Gjennomgang av rapporter og reviderte regnskap fra humanitære organisasjoner som har fått tilskudd fra

Transkript

1 Til søkere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Gjennomgang av rapporter og reviderte regnskap fra humanitære organisasjoner som har fått tilskudd fra KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Fase 1 Konkurranse med forhandling Side 1 av 8

2 Innholdsfortegnelse Kvalifikasjonsgrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Innledning Omfang Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av søknader Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelse Søknadens utforming Innlevering av søknaden Åpning Tilbud Kvalifikasjonskrav Juridisk stilling: Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Obligatoriske dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskriterier Vedleggsoversikt Kvalifikasjonssøknadens disposisjon...8 Side 2 av 8

3 Kvalifikasjonsgrunnlag 1 Innledning Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res.15. juni 2001 (FoA), del lli 11-1 (1). Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren konkurranse med forhandling. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får tilbud om å delta i konkurranse om den endelige kontrakt på levering av løsningen. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Om oppdragsgiver 2.1 (UD) er hovedansvarlig for forvaltningen av norsk utenrikspolitikk. Norsk humanitær bistand er en integrert del av vår utenrikspolitikk. Globalavdelingen ved Seksjon for humanitære spørsmål forvalter den humanitære bistanden til land utenfor Europa. 3 Generelt om avtalen Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyren Kjøp etter forhandlinger jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, del III kap (1). Anskaffelsen gjelder tjenester; Gjennomgang av rapporter og reviderte regnskaper for humanitære prosjekter som har fått tilskudd fra. Kontraktsunderlag for den påfølgende leveranse vil være Statens standardavtale for konsulentbistand. 3.1 Innledning Seksjon for humanitære spørsmål forvaltet i 2005 tilskudd i størrelsesorden NOK 3 mrd, hvorav NOK 400 millioner i ekstraordinære tilskudd i forbindelse med Tsunami-katastrofen i desember Tiltakene knyttet til Tsunami-katastrofen, samt ytterligere tilleggsbevilgninger til bl.a. hjelpearbeid etter jordskjelvet i Pakistan i oktober 2005, medførte en ekstraordinær belastning på seksjonen. For å sikre en forsvarlig oppfølging av forvaltning og bruk av disse midlene er det i seksjonen behov for tilleggsressurser i en avgrenset periode. Bruk av midlene relatert til Tsunami-katastrofen skal, i tråd med retningslinjene for tilskuddsordningene, rapporteres fra mottakerorganisasjonene f.o.m 2. halvår Side 3 av 8

4 Formålet med oppdraget er å kontrollere bruken av tilskuddene i de ulike prosjektene. Leverandøren som får oppdraget skal gjennomgå rapporter og reviderte regnskaper for tilskudd gitt i forbindelse med Tsunami-katastrofen. I den grad det blir behov for det, vil det være ønskelig at leverandøren også kan bistå med gjennomgang av den øvrige rapportering under de kapittelposter som seksjonen forvalter. I tillegg kommer diverse administrativ oppfølging. Det forventes ikke at oppdraget vil medføre utenlandsreiser. 3.2 Omfang Oppdragets størrelse antas uforbindtlig å være i størrelsesorden kr kroner pr. halvår. Det tas forbehold om at oppdraget kan bli mindre eller falle bort dersom det blir tilført departementet flere personressurser. Oppdragets varighet er i første omgang begrenset til Kontrakten kan prolongeres etter avtale. Prolongering skjer for 3 måneder av gangen, med 14 dagers varslingsfrist for oppdragsgiver. Det presiseres at oppstartstidpunktet for arbeidet tentativt vil finne sted , men at dette tidspunkt både kan fremskyndes og utsettes. 3.3 Annet Faglig avdeling i vil være tilgjengelig for opplæring og informasjon underveis i oppdraget. Det er en forutsetning at leverandøren, i samarbeid med Globalavdelingens prosjektforvaltere, etablerer hensiktsmessige oppfølgingsrutiner som gir enkel oversikt over status på rapportering, purringer, mv. Som en del av anskaffelsen forutsettes det systematikk for overføring av kompetanse til Oppdragsgiver. Oppdragsgiver ønsker månedlig rapportering. Det kan ikke påregnes fast kontorplass i. Det presiseres at konsulenten må kunne sikkerhetsklareres. 4 Administrative vilkår og bestemmelser 4.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og generell adresse for denne anskaffelsen er: V. Departementenes servicesenter Postboks 8129 Dep OSLO Side 4 av 8

5 Kontaktperson: Vigdis Myran Tlf E-post: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til kontaktperson samt innen de angitte tidsfrister. 4.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 4.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt er Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen kl Frist for innlevering av søknad om å bli kvalifisert for konkurransen er kl Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent innleverte søknader. 4.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål kl Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad kl Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for innlevering av tilbud kl Evaluering/forhandlinger Uke 23, 24 Innstilling Klagefrist Kontraktsignering Leverandøren bes sette av ressurser til å gjennomføre forhandlinger i uke 23 og 24, og oppdragsgiver ønsker at tilbudt konsulent skal delta på forhandlingene. Det tas sikte på at avtale kan inngås Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke refunderes av oppdragsgiver 4.6 Retur av søknader Oppdragsgiver vil ikke returnere kvalifikasjonssøknader. 4.7 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli ettersendt pr. e-post til de tilbydere som har bedt om kvalifikasjonsgrunnlaget. Side 5 av 8

6 4.8 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. 4.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert Vedståelse Søknaden skal vedståes i 3 måneder regnet fra frist for innlevering av søknad Søknadens utforming Søknaden skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel Søknadsdisposisjon Innlevering av søknaden Kvalifikasjonssøknaden skal leveres til forværelset til oppdragsgivers kontoradresse i 2 eksemplarer uten noen form for innbinding (løsark) i plastlomme eller lignende. Søknaden leveres til: Departementenes servicesenter Resepsjonen i S-blokka Einar Gerhardsens plass 3 OSLO Søknaden om å bli kvalifisert skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad, gjennomgang av regnskapv/vigdis Myran. Åpnes kun av adressat 4.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurranse, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å tilby en løsning. Dette konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Juridisk stilling: Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. Side 6 av 8

7 5.2 Økonomisk og finansiell kapasitet: Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor kredittverdighet mot sikkerhetsstillelse er tilstrekkelig Dokumentasjonskrav: Leverandør skal fremlegge dokumentasjon som sannsynliggjør solid nok økonomi til å gjennomføre oppdraget, hvor kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap er tilstrekkelig dokumentasjon 5.3 Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Kravene gjelder for de konsulentene som skal benyttes i oppdraget, og det er kun disse som skal benyttes i arbeidet. Det vil kun være anledning til å skifte disse med konsulenter med minst tilsvarende kompetanse og erfaring, og det vil bli stilt krav til oppdragsgivers samtykke til dette. 1. Konsulentene må ha utført lignende eller tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 år. 2. Konsulentene skal minimum være registrert revisor. Annen relevant erfaring/bakgrunn vil kunne aksepteres (for eksempel siviløkonom med minst to års revisjonserfaring). 3. Konsulentene må beherske engelsk meget godt, både skriftlig og muntlig. Dokumentasjonskrav: 1. Referanseliste over leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og kontaktperson. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. 2. Dokumentasjon på formell utdanning, som revisor eller siviløkonom. Evt. dokumentasjon på annen relevant erfaring/bakgrunn. 3. Dokumentasjon på språkkunnskaper, i form av vitnemål el.l. 5.4 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Det praktiseres at leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. Side 7 av 8

8 6 Kvalifikasjonskriterier Det kvalifiseres tre leverandører. Det er kun disse tre som blir invitert til å levere tilbud. Dersom flere enn tre leverandører oppfyller minimumskravene satt til deltakelse i konkurransen, foretas en utvelgelse basert på følgende kriterier: - Tidligere relevant erfaring, antall oppdrag/tilsvarende og grad av relevans - Revisjonserfaring - Formell revisjonskompetanse 7 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 8 Kvalifikasjonssøknadens disposisjon Søknaden skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Firmaattest, eller tilsvarende attest fra leverandørens hjemland 3. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret 4. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret 5. Dokumentasjon i forhold til økonomisk kapasitet 6. Dokumentasjon iht. kvalifikasjonskravene angitt i pkt. 5.3 Side 8 av 8