KONKURRANSEGRUNNLAG. Medieovervåkning Justis og beredskapsdepartementet

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Medieovervåkning Justis og beredskapsdepartementet ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Forskrift om offentlige anskaffelser del I og II Side 1 av9

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 4 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 5. UTFORMING AV TILBUD 6 6. INNLEVERING AV TILBUD 6 7. BEHANDLING AV TILBUD 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 7 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING TILBUDETS UTFORMING AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9 Side 2 av9

3 1. INNLEDNING 1.1 Formål (JD), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse, med sikte på å inngå en avtale om kjøp av medieovervåkning med det formål å dekke oppdragsgivers behov for tjenesten i avtaleperioden. 1.2 Om oppdragsgiver JD har ca 345 ansatte fordelt på åtte avdelinger, statsrådsseksjonen, internasjonalt sekretariat og informasjonsenheten. Departementets hovedmål er å sørge for at grunnleggende garantier om rettssikkerhet blir opprettholdt og utviklet. Et overordnet mål er å sikre samfunnets og enkeltmenneskets trygghet. Mer informasjon på Behovsbeskrivelse Det er viktig at medieovervåkeren gjør seg kjent med s saksområder slik at tjenesten får den ønskede kvalitet. Det er også viktig at den som får oppdraget setter seg inn i våre overvåkingskriterier og er stand til å levere i henhold til disse. Oppdraget går ut på å gi JDs ledelse og øvrige medarbeidere en rask, brukervennlig og oppdatert oversikt over aktuelle nyheter fra følgende typer medier: Norske papiraviser, nyhetsbyråer, nettaviser og tidsskrifter etter nærmere angitte kriterier. Overvåking av blogger og sosiale medier er ønskelig, men ikke nødvendig. Ytterligere beskrivelse følger av bilag 1 til kontrakt. 1.4 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Utkast til kontrakt med bilag - Vedlegg 2: HMS-egenerklæring 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II, 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Anskaffelse av medieovervåkning er en uprioritert tjeneste. Dette medfører at anskaffelsen følger reglene i forskriftens del I og del II, jf. forskriftens 2-1 (5), selv om terskelverdiene i 2-2 overskrides. Side 3 av9

4 Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 1.6 Kontrakt Det skal inngås én avtale med én leverandør. Kontraktsperioden har en varighet på 1 år med opsjon på forlengelse i ytterligere år, til sammen maksimalt 4 år. Kontraktsgrunnlag er egenutviklet kontrakt, med tilhørende bilag. Leverandør bes fylle ut bilag 2, 3 og Anskaffelsens verdi Forbruket anslås til å være i størrelsesorden NOK u/mva for hele kontraktsperioden. Dette er et uforpliktende estimat etter oppdragsgivers beste skjønn. Antatt omfang vil kunne variere med oppdragsgivers rådende behov til en hver tid. Departementet tar forbehold om endret behov i kontraktsperioden, blant annet som følge av terroranslagene 22. juli. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått i 2 måneder etter tilbudsfristens utløp, dvs. til minimum kl Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen kl Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl Frist for å levere tilbud kl Evaluering Uke 9-11 Innstilling av valgt(e) tilbyder(e) og meddelelse om dette Klagefrist for tilbydere Kontraktsinngåelse Etter utløpt klagefrist Side 4 av9

5 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer pr. e-post til ingrid.skjorland@jd.dep.no. Kontaktperson er Ingrid Skjørland. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver når det gjelder anbudskonkurransen enn den oppgitte kontaktpersonen. 3.2 Språk All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk eller annet skandinavisk språk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk i tilbudet hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål til konkurransegrunnlaget må sendes oppdragsgiver senest 1 uke før frist for innlevering av tilbud. Spørsmålene med svar anonymiseres og legges ut på Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Oppdragsgiver kan bare foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige og innen tilbudsfristens utløp. Det vil bli informert om eventuelle endringer på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet, gir oppdragsgiver forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere varsles om forlengelsen. Side 5 av9

6 5. UTFORMING AV TILBUD 5.1 Tilbudet Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Det er ikke adgang til å gi del-tilbud. Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 6. INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Innleveringsform Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm/mappe. I tillegg leveres tilbudet på CD eller minnepenn. Ved motstrid er papirversjonen gjeldende. Tilbud legges i nøytral, lukket konvolutt merket med: Tilbud medieovervåkning saksnr Justis- og beredskapsdepartementet v/ingrid Skjørland Gullhaug Torg 4A 0484 OSLO «Åpnes kun av adressat 6.2 Innleveringssted Tilbudet leveres til: Justis- og beredskapsdepartementet Gullhaug Torg 4a 0484 OSLO Eventuelt kan tilbud sendes pr post til: Justis- og beredskapsdepartementet Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Tilbyder har risikoen for at oppdragsgiver har tilbudet i hende innen tilbudsfristens utløp. Side 6 av9

7 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. Oppdragsgiver og de personer som oppdragsgiver gir myndighet til å delta, vil være til stede under åpningen. 7.2 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS- egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor blant annet kredittverdig mot krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen type dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. Side 7 av9

8 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner: Kvalifikasjonskrav: Minst tre - 3 relevante leveranser siste 3 år av nyhetsovervåking for offentlig eller privat virksomhet av sammenlignbar størrelse som JD. Leverandør skal ha kompetanse og kapasitet nok til å oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav: Referanseliste med oversikt over foretakets relevante oppdrag de siste tre årene, inkludert deres tidspunkt, om mulig verdi, leverandørens rolle og mottaker. Oversikt over leverandørens bemanning/organisasjonsplan og kompetanse og erfaring som besittes som godtgjør at leverandør har evne til oppfyllelse av kontrakt. 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges ut etter en totalvurdering basert på prosentvis dekning som vist nedenfor. Score for tildelingskriteriene vil bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Oversikt over tildelingskriteriene: Pris På dette punkt vil de angitte priser i bilag 4, tabell 1 og 2 legges til grunn og sammenlignes mellom tilbyderne. 40 % Kvalitet På dette punkt vil tilbudene bli vurdert og sammenlignet basert på - funksjonalitet - brukervennlighet - design - grad av oppfyllelse av bør-krav i bilag 1 til kontrakt, samt hvilke eventuelle relevante tilleggstjenester som kan tilbys utover dette. 60 % Vurderingen vil være basert på: 1. testing av tilbudt portal 2. det skriftlige tilbudet Side 8 av9

9 10. TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen belyses: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav i punkt Utfylt kontrakt med bilag, leverandør bes fylle ut bilag 2, 3 og AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å inngå/tildele kontrakt som følge av forespørselen. Oppdragsgiver anser ikke å ha inngått noen bindende avtale før endelig kontrakt er signert. Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse. Side 9 av9