Kjøp av tjeneste Likestillingsvedlegget 2009; layout og utforming

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Kjøp av tjeneste Likestillingsvedlegget 2009; layout og utforming KONKURRANSEGRUNNLAG Kjøp etter forskriftens del I (direkte anskaffelse) Sak nr Postadresse Kontoradresse Telefon Internett Saksbehandler Telefaks E-post Telefon:

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Konkurransegrunnlagets oppbygning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Formål med oppdraget Hovedarbeidsoppgaver Omfang Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske dokumentasjonskrav Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Løsningsforslag (40%)...7 Tilbyders erfaring/kompetanse innenfor liknende utgivelser Totalkostnad (30%) Vedleggsoversikt Tilbudets disposisjon av 8

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jfr. FOA 2-1 (1) og 3-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Kjøp etter forskriftens del I. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.1 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget innholder følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med tildelingskriterier Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag Del 1 - Konkurransegrunnlaget består av administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt regulerer betingelsene i den endelige avtalen. Statens standardavtale ved kjøp av konsulentoppdrag legges til grunn for oppdraget. Vennligst merk at oppdragsgiver har foretatt enkelte endringer i forhold til standardkontrakten og at disse fremgår av bilag 5 til kontrakten. 2 Om oppdragsgiver (BLD) arbeider for at forbrukernes rettigheter, interesser og sikkerhet skal bli styrket, at barn og unge skal få en trygg oppvekst, og mulighet til deltagelse og medbestemmelse i samfunnet, at familier skal leve i sikkerhet, både økonomisk og sosialt og at det skal bli full og virkelig likestilling. BLD ved Samlivs- og likestillingsavdelingen har ansvar for samordning av den statlige samlivs-, familie- og likestillingspolitikken, antidiskrimineringsarbeid og lovgivningen på området. Dette omfatter overføringsordninger til barnefamiliene, lovgivning om og tiltak rettet mot samliv og foreldreskap, og likestilling mellom kjønnene, herunder også fokus på mannsrollen. Avdelingen arbeider tverrdepartementalt med tiltak mot vold i nære relasjoner, herunder arbeid mot tvangsgifte og kjønnslemlestelse og annen æresrelatert vold. Oppgaver som koordinering av politikken for personer med nedsatt funksjonsevne, etnisk diskriminering og diskrimineringslovutvalget kommer også innunder avdelingens ansvarsområde. 3 Generelt om avtalen (BLD) vil med denne anskaffelsen kvalifisere potensielle leverandører som kan utforme et likestillingsvedlegg til Statsbudsjettet. 3.1 Formål med oppdraget Formålet med oppdraget er å utforme en publikasjon som har en fremstillingsform og et uttrykk som vil gjøre det egnet som likestillingsvedlegg til statsbudsjettet. 3 av 8

4 Vedlegget skal ha følgende inndeling: Del 1 1. Innholdsfortegnelse 2. Forord fra statsråden 3. Innledning hva er likestilling? a. Overordnet mål b. Avgrensning c. BLDs pådriver og koordineringsansvar 4. Temavis presentasjon av departementssektorenes tiltak for likestilling mellom kjønnene Del 2 5. Statistikk og tidsserier (talldokumentasjon) 3.2 Hovedarbeidsoppgaver Det skal utarbeides et vedlegg til St.prp.nr.1 ( ). Hensikten med å lage et likestillingsvedlegg er å presentere en samlet fremstilling av regjeringens mål og arbeid med likestilling mellom kjønnene. Grafisk utrykk. - BLD har ansvar for å utarbeide teksten. Leverandøren skal ta høyde for at teksten kan korrigeres fram til ferdigstillelse. Det skal likevel tidlig i prosessen være en enighet om tekstmengden og dette skal fremgå av fremdriftsplanen. - Utformingen må holde seg innenfor regelverket for en felles grafisk profil for departementene. Se aspx. Vi ber tilbydere om å henvende seg til oppdragsgiveren for å få tilsendt BLDs egne grafiske elementer. Leverandøren har i tillegg ansvar for å framskaffe øvrige bilder og grafiske elementer. - Likestillingsvedlegget vil ha en bredt sammensatt målgruppe. Det vil derfor bli lagt vekt på et forslag som har en lettfattelig fremstilling og som layoutmessig vekker interesse og innbyr til lesning. BLD har tidligere publisert flere likestillingsvedlegg (se Kjonnsperspektiv-i-budsjetter.html?id=415202). Årets vedlegg vil ha et annen form, innhold og uttrykk som går mer i retning av den danske perspektiv og handlingsplan ( Levering Anskaffelsen skal leveres: 1. som en trykningsklar fil som kan sendes til regjeringskvartalets trykkeri for opptrykk av papirutgave. Leverandøren skal selv ha kontakt med trykkeriet mht til format og lignende. 2. som en pdf-fil som kan offentliggjøres i sin elektroniske utgave, blant annet på Frist Frist for oversendelse av filene til oppdragsgiver er 5. september Leverandør bes utarbeide en fremdriftsplan (bilag 2 til kontrakt) fra oppstart uke 23 til ferdigstillelsen 5. september 2008 der det tas høyde for minst 3 runder med tilbakemelding og korrekturlesning. 4 av 8

5 3.3 Omfang Det skal legges opp til et produkt som i trykket utgave vil utgjøre inntil 35 sider + omslag. 4 Administrative vilkår og bestemmelser 4.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og generell adresse for denne anskaffelsen er: v/ Samlivs- og likestillingsavdeling, Akersgt. 59 Postboks 8004 Dep 0030 Oslo Telefon Kontaktpersoner: Turid Semb, Telefon E-post: turid.semb@bld.dep.no Torunn Løveid, Departementenes servicesenter, DepKjøp Telefon: E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 4.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis allikevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 4.3 Tidsfrister Invitasjon til å levere tilbud er sendt ut Tilbudsfrist er kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent innleverte tilbud. Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Utsendelse av konkurransegrunnlag Frist for spørsmål vedrørende anskaffelsen Frist for innlevering av tilbud kl 1200 Evaluering, forhandlinger Uke Innstilling og meddelelse Uke Kontraktsignering Uke Leverandøren bes merke seg at fremdriftsplanen forutsetter at det settes av ressurser i uke 22 og 23 til forhandlinger og eventuelle oppdateringer av tilbud. 5 av 8

6 Fremdriftsplanen er tentativ og ikke bindende for oppdragsgiver. 4.4 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke refunderes av oppdragsgiver. 4.5 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 4.6 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli etter sendt på e-post til de leverandører som er invitert til å levere tilbud. 4.7 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 4.8 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter er akseptert. 4.9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 45 dager regnet fra tidspunkt for innlevering av tilbudet Tilbudets utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel Tilbudsdisposisjon Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes på e-post til: anskaffelser@dss.dep.no turid.semb@bld.dep.no Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og merkes med: "Tilbud, saksnr v/ Turid Semb 4.12 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest og mva-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og mva. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. 6 av 8

7 HMS egenerklæring. HMS - erklæring skal være datert og signert av daglig leder og representant for de ansatte. Det praktiseres at leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av søknaden om kvalifisering. 5.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre relevante leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget/leveransen. Faglig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over maks. 5 av tilbyders leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken oppgave leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. 6 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir kravene satt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: 6.1 Løsningsforslag (40%) Oppdragsgiver vil legge vekt på utkastet til layout og begrunnelsen for valg av layout og design. 6.2 Kompetanse/erfaring (30%) Tilbyders erfaring/kompetanse innenfor liknende utgivelser Det bes om at tilbyder legger ved en liste med maks. 5 liknende referanseoppdrag. 6.3 Totalkostnad (30%) Samlet pris for oppdraget inkl. mva. 7 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 - HMS egenerklæring Vedlegg 2 - Utkast til kontrakt med bilag 8 Tilbudets disposisjon Tilbudet skal besvares i henhold til den disposisjonen som følger med et underskrevet brev foran. 7 av 8

8 Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Dokumentene legges ved i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå 2. HMS-erklæring 3. Skatteattester 4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 5. Tilbud: a. Beskrivelse av løsningen og begrunnelse for den valgte løsningen b. Utkast til forside c. Utkast til en dobbelside med bilder og grafiske elementer d. Kostnadsoversikt. 6. Utfylt kontrakt med bilag 8 av 8