KVALIFIKASJONSGRUNNLAG. Driftsavtale server for GNSS-sporingsdata med overføring til krisehåndteringsløsning (MFA CIM)

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Driftsavtale server for GNSS-sporingsdata med overføring til krisehåndteringsløsning (MFA CIM) UD sak nr. 14/01415 Begrenset (to-trinns) konkurranse med forhandlinger i henhold til FOA del I og III Side 1 av 9

2 Innhold 1 Om oppdragsgiver og kontrakten Generelt Om oppdragsgiver Anskaffelsens formål Avtalens omfang Kontakt. Varighet Generelle bestemmelser om konkurransen Anskaffelsesprosedyren Fremdriftsplan Tilleggsopplysninger Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Obligatoriske krav Vandel Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Forespørselen - utforming og innlevering Utforming og levering av forespørsel om deltakelse Komplett forespørsel om deltakelse i konkurransen Innleveringssted OM OPPDRAGSGIVER OG KONTRAKTEN 1.1 Generelt Det Kgl. Utenriksdepartementet (heretter kalt oppdragsgiver eller UD), innbyr interesserte leverandører til å forespørre om kvalifisering, utvelgelse og deltagelse i en etterfølgende konkurranse med forhandlinger, om levering av drift av server for sporingsdata fra globale navigasjonssatelittsystemer (GNSS) med overføring til UDs krisehåndteringsløsning. 1.2 Om oppdragsgiver Utenriksdepartementet i Oslo og Norges utenriksstasjoner er Utenrikstjenesten. Side 2 av 9

3 Utenrikstjenesten har to hovedoppgaver. Den ene er å bidra til utforming om gjennomføring av Regjeringens utenrikspolitikk. Den andre er å yte service til publikum og norsk næringsliv. Utenriksdepartementet i Oslo har ca. 830 ansatte. Norge har 102 utenriksstasjoner i 87 land. Der jobber ca. 630 utsendte nordmenn og ca. 970 personer som er ansatt av utenriksstasjonene som lokalansatte. En betydelig andel av disse lokalansatte er utflyttede nordmenn. Utenriksdepartementet er det klart største av Norges 15 departementer, med et driftsbudsjett på 3,5 milliarder kroner. Utenriksdepartementet har to ytre etater Norad med ca. 230 ansatte og Fredskorpset med ca. 35 ansatte. Begge disse har også hovedkontor i Oslo. For mer informasjon se på nettsiden til UD: Seksjon for sikkerhet og beredskap Seksjon for sikkerhet og beredskap (SSB) har det overordnede ansvaret for det forebyggende og kontrollerende sikkerhetsarbeidet i Utenrikstjenesten, herunder ansvar for utforming av policy, retningslinjer, instrukser, opplæring, veiledning og tilsyn. Videre risiko- og sårbarhetsanalyser, sikkerhets- og beredskapstiltak, krisehåndtering, opplæring og drift av departementets kriseorganisasjon. Leder av Seksjon for sikkerhet og beredskap er departementets sikkerhetsdirektør. Seksjonen leder, planlegger og koordinerer sikkerhetssaker innen alle sikkerhetsfaglige områder. SSB har ansvaret for å kvalitetssikre den grunnleggende faglige opplæringen av departementets ansatte i sikkerhet og utarbeide nødvendige planer og instrukser. SSB utøver også kontroll og revisjon av sikkerhetstjenesten i departementet. Det er 13 ansatte ved Seksjon for sikkerhet og beredskap. Utenriksdepartementet er en del av Departementsfellesskapet, derfor er fysisk sikring av departementets lokaler i Oslo en oppgave som tilligger Departementenes Service og Sikkerhetssenter i samarbeid med Seksjon for sikkerhet og beredskap. Hovedaktiviteten til Seksjon for sikkerhet og beredskap er derfor rettet mot utenriksstasjonene. Side 3 av 9

4 1.3 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å tilrettelegge for at sporingsdata oversendt fra departementets sporingsenheter kan vises i UDs krisehåndteringssystem MFA-CIM. Primært skal sporingsdataene fastslå hvor ansatte eller kjøretøyer befinner seg geografisk ved hendelser som kan sette den enkeltes liv og helse i fare. Dette vurderes som vesentlig for ivaretagelse av sikkerheten for den enkelte. Anskaffelsen skal bidra til å ivareta oppfyllelsen av Utenriksdepartementets sikkerhetsmål med særlig fokus på personellets sikkerhet. Seksjon for sikkerhet og beredskap har som målsetning at alle ansatte i utenrikstjenesten skal ha mulighet til å kommunisere med omverdenen uavhengig av hvor i verden de befinner seg og under hvilke forhold. For å sikre dette har UD implementert bruk av satellitt-telefoner, mobile satellittantenner for dataoverføring, lokalt VHF/UHF radiosamband og GSM/satellittbasert sporingsteknologi De siste årenes teknologiske utvikling på området har også åpnet for å integrere systemene med hverandre i tillegg til å etablere grensesnitt mot departementets primære data/telefonisystemer og bakkebasert mobiltelefoni (GSM/3G/4G). Utviklingen innenfor mer avanserte satellittsystemer som VSAT er også viktig i denne sammenhengen. I tillegg kommer behov for periferiutstyr som ladestasjoner, solcellepaneler, bærevesker og tilsvarende. Driftsavtalen skal, på grunnlag av den påfølgende konkurranse, dekke Utenriksdepartementets behov for å presentere sporingsdata i et intuitivt og funksjonelt brukergrensesnitt integrert i departementets krisehåndteringssystem, med tilhørende kartverk. Denne løsningen er en tilpasset CIM-løsning, MFA-CIM. MFA-CIM leveres og driftes av One Voice AS, mens kartløsningen driftes av Geodata AS. Sporingsenhetene som benyttes sender primært sporingsdata over Iridiums satellittkonstellasjon og leveres av Tradee AS. Sporingsenheter som sender over bakkebaserte linjer samt enheter som benytter overgang fra DMR/Tetra digitalt radiosamband til satellitt og/eller bakkebaserte linjer skal også støttes. For posisjonsdata benyttes i dag kun GPS, men enheter som bruker andre satellittkonstellasjoner som f.eks. Galileo/GLONASS eller kombinerer disse kan være aktuelle i fremtiden. Sporingsdata benyttes både på kjøretøyer og av personell og skal primært varsle ved akutte hendelser. Sekundært skal dataene kunne benyttes for å angi posisjoner dersom dette av andre årsaker ansees som relevant etter gitte retningslinjer for organisasjonen. Side 4 av 9

5 Sporingsdataene fra kjøretøy brukes derfor primært til sikkerhets- og beredskapsformål og ikke til flåtestyring. 1.4 Avtalens omfang Anskaffelsens kvantum vil være en dedikert sporingsserver med tilhørende programvare og driftssikkerhet/oppetidsgaranti. Verdien vil beregnes ut ifra innkjøp/drift/serviceavtale for løsningen der båndbredde antas å ligge på maksimalt 100 kjøretøyer/20 hendelser pr minutt (totalt) og 100 personlige enheter/0,14 hendelser pr minutt (Totalt). Dette er et estimat som kan variere ved endret bruksmønster. 1.5 Kontakt. Varighet Det skal inngås avtale med én leverandør. Kontrakten vil bli basert på Statens (DIFIs) standardavtaler Driftsavtalen (SSA-D) med bilag, justert i henhold de spesielle kravene denne anskaffelsen stiller og særlige krav som stilles til leverandører til Utenrikstjenesten. Avtalen vil ha en varighet på fire år. 2 GENERELLE BESTEMMELSER OM KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III 14-1(3), jfr. relevant bestemmelse i 14-3 (1) bokstav c. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring. Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen (trinn en). Oppdragsgiver vil på bakgrunn av innkomne forespørsler om å bli kvalifisert, vurdere om leverandørene tilfredsstiller kvalifikasjonskravene i punkt 3 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav. Oppdragsgiver vil invitere tre kvalifiserte leverandører til å levere tilbud i konkurransen, forutsatt at et tilstrekkelig antall leverandører blir kvalifisert. Dersom det melder seg flere enn tre leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene etter relevant erfaring. Side 5 av 9

6 Etter fullførte forhandlinger vil tilbyderne få en siste frist for inngivelse av endelige oppdaterte tilbud. Den endelige vurdering, sammenligning og rangering av de oppdaterte tilbudene i henhold til tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget vil danne grunnlaget for tildelingen av kontrakt. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN- og TED-databasen. 2.2 Fremdriftsplan Det er lagt opp til følgende tidsplan for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Bortsett fra Frist for mottak av forespørsel om å delta i konkurransen er datoene foreløpige. Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurransen Frist for mottak av forespørsel om å delta i konkurransen Meddelelse til leverandørene om hvem som er kvalifisert/ ikke kvalifisert til å delta i konkurransen (trinn 2) Konkurransegrunnlaget sendes inviterte leverandører Tilbudsfrist Evaluering Uke Forhandlinger Meddelelse til leverandørene om tildeling Avtale signeres Vedståelsesfrist Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta endringer i fremdriftsplanen. 2.3 Tilleggsopplysninger Leverandøren kan skriftlig be om tilleggsopplysninger eller avklaringer fra oppdragsgiver. Spørsmål må være UD i hende innen Ingen spørsmål sendt etter dette vil bli besvart. Skriftlig henvendelse om feil, tilleggsopplysninger eller avklaringer sendes til anskaffelser@mfa.no. 2.4 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet via doffin.no. 2.5 Kvalifikasjonsgrunnlagets struktur Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Side 6 av 9

7 Dette dokumentet Vedlegg 1 Egenerklæring HMS. Vedlegg 2 Egenerklæring Vandel. Vedlegg 3 Mal morselskapsgaranti. Vedlegg 4 Dokumentasjon på teknisk og faglig kapasitet. Svar på spørsmål, tillegg og endringer som måtte bli kommunisert til leverandørene. 3 KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Gjelder kun norske selskaper: En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor Leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av fristen for forespørsel om deltakelse i konkurransen, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av fristen for forespørsel om deltakelse. Signert HMS-egenerklæring, bruk malen i Vedlegg Vandel Krav Det kreves at leverandøren har plettfri vandel. Leverandøren må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i Vedlegg 2, Egenerklæring om vandel. Signert egenerklæring om vandel, se Vedlegg 2 for mal. 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak Norske leverandører: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Utenlandske leverandører: Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal være Det skal vedlegges søknaden en attest fra et anerkjent kredittvurderingsselskap som inneholder kredittvurderingsgrad Side 7 av 9

8 kredittverdig av leverandør. Attesten må ikke være eldre enn seks måneder regnet fra den dagen som er satt som frist for innlevering av kvalifikasjonssøknaden. Datoen må fremkomme tydelig på attesten. Norske selskaper, som leverer inn søknad på vegne av et utenlandsk selskap, skal legge ved slik attest med kredittvurderingsgrad for det norske selskapet 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandøren må ha tilstrekkelig teknisk og faglig kompetanse, organisasjon og kapasitet til å sikre høy kvalitet i gjennomføring av ytelsene i kontraktens varighet. Leverandøren skal også ha gjennomført minst tre relevante leveranser av sammenlignbar størrelse og omfang siste tre år. Liste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Oversikt over foretakets totale bemanning og beskrivelse av leverandørens tekniske personell til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. (Inklusive underleverandører der dette er relevant). 3.6 Underleverandører Jf. FoA 17-9 kan en støtte seg på andre foretaks kapasitet. Hvis leverandøren planlegger dette for denne anskaffelsen skal rådigheten over ressursene dokumenteres gjennom en forpliktelseserklæring 4 FORESPØRSELEN - UTFORMING OG INNLEVERING 4.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse Forespørselen skal leveres i lukket forsendelse (konvolutt, eske eller lignende) og forsendelsen skal på utsiden være merket med «Sigbjørn Nerland/Utenriksdepartementet» Seksjon for anskaffelser Kvalifikasjonssøknad anskaffelse sporing Åpnes kun av adressat. Side 8 av 9

9 Forespørselen skal være skriftlig og inneholde et brev som skal være datert og undertegnet av person med fullmakt til å binde Leverandøren og ha referanse til Sak 14/ Videre skal leverandøren i brevet akseptere at alle vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen til kvalifiseringen er akseptert. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. Brevet skal være påført foretakets navn, adresse, organisasjonsnummer, samt inneholde opplysninger om kontaktperson og kontaktpersonens telefonnummer og e-postadresse. Forespørselen skal leveres på norsk. Forespørselen skal leveres i ett eksemplar merket «Anskaffelse sporingsserver». Forespørselen skal også leveres elektronisk i orginalformatet (Word, Excel osv.)på minnepinne. Dersom det er motstrid mellom papirversjonene og de elektroniske versjonene, har papirversjonene forrang. 4.2 Komplett forespørsel om deltakelse i konkurransen Komplett forespørsel skal bestå av følgende: Brev som bekrefter Leverandørens forespørsel om deltakelse i konkurransen som beskrevet i punkt 4.1. Dokumentasjon på Leverandørens kvalifikasjoner: Skatteattester HMS-erklæring. Egenerklæring om vandel Organisatoriske og juridiske stilling Finansielle og økonomiske kapasitet Tekniske og faglige kvalifikasjoner herunder eventuelle forpliktelseserklæringer 4.3 Innleveringssted Forespørsel om deltakelse leveres til til Utenriksdepartementets resepsjon7. juni plass 1, Oslo. Ved levering i resepsjonen gis det kvittering for mottatt kvalifikasjonsforespørsel. Resepsjonen har døgnåpent. Personen som leverer kvalifikasjonsforespørselen må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering i resepsjonen. Side 9 av 9