes at leverandøren stiller seg til disposisjon for presentasjon av rapporten. Leverandør må gjøre utkast til rapport tilgjengelig for oppdragsgiver før endelig rapport overleveres, enten ved oversendelse av utkast til rapport eller ved presentasjon i møte. Ytterligere beskrivelse av oppdraget følger av bilag 1 til kontrakt, kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Utredningen skal igangsettes umiddelbart etter kontraktsignering. Tilbyder må i tilbudet angi når arbeidet kan starte. Oppdragsgiver ønsker at rapporten skal ferdigstilles innen 10. september Oppdragets økonomiske ramme er på anslagsvis inntil eks mva. Fastpris for oppdraget fylles inn i bilag 5 til kontrakt, samlet pris og prisbestemmelser. 2.3 Bruk av underleverandører Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Hvilke rolle eventuelle underleverandører skal ha i leveransen, må oppgis. 4 av 10

5 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kommunalavdelingen Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Marianne Riise, fagdirektør seksjon for valg og lokaldemokrati e-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 29. juli 2013 kl Tilbudsfrist er 5. august 2013 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Linje 1, 2, 3 og 7 (fet skrift) er absolutte frister. De øvrige fristene er tentative frister, og er således ikke bindende for Oppdragsgiver. Dato 1 Tirs Utlysning kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag 2 Man Frist for spørsmål kl Man Tilbudsfrist Kl Uke 32 Evaluering og evt. forhandling 5 Man Meddelelse om tildeling 6 Tirs Kontraktssignering 5 av 10

6 Overlevering rapport 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet elektronisk til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget med vedlegg plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 15. september 2013 kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med utgangspunkt i denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt med bilag. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på bilag 2, 3, 4 og 5), herunder beskrivelse av samarbeid med underleverandører. 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Referanseliste med beskrivelse av de 2-5 viktigste leveransene/prosjektene de siste 5 år med tematisk tilknyning til oppdraget. 8. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes til: 6 av 10

7 Kommunalavdelingen v/marianne Riise Postboks 8112 Dep 0032 OSLO Eller leveres til: Kommunalavdelingen v/marianne Riise DSS Varemottak, Akersgata 59, inngang Munchsgate Åpningstid: Eller sendes elektronisk til: Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud, saksnr 13/1771 v/marianne Riise,. Åpnes kun av adressat E-post merkes tilsvarende. Det skal fremgå av tilbudet hva som eventuelt leverandøren mener skal unntas offentlighet. Det er oppdragsgiver som tar den endelige beslutningen ved eventuelle innsynsbegjæringer. Tilbudet skal leveres i tre eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting. Tilbudet skal i tillegg leveres elektronisk, f eks på CD eller minnepinne. Dersom tilbudet leveres pr e- post er ikke dette nødvendig. Ved eventuell motstrid mellom versjonene vil papirversjonen være gjeldende. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: 7 av 10

8 Skatteattest Merverdiavgiftsattest HMS-egenerklæring Skatteattest og merverdiattest skal ikke være eldre enn 6 måneder, og være utstedt av den kompetente myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. Utenlandske selskaper: godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til minst 2 leveranser/prosjekter siste 5 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes at leveransene/prosjektene viser erfaring og kompetanse innen temaer som lokaliserings av arbeidsplasser, betydning av og vurdering av IKT-infrastruktur, rekruttering og sikring av personell til kompetansearbeidsplasser, organisering innen offentlig forvaltning, økonomiske konsekvensutredninger, opprettelse av nye enheter. Dokumentasjonskrav: Referanseliste med beskrivelse av de 2-5 viktigste leveransene/prosjektene de siste 5 årene med tematisk tilknytning til dette oppdraget. Det skal fremgå av referanselisten når leveransen fant sted, hvilken rolle leverandøren hadde i leveransen, samt hvem som var oppdragsgiver for leveransen. Leveransens omfang skal angis, og det er ønskelig at referanselisten inneholder opplysninger om verdi på leveransen. Dersom tilbyder støtter seg på underleverandørs kapasitet for å bli kvalifisert, skal tilbyder dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos underleverandør. Som dokumentasjon må tilbyder i sitt tilbud fremlegge en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende dokumentasjon, hvor underleverandøren forplikter seg med gjeldende ressurser i henhold til oppfyllelse av denne avtalen. 8 av 10

9 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Kompetanse hos tilbudt personell 50 % (score 0-10) TK 2 Oppdragsforståelse 40 % (score 0-10) TK 3 Leveringssikkerhet 10 % (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Kompetanse hos tilbudt personell (samlet 50 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra kompetanse og erfaring hos tilbudte konsulenter. Følgende elementer vil særlig bli tillagt vekt: Grad av kunnskap om og erfaring med utredninger knyttet til lokaliseringsspørsmål. Erfaring med lokalisering eller organisering av eller etablering innen statlig forvaltning vil bli tillagt vekt. Kjennskap til retningslinjene for lokalisering av statlige arbeidsplasser er en fordel. Erfaring fra utredinger knyttet til utflytting, omorganisering el av statlige virksomheter vil bli tillagt vekt, herunder særlig kompetanse ifht bemanning og sikring av kjernekompetanse Grad av god forståelse for IKT-infrastruktur, og de IKT behovene som en valgenhet vil ha I hvilken grad tilbudte konsulenter har kompetanse og erfaring fra valgområdet, samt kompetanse om statlig forvaltning Faglig bredde i prosjektteamet. Det vil blant annet si formell kompetanse som er relevant for å gjennomføre oppdraget og kunnskap og erfaring fra tilsvarende utredninger og samfunnsøkonomiske analyser. Sammensetning av team og begrunnelse for dette med henblikk på å dekke de ulike kriteriene som bør vurderes i utredningen vil også bli vurdert. Det er kun konkret tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse dokumenteres 9 av 10

10 gjennom CVene til tilbudt personell. Relevante prosjekter og erfaringer bør dokumenteres gjennom CV eller beskrivelse. TK 2 Oppdragsforståelse (samlet 40 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra leverandørens besvarelse av de ulike punktene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Følgende elementer vil særlig bli vurdert: Hvordan tilbudet besvarer de sentrale elementene i konkurransegrunlaget og i hvilken grad beskrivelsen er egnet for å nå målsetningen med arbeidet, jf. de avgrensinger og forutsetninger som er angitt i bilag 1 til kontrakt. I hvilken grad det fremgår av oppdragsbeskrivelsen at leverandør har forståelse for de spesielle utfordringer som følger av at enheten skal ha ansvar for valggjennomføringen i Norge. Det er en forutsetning at leverandør setter seg godt inn i hvilke oppgaver og roller enheten er tiltenkt. Hvordan dette skal skje, må fremgå av oppdragsbeskrivelsen. TK3 leveringssikkerhet: (samlet 10 %) Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene ut fra i hvor stor grad leverandør kan sannsynliggjøre at de har tilstrekkelig ressurser for å kunne levere ihht tidsfristene. Følgende elementer vil særlig bli tillagt vekt: I hvilken grad tilbyder kan dokumentere nødvendig kapasitet, gjennomføringsevne til konsulentene som tilbys i forhold til frist for sluttført evaluering samt forslag til egnet fremdriftsplan. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS-erklæring 3. Vedlegg 3 - Informasjon om bakgrunn for behovet for etablering av en nasjonal valgenhet 10 av 10