KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Kjøp av oversettelsestjenester SAKSNR. 13/00303

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Kjøp av oversettelsestjenester SAKSNR. 13/00303 Begrenset anbudskonkurranse FOA del I og II Kjøp av oversettelsestjenester Side 1 av 13

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Generelt Formål Om oppdragsgiver Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Beskrivelse av anskaffelsen Oppdragsbeskrivelse Anskaffelsens verdi Administrative bestemmelser Anskaffelsesprosedyre Kontrakt Avrop på rammeavtalene Frister i konkurransen Spørsmålsfrist Søknadsfrist Fremdriftsplan Kommunikasjon Rettelser og endringer til kvalifikasjonsgrunnlaget Søknaden (utforming og innlevering) Kostnader i forbindelse med søknadsprosessen Innleveringsform Innleveringssted Behandling av kvalifikasjonssøknad Kvalifikasjonskriterier og dokumentasjonskrav Skatteattester HMS-egenerklæring Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner UTVELGELSESKRITERIER Disposisjon for kvalifikasjonssøknaden VEDLEGG 1... Feil! Bokmerke er ikke definert. Vedlegg 2 Feil! Bokmerke er ikke definert. Kjøp av oversettelsestjenester Side 2 av 13

3 1 INNLEDNING 1.1 Generelt Utenriksdepartementet (UD) v/eøs-sekretariatet og Regjeringsadvokaten, heretter sammen omtalt som oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i begrenset anbudskonkurranse med sikte på å inngå parallelle rammeavtaler for kjøp av oversettelses- og revisjonstjenester. 1.2 Formål Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov for oversettelsestjenester, herunder språkvask- og revisjonstjenester, som ikke utføres internt hos oppdragsgiver. 1.3 Om oppdragsgiver Utenriksdepartementet Utenriksdepartementet og de 104 utenriksstasjonene, som inkluderer ambassader (85), faste delegasjoner (7), generalkonsulater (8) og andre representasjoner (4) utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som i dag teller ca personer, hvorav 840 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 640 utsendte fra Norge sammen med ca. 970 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Mer informasjon om UD finnes her: EØS/ EFTA- seksjonen EØS-sekretariatet i EØS/EFTA-seksjonen har ansvar for å oversette til norsk alt EUregelverk som innlemmes i EØS-avtalen. I tillegg til EØS-sekretariatets egne oversettere er det behov for å benytte eksterne leverandører som kan bistå med følgende: Oversettelse fra engelsk til norsk av EU-rettsakter som skal innlemmes i EØSavtalen. Registrering og fastsettelse av terminologi i samarbeid med fagdepartementer og underliggende etater. Revisjon av oversettelser og ferdigstillelse av tekstene i samarbeid med fagdepartementer og underliggende etater, dvs. avklare og innarbeide forslag til terminologi og tekstendringer. Kildespråket er engelsk. Ettersom termer skal registreres både fra engelsk og fransk tekst er det imidlertid nødvendig å ha noe kjennskap til fransk. Arbeidsverktøyet er for tiden SDL Trados Studio, men det kan bli aktuelt å bytte programvare. Det er foreløpig ikke klart hvilken programvare som eventuelt vil bli valgt. Kjøp av oversettelsestjenester Side 3 av 13

4 1.3.2 Regjeringsadvokaten Regjeringsadvokaten er statens prosessfullmektig i alle sivile rettssaker som angår regjeringen, departementene og deres underliggende etater. Regjeringsadvokatembetet er organisert som en sentral instans med kontor i Oslo, og sysselsetter ca. 34 advokater. Det ledes av Regjeringsadvokaten, og er administrativt underlagt Statsministerens kontor. Regjeringsadvokaten representerer også den norske staten i saker for Menneskerettsdomstolen, EF-domstolen og EFTA-domstolen, og det er først og fremst i tilknytning til dette at Regjeringsadvokaten har behov for oversettelsestjenester. Oversettelsestjenester for Regjeringsadvokaten gjelder i det alt vesentlige oversettelse av forvaltningsvedtak, rettsavgjørelser og prosesskrifter m/vedlegg, oversettelse av dokumenter som oversendes EFTA-domstolen, samt avgjørelser fra EMD (Menneskerettsdomstolen) og EU- domstolen. Oversettelse skal skje både fra norsk til engelsk, engelsk til norsk og fra fransk til norsk. Mer informasjon om Regjeringsadvokaten finnes her: Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Komplett kvalifikasjonsgrunnlag består av følgende dokumenter: - Kvalifikasjonsgrunnlag (dette dokumentet) med følgende vedlegg: o Vedlegg 1 Oversikt over hvilke delområder det søkes om kvalifisering på o Vedlegg 2 Definisjoner ord/uttrykk oversettelsestjenester o Vedlegg 3 Skjema for vandelserklæring o Vedlegg 4 Skjema for HMS-egenerklæring 2 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 2.1 Oppdragsbeskrivelse Det skal på grunnlag av påfølgende konkurranse inngås rammeavtaler på hvert enkelt av delområdene som er opplistet nedenfor. Delområdene 1-6 er oppdrag for EØS/EFTA- seksjonen og delområdene 7 og 8 er oppdrag for Regjeringsadvokaten. Det er mulig å søke om kvalifisering på ett, flere eller alle de angitte delområdene, se vedlegg 1. Se vedlegg 2 for definisjoner av ord og uttrykk Beskrivelse av delområdene EØS/EFTA-seksjonen: Oversettelse av EU-rettsakter fra engelsk til norsk (bokmål) Revisjon av EU-rettsakter som er oversatt fra engelsk til norsk (bokmål) Kjøp av oversettelsestjenester Side 4 av 13

5 Delområde 1: Oversettelse av økonomitekster fra engelsk til norsk (bokmål), 2-3 rammeavtaler. Delområde 2: Oversettelse av transporttekster fra engelsk til norsk (bokmål), 2-3 rammeavtaler. Delområde 3: Oversettelse av miljøtekster fra engelsk til norsk (bokmål), 2-3 rammeavtaler. Delområde 4: Oversettelse av veterinær-, næringsmiddel-, fôrvare-, og legemiddeltekster fra engelsk til norsk (bokmål), 2-3 rammeavtaler. Delområde 5: Oversettelse av rettsakter fra diverse mindre fagområder (f.eks. apparater, arbeidsmiljø, telekommunikasjon, Protokoll 31) fra engelsk til norsk (bokmål), 1-2 rammeavtaler. Delområde 6: Revisjon av rettsakter oversatt fra engelsk til norsk (bokmål) alle fagområder, 2-3 rammeavtaler. For delområde 1-5 gjelder følgende: Oversettelsene skal leveres ferdigstilt og ha gjennomgått nødvendig kvalitetssikring. Dokumentene består hovedsakelig av EU-rettsakter (forordninger, direktiver og beslutninger). Tidsfristene for de ulike oppdragene vil variere. Noe hasteoppdrag må påregnes. For delområde 6 gjelder følgende: Revisjon: Kontroll av oversettelsen mot originalteksten både innholdet, riktig språkbruk og korrekt fagterminologi. Type dokumenter: Som for delområde 1-5 Fagområder: Som for delområde 1-5 Tidsfrister: Som for delområde 1-5 Regjeringsadvokaten: Delområde 7: Oversettelse av rettsavgjørelser, prosessdokumenter og forvaltningsvedtak fra norsk (bokmål og nynorsk) til engelsk. I tillegg kan det bli aktuelt med oversettelse av andre dokumenter av juridisk, teknisk og administrativ art. Det vil også være et visst behov for oversettelse fra engelsk til norsk, samt noe engelsk språkvask. 2-3 rammeavtaler. Delområde 8: Oversettelse av rettsavgjørelser og prosessdokumenter fra Menneskerettsdomstolen (EMD) fra fransk til norsk (bokmål). 2-3 rammeavtaler. Kjøp av oversettelsestjenester Side 5 av 13

6 For delområde 7 og 8 gjelder følgende: Oversettelser og språkvask skal leveres ferdigstilt og ha gjennomgått nødvendig kvalitetssikring. Språkvask foretas med spor endringer ( track changes ). Tidsfristene for de ulike oppdragene vil variere. En del hasteoppdrag må påregnes Filformater Dersom ikke annet er oppgitt ved avrop, skal oversettelser for alle delområdene leveres som Word-filer(.docx). Formateringen skal i størst mulig grad være lik formateringen i originaldokumentet. Leverandører må til en hver tid ha programvare som er kompatibel med den versjon av Word for Windows som benyttes av oppdragsgiver (pt. Microsoft Word 2010). For delområde 1-6 må det i tillegg leveres et filformat som er kompatibelt med programvaren for oversettelse som blir valgt, jf. pkt Anskaffelsens verdi Med forbehold om fremtidig behov og bemanning, kan oppdragsgiver på bakgrunn av statistikk og regnskapstall for tidligere kjøp av oversettelsestjenester anslå den samlede verdien av anskaffelsen til NOK Det gjøres imidlertid oppmerksom på at verdien av anskaffelsene vil kunne avvike fra anslagene angitt nedenfor. Kontraktenes estimerte verdi i NOK (ekskl. mva.) over en 4 års periode fordelt på de ulike delområdene: Delområde 1-6: fra engelsk til norsk, verdi ca. NOK Delområde 7: fra norsk (bokmål og nynorsk) til engelsk, verdi ca. NOK Delområde 8: fra fransk til norsk (bokmål), verdi ca. NOK ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (uprioritert tjeneste, kategori 27). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. Prosedyren tillater ikke forhandlinger Kvalifisering Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av oversettelses- og revisjonstjenester. 3-7 leverandører Kjøp av oversettelsestjenester Side 6 av 13

7 vil på hvert delområde inviteres til å levere tilbud. Dersom det er flere enn 3 leverandører som oppfyller minimumskravene til kvalifikasjoner, vil de leverandører som inviteres med videre velges ut på bakgrunn av en vurdering opp mot utvelgelseskriteriene i pkt. 9 i dette kvalifikasjonsgrunnlaget. 3.2 Kontrakt Kontraktene er en egenutviklet rammeavtale og vil ha en varighet på 1 år med opsjon på ytterligere forlengelse år, til sammen maksimalt 4 år. 3.3 Avrop på rammeavtalene Leverandørene som får tildelt kontrakt på de enkelte delområdene vil bli rangert etter antall oppnådde poeng i evalueringen av tilbudene. Leverandøren som rangeres som nr. 1 skal ha fortrinnsrett til oppdrag på det aktuelle delområdet. Oppdragsgiver kan imidlertid velge leverandør nr. 2 dersom leverandør nr. 1 ikke kan imøtekomme oppdragsgivers angitte leveringsdato innen fastsatt responstid. Dersom leverandør nr. 2 ikke kan imøtekomme oppdragsgivers angitte leveringsdato innen fastsatt responstid, kan oppdragsgiver tilby leverandør nr. 3 oppdraget osv. Dersom ingen av leverandørene med kontrakt på et delområde kan imøtekomme oppdragsgivers angitte leveringsdato innen fastsatt responstid, kan oppdragsgiver fritt velge en leverandør på ett av de andre delområdene. 3.4 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal være/foregå på norsk. 4 FRISTER I KONKURRANSEN 4.1 Spørsmålsfrist Spørsmål vedrørende denne anskaffelsen må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen kl Svar på spørsmål publiseres på Doffin. 4.2 Søknadsfrist Kvalifikasjonssøknaden skal være oppdragsgiver i hende senest innen kl Oppdragsgiver vil avvise for sent innkomne søknader. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Kjøp av oversettelsestjenester Side 7 av 13

8 Frist for å stille spørsmål kl Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad kl Meddelelse om kvalifikasjonsbeslutning Uke Utsendelse av konkurransegrunnlag til Uke kvalifiserte søkere Tilbudsfrist kl Evaluering Uke Meddelelse om tildelingsbeslutning til tilbydere Karensperiode utløper kl Kontraktssignering Etter utløpt karensperiode De angitte tidspunkter er tentative etter frist for å levere søknad om kvalifisering. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 5 KOMMUNIKASJON Kontaktperson for denne anskaffelsen er: Navn: Hanne Rennesund E-post: hanne.rennesund@dss.dep.no Alle spørsmål og henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal rettes skriftlig pr. e- post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte frister. 5 RETTELSER OG ENDRINGER TIL KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET Innen fristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom en søker oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget som har betydning for søknaden, plikter søker umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Alle rettelser, suppleringer og endringer vil bli kunngjort på Doffin. Søker skal da ta hensyn til dette i sin søknad. Dersom endringer/suppleringer kommer så sent at det er vanskelig for søkerne å ta hensyn til det i søknaden, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av søknadsfristen. Samtlige søkere skal snarest varsles om forlengelsen. Kjøp av oversettelsestjenester Side 8 av 13

9 6 SØKNADEN (UTFORMING OG INNLEVERING) Søknaden skal gi en komplett besvarelse til kvalifikasjonsgrunnlaget, og skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i pkt. 8. Søknaden vil være et uttømmende grunnlag for vurderingen av søkers egnethet til å utføre leveransen basert på økonomiske, finansielle og tekniske forhold. 6.1 Kostnader i forbindelse med søknadsprosessen Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av kvalifikasjonssøknaden vil ikke refunderes av oppdragsgiver. 6.2 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. 6.3 Innleveringsform Det skal leveres to komplette eksemplarer av søknaden i papirversjon. Ett av disse eksemplarene leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Det andre eksemplaret skal leveres inn i en perm som er merket med søkers navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg skal søknaden leveres på CD (av sikkerhetsmessige årsaker kan minnepinner ikke mottas). Ved motstrid er papirversjonen gjeldende. 6.4 Innleveringssted Signert og datert søknad legges i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Departementenes servicesenter v/hanne Rennesund Kontortjenesteavdelingen, DepKjøp Tilbud Kjøp av oversettelses- og revisjonstjenester Saksnr. 13/00303 Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt Oslo Åpningstid: Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Kjøp av oversettelsestjenester Side 9 av 13

10 Personen som leverer tilbudene må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS. Tilbudet kan alternativt sendes til: Departementenes servicesenter v/hanne Rennesund Kontortjenesteavdelingen, DepKjøp Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Merk konvolutten: Tilbud Saksnr. 13/00303 Leverandøren har risikoen for at Oppdragsgiver har kvalifikasjonssøknaden i hende innen søknadsfristens utløp. 7 BEHANDLING AV KVALIFIKASJONSSØKNAD 7.1 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av kvalifikasjonssøknadene. 7.2 Tilbud Kun leverandører som blir kvalifisert og får innbydelse til å delta i den videre konkurransen, vil få tilsendt konkurransegrunnlaget og gis anledning til å innlevere tilbud. Konkurransegrunnlaget vil bli sendt ut elektronisk via e-post til de kvalifiserte og utvalgte leverandørene. 7.3 Retur av søknad Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne søknadene. 8 KVALIFIKASJONSKRITERIER OG DOKUMENTASJONSKRAV Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. Kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene i pkt er obligatoriske. Obligatoriske dokumentasjonskrav 8.1 Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for betalt merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for betalt skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) Kjøp av oversettelsestjenester Side 10 av 13

11 i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra søknadsfristens utløp. 8.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid (dvs. tjenester) i Norge skal fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at leverandør oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet her under Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) FOR nr HMS-egenerklæringen må vedlegges kvalifikasjonssøknaden og foreligge senest innen frist for innlevering av søknad. 8.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må være et lovlig etablert foretak. Vandel. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Leverandøren må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 3, Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: Enkeltmannsforetak skal legge ved en utskrift fra Enhetsregisteret, øvrige søkere (foretak) skal legge ved firmaattest. Utenlandske leverandører må levere utskrift av registrering. Vedlegg 3 Egenerklæring om vandel skal legges ved søknaden i ferdig utfylt og signert stand. 8.4 Tilbyders økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Kredittverdig, uten krav til sikkerhetsstillelse. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon på at krav ovenfor er oppfylt. 8.5 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må kunne vise til minst 3 leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes tilsvarende oversettelses- og revisjonsoppdrag som beskrevet i pkt. 2. Kjøp av oversettelsestjenester Side 11 av 13

12 Leverandøren må synliggjøre tilstrekkelig faglig kompetanse og kapasitet til å kunne gjennomføre oversettelses- og revisjonsoppdrag av den art som er beskrevet i pkt. 2. Leverandøren må synliggjøre gode rutiner for kvalitetssikring Leverandøren må ha nødvendig programvare, jf. pkt Dokumentasjonskrav: Leverandørens erfaring fra tilsvarende oppdrag skal dokumenteres ved en beskrivelse av foretakets 3 viktigste leveranser (relevante for denne konkurransen) de siste 3 årene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker med kontaktinformasjon for evt. referanseinnhenting. Leverandørens gjennomføringsevne må dokumenteres ved en oversikt over foretakets totale bemanning og en beskrivelse av foretakets faglige kompetanse og kapasitet. Gode rutiner for kvalitetssikring skal dokumenteres ved at leverandøren beskriver egne rutiner. Nødvendig programvare skal dokumenteres ved at leverandøren oppgir utstyr og programvare som er relevant for utførelsen av dette oppdraget. 9 UTVELGELSESKRITERIER Minst 3 og maksimalt 7 leverandører vil på hvert delområde inviteres til å levere tilbud. Dersom flere enn 3 leverandører oppfyller kvalifikasjonskravene, vil utvelgelsen foretas på bakgrunn av en vurdering av følgende kriterier: 1. Grad av erfaring fra tilsvarende oppdrag. Oppdragsgiver vil her vurdere innhold, bredde og omfang av de oppgitte referanseoppdrag. 2. Grad av gjennomføringsevne. Oppdragsgiver vil her vurdere innhold/omfang av leverandørens beskrivelse av faglig kompetanse og kapasitet. 3. Grad av gode rutiner for kvalitetssikring. Oppdragsgiver vil her vurdere innholdet i leverandørens beskrivelse av egne rutiner. 10 DISPOSISJON FOR KVALIFIKASJONSSØKNADEN Søker er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden skal besvares i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Det må fremgå av brevet hvor eventuelle spørsmål skal rettes, fortrinnsvis e-postadresse. Tilsvarende må det oppgis en e-postadresse hvor eventuell invitasjon til å levere tilbud skal sendes. Søknaden skal presenteres i følgende rekkefølge: Kjøp av oversettelsestjenester Side 12 av 13

13 1. Følgebrev med aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes og alternativ formulering skal fremgå. 2. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret og attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 3. HMS-egenerklæring (vedlegg 4). 4. Bekreftelse på lovlig registrert foretak. Enkeltmannsforetak skal legge ved en utskrift fra Enhetsregisteret, øvrige søkere (foretak) skal legge ved firmaattest. Utenlandske leverandører må vedlegge tilsvarende attest fra leverandørens hjemland/utskrift av registrering. 5. Vandelsattest (vedlegg 3) 6. Kredittvurdering med nøkkeltall fra kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon. 7. Tekniske og faglige kvalifikasjoner erfaringsliste, relevante leveranser 8. Tekniske kvalifikasjoner beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget 9. Tekniske og faglige kvalifikasjoner beskrivelse av rutiner for kvalitetssikring 10. Hvilke delområder det søkes om kvalifisering på (vedlegg 1) Kjøp av oversettelsestjenester Side 13 av 13