Kjøp av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk med tilhørende vedlikeholdsavtale.

Transkript

1 Departementenes servicesenter Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 12/ Kjøp av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk med Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse FOA Del III Sak 12/1069

2 Innholdsfortegnelse: 1 Innledning Om oppdragsgiver Anskaffelsesprosedyre Bilagsstruktur Beskrivelse av leveransen Innledning Varighet Anskaffelsesverdi Avtalen skal gjelde for Bruk av underleverandører Sikkerhetsklarering og taushetserklæring Krav til arbeids- og lønnsvilkår Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlaget Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbudet Tilbudsåpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt...10 Side 2 av 10

3 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Departementenes servicesenter (DSS) er en forvaltningsetat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD). Hovedoppgaven til DSS er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av tjenestene. 1.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Bilagsstruktur Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlag er Statens standardavtale for kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved anskaffelse av IT av mindre omfang (SSA-K lille), Statens standardavtale for vedlikehold og service i mindre omfang av IT-utstyr og programmer (SSA-V lille). Bilagsstruktur SSA-K lille; o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon o Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon o Bilag 3 Kundens tekniske plattform o Bilag 4 Prosjekt og fremdriftsplan o Bilag 6 Administrative bestemmelser o Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse Side 3 av 10

4 o Bilag 10 Katalog over avrop på rammeavtalen Leverandøren bes om å fylle ut bilag 2, 4, 6 og 7. Bilagsstruktur SSA-V lille; o Bilag 1 Utstyr og /eller programvare som skal vedlikeholdes o Bilag 2 Utdypende spesifikasjon av ytelsen, inkl. eventuell tjenestenivåavtale o Bilag 3 Samlet pris- og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer etter avtaleinngåelse Leverandøren bes om å fylle ut bilag 2 og 3. 2 Beskrivelse av leveransen 2.1 Innledning Departementenes servicesenter ønsker å inngå rammeavtale for kjøp av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk med Kunden har behov for å knytte til seg én leverandør med totalansvar for leveranse av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk, samt utførelse av vedlikehold på nye og eksisterende komponenter. Avtalen er ment å dekke innkjøp av komponenter og programvarelisenser til trådløst nettverk samt vedlikehold på utstyret, på en slik måte at oppdragsgiver for sitt behov dekket på en helhetlig måte. Avtalen er ment å være dynamisk slik at den kan oppdateres i takt med at nye produkter kommer på markedet, gamle produkter erstattes og nye behov oppstår, så lenge dette naturlig hører innen for avtalens område. Leverandøren skal i tillegg tilby personell som skal bistå Kunden i situasjoner hvor det er redusert kapasitet hos Kunden, eller Kunden ønsker ekstra beredskap. For nærmere beskrivelse se kravspesifikasjonen til henholdsvis kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen. 2.2 Varighet Kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen har en varighet på 2 år fra kontraktssignering. I tillegg er det opsjon for forlengelse av kontrakten i ytterligere 2 år, med ett år av gangen (1+1), slik at avtalene kan løpe til sammen maksimalt fire år. 2.3 Anskaffelsesverdi Det er knyttet betydelig usikkerhet til uttak på avtalene (kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen). Uttaket har sammenheng med omfanget i bestillinger fra virksomhetene i departementsfellesskapet. Per mars 2013 anslår IKT at uttak vil kunne strekke seg opp mot ,- NOK ekskl. mva. for de neste to årene. Det er imidlertid enkelte departementet som per i dag ikke har full dekning. Skulle de ønske dette i kontraktsperioden vil uttaket kunne bli mellom 1,5 2 mill. NOK ekskl. mva. Da avtalen kan ha en varighet på 4 år har DSS sett det hensiktsmessig å ta høyde for større utvidelser av trådløst nett. Side 4 av 10

5 2.4 Avtalen skal gjelde for DSS er avtalepart og avtaleeier i samtlige 2 avtaler; kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen. Som opsjon skal øvrige virksomheter i departementsfellesskapet, herunder Statsministerens kontor (SMK) og Regjeringsadvokaten kunne knytte seg til kjøpsavtalen med tilhørende vedlikeholdsavtale, når som helst i avtale- eller utløst opsjonsperiode, og på samme vilkår som for DSS. 2.5 Bruk av underleverandører Leverandøren skal ha totalansvar for leveransen, samt for sine underleverandører. Hvilken rolle en eventuell underleverandør skal ha i leveransene, må oppgis. 2.6 Sikkerhetsklarering og taushetserklæring Dersom valgte konsulenter ikke er klarert ved oppstart av arbeidet, må disse kunne klareres i etterhånd. Dersom det viser seg at konsulentene ikke kan sikkerhetsklareres, vil leverandøren kunne bli holdt ansvarlig. Konsulentene må også undertegne taushetserklæring. 2.7 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er: Departementenes servicesenter Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Torggata Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Kontaktperson: Dag S. Lindbråten E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til angitt kontaktpersoner ovenfor innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver senest innen onsdag 17.april 2013 klokken Side 5 av 10

6 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen torsdag 25.april 2013 klokken Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist til å stille spørsmål kl. 12:00 Tilbudsfrist kl 12:00 Evaluering* Uke 18 / 19 Innstilling/meddelelse* Klagefrist* Kontraktsignering* Uke 22 *Fristene er tentative og kan endres av oppdragsgiver. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbud vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til de leverandører som har registrert seg som interessenter på Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en leverandør oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter leverandøren umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til mandag 1. juli 2013 klokken Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. Side 6 av 10

7 2. Utfylte kontrakter med bilag (svar på bilag som anvist i dette konkurransegrunnlagets punkt 1.3). 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller lignende dokumentasjon. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens kapasitet, herunder beskrivelse av eventuelle samarbeidspartnere. 10. Dokumentasjon på gyldig sertifikat. 11. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter DepKjøp v/dag S. Lindbråten Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Departementenes servicesenter DepKjøp v/dag S. Lindbråten Postboks 8129 Dep 0032 Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 12/1069 v/dag S. Lindbråten. Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplar i to separate mapper organisert med skillark iht. til punkt 3.11 ovenfor. I tillegg leveres tilbudet elektronisk på minnepinne. Ved motstrid er papirutgaven gjeldende. Leverandøren har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristens utløp. Personen som leverer tilbudene, må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Side 7 av 10

8 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilfredsstillende. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen type dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til tre leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes erfaring med tilsvarende oppdrag med leveranse, vedlikehold som beskrevet i kravspesifikasjonen (bilag 1), til henholdsvis kjøpsavtalen og vedlikeholdsavtalen. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandør skal ha høyeste sertifisering hos produsent. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens tre viktigste leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal inneholde oppdragsgivers navn og navngitt kontaktperson som referanse. Videre skal omfanget av leveransen fremgå av Side 8 av 10

9 referanselisten, og i den forbindelse er det ønskelig at det oppgis verdi på oppdraget, samt antall brukere. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen, samt eventuelle samarbeidspartnere/underleverandører. Beskrivelse av leverandørens kapasitet, blant annet ved å vise til nåværende bemanning og eventuelle samarbeidspartnere. Leverandøren skal fremlegge gyldig sertifikat med sitt tilbud. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tilbud velges etter hvilket tilbud som har lavest totalpris etter følgende nøkkel. TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Pris, komponenter 30 % (score 0-10) TK 2 Pris, lisens 20 % (score 0-10) TK 3 Pris standard supportavtale 30 % (score 0-10) TK 4 Pris utrykning 10 % (score 0-10) TK 5 Pris beredskap 5 % (score 0-10) TK 6 Timepris konsulent 5 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Lavest pris har tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 til 10. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud. Scoringsmodellen brukes også der det er angitt underkriterier. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1: Evalueringen baserer seg på prisene i bilag 7 kjøpsavtalen, pristabell A. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Lavest totalpris vil score høyest. Punktet har følgende undervekting: Aksesspunkter teller 60 %. Kontrollere teller 30 %. Gjesteportal teller 10 %. TK 2: Evalueringen baserer seg på prisen i bilag 7 kjøpsavtalen, pristabell B. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Lavest pris vil score høyest. Side 9 av 10

10 TK 3: Grunnlaget for evalueringen er prisen leverandøren angir i bilag 3 vedlikeholdsavtalen, tabell 1. Lavest pris vil score høyest. TK 4: Grunnlaget for evalueringen er prisen leverandøren angir i bilag 3 vedlikeholdsavtalen, tabell 2. Lavest pris vil score høyest. TK 5: Grunnlaget for evalueringen er prisen leverandøren angir i bilag 3 vedlikeholdsavtalen, tabell 3. Lavest pris vil score høyest. TK 6: Grunnlaget for evalueringen er prisbilaget til vedlikeholdsavtalen, tabell 4. Vurderingsgrunnlaget vil være en snittpris av de to konsulenttypene i forbindelse med tidsintervallet hverdager mellom kl De øvrige tidsintervallene vil ikke være gjenstand for tildeling. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg Skjema for HMS erklæring 2. Utkast til kjøpsavtale (SSA-K lille) med bilag 3. Utkast til vedlikeholdsavtale (SSA-V lille) med bilag Side 10 av 10