KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Rammeavtale for kommunikasjons- og medietrening til Utenriksdepartementet. Saksnr. 12/00258

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Rammeavtale for kommunikasjons- og medietrening til Utenriksdepartementet Saksnr. 12/00258 Konkurranse med forhandling FOA del I og II Kommunikasjons- og medietrening Side 1 av 8

2 Contents 1 INNLEDNING Generelt Om oppdragsgiver 3 2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG 3 3 KVALIFIKASJONSGRUNNLAGETS STRUKTUR 4 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE 4 5 FRAMDRIFTSPLAN OG TIDSFRISTER 4 6 KOMMUNIKASJON Henvendelser Språk Uklarheter, feil og endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget UTFORMING AV SØKNADEN Søknaden INNLEVERING AV SØKNADEN Innleveringsform Innleveringssted BEHANDLING AV SØKNADEN Avvisning/forkasting/avlysning KVALIFIKASJONS- OG DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester HMS-egenerklæring Juridisk stilling Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner UTVELGELSESKRITERIER 7 12 DISPOSISJON AV SØKNADEN 7 Kommunikasjons- og medietrening Side 2 av 8

3 1 INNLEDNING 1.1 Generelt Det Kgl. Utenriksdepartement (UD), også her kalt oppdragsgiver, innbyr interesserte leverandører til å søke om kvalifisering, utvelgelse og deltagelse i en etterfølgende konkurranse med forhandling, med sikte på å inngå avtale om medietrening. Avtalen vil også bli benyttet av Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) gjennom at de også bruker Utenrikstjenestens kompetansesenter Om oppdragsgiver UD og de ca 110 utenriksstasjonene, som inkluderer ambassader, faste delegasjoner og generalkonsulater, utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som i dag teller 1400 personer, hvorav 770 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 630 utsendte fra Norge sammen med ca. 900 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. For ytterligere informasjon om UD: Oppdragsleder for avtalen er Utenrikstjenestens kompetansesenter (UKS)som har ansvar for utenrikstjenestens samlede kurs- og opplæringsvirksomhet. Kursdeltakere er i hovedsak ansatte i Utenriksdepartementet og på norske utenriksstasjoner, samt Norads ansatte. UKS har 22 ansatte og er en del av Avdeling for kompetanse og ressurser i Utenriksdepartementet. For ytterligere informasjon: 2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG Mange av de ansatte i UD og Norad må være forberedt på å opptre i media, og de fleste opplever dette som utfordrende og et felt der det er behov for forbedring og trygghet. Gjennom kurs i medietrening ønsker vi å gi våre ledere og andre eksponerte medarbeidere gode kunnskaper og ferdigheter i møte med media. Kursene skal legge til rette for en systematisk og profesjonell kompetansebygging. UD og Norads medarbeidere opptrer ikke bare i norske medier, men må jevnlig svare på spørsmål om Norge og norske forhold i utenlandske medier. Deres opptreden har derfor betydning i utlandet. Følgende kurs har tidligere vært omfattet av rammeavtalen 2-dagers kurs for UDs aspiranter 1-dags kurs for ambassadører, ambassaderåder annet UD-personell Kommunikasjons- og medietrening Side 3 av 8

4 2-dagers kurs for personell som skal flytte til utenriksstasjoner 1-dags kurs i krisekommunikasjon Etter behov individuell opplæring / veiledning Etter behov seksjonsvis opplæring 3 KVALIFIKASJONSGRUNNLAGETS STRUKTUR Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: - Kvalifikasjonsgrunnlagets administrative bestemmelser (dette dokumentet) m/bilag - Vedlegg 1-Egenerklæring HMS - Vedlegg 2-Egenerklæring om Vandel 4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr.69, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), fastsatt ved kgl. res. 7.april 2006 nr.402 med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling, etter forutgående kunngjøring og kvalifisering. Antall kvalifiserte søkere som utvelges til videre deltakelse i den etterfølgende konkurransen vil være fire, forutsatt tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere. Dersom det er flere enn fire kvalifiserte søkere, vil de fire mest kvalifiserte søkerne bli utvalgt iht. utvelgelseskriterier som angitt i et eget punkt i kvalifikasjonsgrunnlaget 5 FRAMDRIFTSPLAN OG TIDSFRISTER Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring konkurranse Doffin Frist for mottak kvalifikasjonssøknader kl.14:00 Invitasjon til å levere tilbud Forhandlinger Uke 7-9 Meddelelse om innstilling Kontraktsinngåelse Tidspunktene i framdriftsplanen er tentative etter fristen for mottak av søknad om kvalifisering. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 6 KOMMUNIKASJON 6.1 Henvendelser Kommunikasjons- og medietrening Side 4 av 8

5 Alle spørsmål og henvendelser angående dette kvalifikasjonsgrunnlag skal kun fremsettes pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Kontaktperson Navn: Sigbjørn Nerland Tittel: Seniorrådgiver E-post: 6.2 Språk All kommunikasjon vedrørende kvalifiseringen av søkere skal foregå på norsk, herunder skal søknaden utformes på norsk. Det aksepteres vedlegg på engelsk eller andre skandinaviske språk hvis slike ikke foreligger på norsk 6.3 Uklarheter, feil og endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget. Dersom søker anmoder om avklaringer til kvalifikasjonsgrunnlaget, skal slik anmodning fremsettes minst 4 dager før frist for innlevering av søknad utløper. Alle spørsmål som oppdragsgiver mottar vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget, vil sammen med svarene bli publisert på kunngjøringen av anskaffelsen i Doffin som automatisk videresendes til de som har registrert seg som interessenter. Oppdragsgiver kan foreta endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Endringene blir publisert på kunngjøringen om anskaffelsen i Doffin som automatisk videresender informasjonen til de som har registrert seg som interessenter. 7 UTFORMING AV SØKNADEN 7.1 Søknaden Søknaden skal gi en komplett besvarelse til og være i overensstemmelse med kvalifikasjonsgrunnlaget. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurderingen av leverandørens kvalifikasjoner og egnethet til å utføre leveransen basert på økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold. 8 INNLEVERING AV SØKNADEN 8.1 Innleveringsform Det skal leveres 2 komplette eksemplarer av søknaden i papirversjon som er merket med søkers navn, anskaffelsens navn og saksnummer. Tilbudet legges i nøytral, lukket konvolutt merket med: Sigbjørn Nerland Utenriksdepartementet, Anskaffelsesseksjonen. Kommunikasjons- og medietrening Side 5 av 8

6 Kvalifikasjonssøknad Rammeavtale kommunikasjons- og medietrening Saksnr. 12/00258 Merk også konvolutten med åpnes bare av rett mottaker 8.2 Innleveringssted Søknaden leveres i Utenriksdepartementets resepsjon, 7. juni plass 1 i Oslo, som vil registrere og kunne gi kvittering for mottatt søknad. Resepsjonen har døgnåpent. 9 BEHANDLING AV SØKNADEN 9.1 Avvisning/forkasting/avlysning Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne søknader. Oppdragsgiver vil avvise søknader om ikke er utformet i henhold til anvisningene i dette kvalifikasjonsgrunnlaget og de oppsatte maler. Søkere som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og krav til fremlagt dokumentasjon vil bli avvist. 10 KVALIFIKASJONS- OG DOKUMENTASJONSKRAV Obligatoriske kvalifikasjonskrav til søkeren: 10.1 Skatteattester Betalt skatter og avgifter. Norske søkere skal fremlegge en attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av kemnerkontoret, og en attest på betalt merverdiavgift utstedt av skattefogdkontoret. De to attestene må ikke være eldre enn 6-seks måneder regnet fra søknadsfrist. Attestene må vedlegges søknaden og foreligge senest innen søknadsfristen HMS-egenerklæring Søkere som skal utføre arbeid og tjenester i Norge skal fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at søker oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæringen må vedlegges søknaden og foreligge senest innen frist for innlevering av søknad Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Virksomheten kan ikke være rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 3 egenerklæring om vandel i løpet av de 4 siste årene. Kommunikasjons- og medietrening Side 6 av 8

7 Dokumentasjonskrav: For norske leverandører vil den lovlige registreringen fremkomme av skatteattestene Vedlegg 3 Egenerklæring om vandel skal legges ved søknaden 10.4 Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Det kreves solid erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste 3 år. Søker må oppgi minst 1 relevant leveranse de siste 3 år av tilsvarende omfang. Søker må ha faglig kompetanse, bemanning og teknisk kapasitet, samt kvalitetssikring tilstrekkelig til å sikre høy kvalitet i gjennomføring av leveransene. Dokumentasjonskrav: Referanseliste med beskrivelse av søkerens viktigste leveranser de siste 3 år med relevans for denne rammeavtalen, herunder opplysninger om verdi på oppdragene, referanser, varighet av leveransen, samt navnet på den offentlige eller private oppdragsgiver. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt av eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra søkeren godtas. Det gjøres gjennom å gi oversikt over søkerens totale bemanning som er relevant for utførelsen av den aktuelle leveransen og oppfyllelse av kontrakten, herunder de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. 11 UTVELGELSESKRITERIER Dersom det melder seg flere enn 3 søkere som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner vil oppdragsgiver rangere søkerne etter følgende utvelgelseskriterier. Relevante referanser 100 %: Det vil her bli lagt vekt på oppdrag for den sentrale statsforvaltningen 12 DISPOSISJON AV SØKNADEN Kommunikasjons- og medietrening Side 7 av 8

8 Søknaden skal presenteres i henhold til den disposisjonen som følger under nummerert i angitte rekkefølge: 0. Søknadsbrev 1. Skatteattester 2. HMS-egenerklæring 3. Egenerklæring Vandel 6. Leveransereferanser 7. Organisasjon, bemanning, kompetanse og teknisk kapasitet ) Kommunikasjons- og medietrening Side 8 av 8